Bereich: Vertrieb
Für Vertriebsteams bauen wir KI-Lösungen, die Website-Anfragen vollständig in Pipedrive oder HubSpot anlegen, Angebote aus Ihrer Preisliste entwerfen, fällige Angebote zum Nachfassen vorlegen und Gesprächsnotizen ins CRM schreiben. Jeder Entwurf wartet auf Ihre Freigabe. Nachfassen ab 990 € netto in 5 Werktagen, Lead-Erfassung ab 1.490 € netto, Angebotsentwürfe ab 2.490 € netto in 10 bis 15 Werktagen.
Für: Vertriebsleitungen, Inhaber, die selbst verkaufen, und Innendienst-Teams in Dienstleistung, Handel und Mittelstand, die mit Pipedrive oder HubSpot arbeiten oder ein CRM gerade eingeführt haben.
01 Typische Herausforderungen
Das Website-Formular schickt eine Mail an info@, dort wartet sie zwischen Rechnungen und Newslettern. Bis jemand sie liest, einschätzt und ins CRM überträgt, vergehen Stunden, manchmal Tage. Manche Anfragen kommen im CRM nie an.
Wer ein Angebot schreibt, sucht ein ähnliches aus dem Vorjahr, kopiert es und überschreibt Kundendaten und Positionen. Dabei bleiben alte Preise oder falsche Namen stehen. Wie schnell ein Angebot rausgeht, hängt davon ab, wer gerade Zeit hat.
Das Angebot ist verschickt, der Deal steht auf offen, und dann kommt das Tagesgeschäft. Nachfassen hat keinen Termin und fällt deshalb als Erstes weg. Wenn das Angebot wieder auffällt, hat der Kunde oft schon anders entschieden.
Nach dem Kundentermin beginnt der nächste. Zusagen, Einwände und nächste Schritte bleiben im Notizblock und werden abends unter Zeitdruck ins CRM getippt. Wer den Kunden später übernimmt, findet nur Stichworte.
Wettbewerber ändern Pakete und Preise, bauen Personal auf oder melden neue Produkte. Wer das nur nebenbei verfolgt, hört davon im Verkaufsgespräch, wenn der Kunde ein anderes Angebot auf den Tisch legt.
Rückfragen zu Angeboten, Bestellungen, Reklamationen und Lieferantenpost kommen über dieselbe Adresse. Der Vertrieb liest vieles, das ihn nicht betrifft, und übersieht dabei die Mail, die heute noch eine Antwort braucht.
02 Aus dem Katalog
Vertrieb Klasse M
Jede Anfrage aus Ihrem Website-Formular landet vollständig im CRM, mit Prioritätsvorschlag und Antwortentwurf, und der Anfragende erhält sofort eine Bestätigung mit Terminlink.
Vertrieb Klasse L
Aus einer Kundenanfrage, Ihrer Preisliste und Ihrer Vorlage entsteht ein vollständiger Angebotsentwurf mit internem Prüfblatt, den Sie freigeben und versenden.
Vertrieb Klasse S
Offene Angebote geraten nicht mehr in Vergessenheit: Nach Ihren Regeln entstehen Erinnerungen und persönliche Nachfass-Entwürfe, die Sie mit einem Klick senden.
Vertrieb Klasse M
Nach jedem Kundentermin stehen Zusammenfassung, nächste Schritte und Aufgaben im CRM, und ein Entwurf der Follow-up-Mail wartet auf Ihre Freigabe.
Vertrieb Klasse L
Ein KI-Agent beobachtet öffentliche Quellen Ihrer Wettbewerber und schickt Ihnen jede Woche einen kurzen Bericht, was sich bei Angeboten, Preisen, Stellen und News verändert hat.
Service Klasse L
Die Lösung liest jede eingehende Mail im Sammelpostfach, ordnet sie einer Kategorie zu, leitet sie an die zuständige Person weiter und legt einen Antwortentwurf bereit.
03 Aufteilung
Lässt sich gut automatisieren
Bleibt bewusst beim Menschen
Messgröße
Zeit bis zur ersten persönlichen Antwort
Median zwischen Formulareingang und erster Aktivität im CRM, verglichen mit den Monaten vor dem Start
Messgröße
Zeit von Anfrage bis Angebotsversand
Zeitstempel am Deal in Pipedrive oder HubSpot, als Verlauf im Monatsreport
Messgröße
Anteil nachgefasster Angebote
Offene Angebote mit mindestens einer Nachfass-Mail im Verhältnis zu allen offenen Angeboten
Messgröße
Anteil dokumentierter Kundentermine
Kundentermine im Kalender im Vergleich zu Gesprächsnotizen im CRM je Monat
Vertrieb besteht zu einem großen Teil aus Text. Anfragen lesen, Angebote schreiben, nachfassen, Gespräche dokumentieren: Das alles passiert in Mails, Vorlagen und CRM-Notizen. Genau hier sind Sprachmodelle stark. Sie lesen eine Anfrage, fassen sie in zwei Sätzen zusammen, ordnen sie einer Ihrer Leistungen zu und schreiben einen Entwurf in Ihrer Tonalität. Schwach sind sie beim Rechnen und beim Entscheiden. Deshalb trennen unsere Lösungen beides: Das Sprachmodell liest und formuliert, feste Regeln rechnen Preise und verteilen Aufgaben, und Ihr Vertrieb entscheidet.
Der Engpass im Vertrieb ist selten das Wissen. Er liegt in der Reihenfolge. Die neue Anfrage, das offene Angebot und die Notiz zum Termin von gestern konkurrieren um dieselbe Stunde, und was keinen festen Termin hat, fällt weg. Meist trifft es das Nachfassen und die Pflege des CRM. Ein CRM ist aber nur so gut wie seine Einträge. Wenn Leads, Gesprächsnotizen und Wiedervorlagen automatisch entstehen, bleibt es aktuell, ohne dass jemand abends nachträgt.
Alle Lösungen in diesem Bereich arbeiten mit Pipedrive oder HubSpot und Ihrem Postfach in Outlook oder Gmail. Sie schreiben in Ihr bestehendes CRM, nicht in ein zweites System daneben. Nach außen geht nichts ohne Freigabeschritt. Die einzige Nachricht, die automatisch rausgeht, ist die Eingangsbestätigung nach einer Formularanfrage, und deren Text legen Sie vorher fest.
Fangen Sie dort an, wo heute etwas liegen bleibt. Wenn Anfragen über die Website erst nach einem Tag oder gar nicht im CRM landen, ist die Lead-Erfassung mit Qualifizierung der richtige Einstieg: ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Wenn Anfragen zwar ankommen, das Angebot aber Tage braucht, setzen Sie bei den Angeboten aus Vorlage und Preisliste an, ab 2.490 € netto. Voraussetzung ist eine gepflegte Preisliste. Fehlt sie, sagen wir Ihnen das vor dem Auftrag.
Der günstigste Einstieg ist das Nachfassen bei offenen Angeboten ab 990 € netto in 5 Werktagen. Es lohnt sich, wenn Ihre Deals im CRM gepflegt sind und regelmäßig Angebote ohne Antwort bleiben. Wer viele Kundentermine hat, ergänzt die Gesprächsnotizen ins CRM ab 1.490 € netto. Die Wettbewerbsbeobachtung ab 2.490 € netto und die E-Mail-Triage für ein gemeinsames Postfach ab 2.490 € netto kommen meist später, wenn die Grundlagen laufen.
Wenn Sie zwischen mehreren Ansätzen schwanken, klärt der Prozess-Scan für 490 € die Reihenfolge. Wir gehen mit Ihnen den Weg von der Anfrage bis zum Auftrag durch, Sie bekommen drei bis fünf priorisierte Kandidaten mit Katalogpreis. Beauftragen Sie danach eine Lösung ab 1.490 €, rechnen wir die 490 € an. Welche Vorgänge sich in kleinen Unternehmen zuerst lohnen, beschreibt auch unser Artikel Was sich zuerst automatisieren lässt.
Wir verkaufen nicht für Sie. Wir kaufen keine Adresslisten, bauen keine Kaltakquise per Mail und versenden keine Nachrichten ohne Ihre Freigabe. Wir versprechen auch keinen Mehrumsatz. Unsere Lösungen sorgen dafür, dass keine Anfrage verloren geht, Angebote schneller fertig werden und kein offenes Angebot ohne Wiedervorlage bleibt. Was daraus wird, hängt von Ihrem Angebot und Ihren Gesprächen ab.
Wenn Ihr CRM lückenhaft gepflegt ist, sagen wir Ihnen, dass zuerst die Datenpflege kommt. Wenn Ihr CRM schon eine Formularanbindung, Sequenzen oder einen Angebotsbaukasten bietet, die Sie tatsächlich nutzen, bauen wir nichts doppelt. Und wenn Ihr Team erst lernen will, mit KI im Vertriebsalltag zu arbeiten, ist das eine Schulung und kein Umsetzungsprojekt. Dafür ist unser Gründer Jean Hinz der richtige Ansprechpartner, seine Workshops finden Sie auf jeanhinz.io.
Typischer Ablauf
Ein Beispiel ohne Kundenbezug: Ein technischer Dienstleister erhält am Montag über die Website eine Anfrage für einen Wartungsvertrag. Der Anfragende hat sofort eine Bestätigung mit Terminlink, im CRM steht ein Lead mit Zusammenfassung und Prioritätsvorschlag. Nach dem Termin spricht der Vertriebsleiter im Auto eine kurze Sprachnotiz ein, daraus werden Notiz, Aufgaben und ein Follow-up-Entwurf. Der Angebotsentwurf liegt mit Prüfblatt am Deal, der Vertriebsleiter ändert eine Position und gibt frei. Bleibt das Angebot unbeantwortet, erscheint nach der vereinbarten Frist eine Aufgabe mit Nachfass-Entwurf.
Systeme, die wir anbinden
Datenschutz in diesem Bereich
04 Fragen
Dort, wo heute Anfragen oder Angebote liegen bleiben. Das Nachfassen bei offenen Angeboten kostet ab 990 € netto und ist in 5 Werktagen fertig. Die Lead-Erfassung mit Qualifizierung kostet ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Wenn Sie unsicher sind, klärt der Prozess-Scan für 490 € die Reihenfolge.
Nein. Das Sprachmodell erkennt, welche Leistungen gefragt sind. Preise, Mengen und Rabatte rechnet eine feste Regel aus Ihrer Preisliste, deshalb lässt sich jede Zeile im Angebot auf eine Zeile Ihrer Liste zurückführen. Fehlende Angaben werden nicht geraten, sondern im Prüfblatt markiert. Der Angebots-Generator kostet ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen.
Im Standard binden wir Pipedrive und HubSpot an. Bei anderen CRM prüfen wir vor dem Auftrag, ob es eine Schnittstelle zum Anlegen von Leads und Aufgaben gibt, und sagen Ihnen, ob der Standardumfang reicht. Jedes weitere angebundene System kostet 390 € Aufschlag.
Nein. Antworten, Angebote und Nachfass-Mails sind Entwürfe, die Ihr Vertrieb liest und sendet. Automatisch geht nur die kurze Eingangsbestätigung nach einer Formularanfrage raus, und deren festen Text geben Sie vorher frei.
Nur mit Einwilligung aller Teilnehmenden, dafür liefern wir einen Hinweistext. Wer keine Aufzeichnung will, spricht nach dem Termin eine kurze Sprachnotiz ein. Die Gesprächsnotizen ins CRM kosten ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Die rechtliche Bewertung Ihres Falls bleibt bei Ihrer Rechtsberatung.
Eine einzelne Lösung betreuen wir im Betrieb S für 190 € im Monat, bis zu drei Lösungen im Betrieb M für 490 € im Monat, Mindestlaufzeit drei Monate. Für die Wettbewerbsbeobachtung empfehlen wir Betrieb M, weil Websites umgebaut werden und Quellen angepasst werden müssen. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.