Bereich: Buchhaltung und Verwaltung
Wir bauen für Buchhaltung und Verwaltung KI-Lösungen, die Eingangsrechnungen als PDF oder E-Rechnung auslesen und vorkontieren, Belege und Reisekosten erfassen, Zahlungserinnerungen entwerfen und Vertragsfristen überwachen. Übergeben wird an DATEV, Lexware Office oder sevDesk, immer erst nach Ihrer Freigabe. Dokumentenablage ab 990 € netto in 5 Werktagen, Rechnungseingang ab 2.490 € netto in 10 bis 15 Werktagen.
Für: Kaufmännische Leitungen, Buchhalterinnen und Buchhalter, Büroleitungen und Inhaber, die Rechnungen und Belege heute von Hand erfassen und mit einer Steuerkanzlei, DATEV, Lexware Office oder sevDesk arbeiten.
01 Typische Herausforderungen
Rechnungen kommen als PDF per Mail, als Papierpost und als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Jede muss erfasst, gegen Bestellung oder Lieferschein geprüft und kontiert werden. Vor dem Monatsabschluss staut sich der Stapel, und die Kanzlei wartet.
Tankquittungen, Hotelrechnungen und Bewirtungsbelege liegen wochenlang im Handschuhfach. Am Monatsende tippt die Buchhaltung Beträge ab und fragt nach, was fehlt, etwa den Anlass einer Bewirtung. Manche Belege tauchen nie wieder auf.
Die Offene-Posten-Liste zeigt, was überfällig ist. Vor jeder Erinnerung muss aber jemand nachsehen, ob reklamiert wurde, ob eine Absprache besteht oder ob eine Teilzahlung kam. Also wird der Mahnlauf verschoben, und das Geld kommt später.
Leasing, Wartung, Software, Versicherungen und Energie laufen mit eigenen Laufzeiten und Verlängerungsklauseln. Steht die Frist nur im Vertrag, fällt sie oft erst auf, wenn sich der Vertrag schon verlängert hat.
Gescannte Post heißt scan_0412.pdf, Downloads heißen Dokument(7).pdf. Wer einen Bescheid oder eine alte Rechnung sucht, öffnet Datei für Datei. Die Ordnerstruktur gibt es, aber niemand hat Zeit, sich an sie zu halten.
Rückfragen der Kanzlei, Zahlungserinnerungen von Lieferanten, Schreiben mit Frist und Newsletter landen im selben Postfach. Was dringend ist, geht zwischen Routine unter, besonders nach Urlaub oder Krankheit.
02 Aus dem Katalog
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Verwaltung Klasse M
Mitarbeitende fotografieren Quittungen und Tankbelege, die Lösung macht daraus geprüfte Buchungsdaten und eine Reisekostenübersicht zur Freigabe.
Verwaltung Klasse M
Die Lösung prüft täglich Ihre offenen Posten und legt für überfällige Rechnungen passende Erinnerungen und Mahnungen als Entwurf zur Freigabe vor.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Ihre Verträge aus, trägt Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner in eine Übersicht ein und erinnert rechtzeitig vor jedem Kündigungstermin.
Verwaltung Klasse S
Die Lösung erkennt eingehende Dateien, gibt ihnen einen einheitlichen Namen und legt sie in den richtigen Ordner Ihrer Ablage.
Verwaltung Klasse S
Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Mail, die Ihren Posteingang sortiert: Neues nach Themen, Dringendes zuerst und Mails, die noch auf Ihre Antwort warten.
03 Aufteilung
Lässt sich gut automatisieren
Bleibt bewusst beim Menschen
Messgröße
Erfassungszeit je Rechnung
Stichprobe vor und nach dem Go-live, von Ihrer Buchhaltung selbst gestoppt
Messgröße
Anteil unveränderter Kontierungsvorschläge
Vorschläge, die ohne Korrektur freigegeben werden, ausgewertet aus dem Prüfprotokoll
Messgröße
Durchschnittliche Überfälligkeit
Tage zwischen Fälligkeit und Zahlungseingang, aus Ihrem Buchhaltungssystem vor und nach dem Start der Zahlungserinnerungen
Messgröße
Verträge mit bekanntem Kündigungstermin
Anteil am gesamten Vertragsbestand vor und nach dem Einlesen
In der Buchhaltung wiederholt sich fast alles. Rechnung öffnen, Werte abtippen, Bestellung suchen, Konto wählen, weitergeben. Das Ergebnis ist klar beschrieben, und jeder Fehler fällt spätestens bei der Abstimmung auf. Diese Mischung aus Menge, festen Regeln und eingebauter Kontrolle eignet sich gut für KI-Automatisierung.
Sprachmodelle können Rechnungen, Belege und Verträge lesen, auch wenn jeder Lieferant ein anderes Layout verwendet. Rechnen sollen sie nicht. Deshalb trennen wir drei Aufgaben: Das Sprachmodell liest und schlägt vor. Feste Regeln prüfen Summen, Dubletten und Fristen. Ein Mensch gibt frei, bevor etwas gebucht oder verschickt wird. Summen, Fälligkeiten und Kündigungstermine berechnet bei uns nie das Sprachmodell. Wie wir Fehler des Modells abfangen, beschreibt unser Artikel zu Halluzinationen und Freigabeschritt.
Dazu kommt die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen empfangen können (FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, abgerufen am 28.09.2026, keine Rechts- oder Steuerberatung). Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthält ihre Daten maschinenlesbar in einer XML-Datei. Unser Rechnungseingang liest diese Daten direkt aus und gibt die Datei unverändert an Ihr Buchhaltungssystem weiter. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten noch Übergangsfristen, die Pflicht greift je nach Umsatz ab 2027 oder ab 2028. Was dann gilt und wie Sie Ausgang und Eingang vorbereiten, steht in unserem Artikel E-Rechnung ab 2027 automatisieren.
Die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört: bei Ihrer Buchhaltung und Ihrer Steuerkanzlei. Wir ersetzen keine Buchhaltung und keine Kanzlei. Wir sorgen dafür, dass dort weniger getippt und mehr geprüft wird.
Wenn Eingangsrechnungen Ihr größter Stapel sind, beginnen Sie mit dem Rechnungseingang ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen. Er liest PDF und E-Rechnungen, gleicht mit Bestellungen ab und schlägt die Kontierung vor. Bei weniger als etwa 30 Eingangsrechnungen im Monat reicht oft die Belegerkennung, die Ihr Buchhaltungsprogramm schon mitbringt. Das sagen wir Ihnen vor dem Auftrag.
Liegt das Problem eher bei Belegen, die Mitarbeitende sammeln, ist Belege und Reisekosten erfassen ab 1.490 € netto der passende Start, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Hängt die Liquidität an Erinnerungen, die niemand schreibt, bringen die vorbereiteten Zahlungserinnerungen ab 1.490 € netto einen festen Rhythmus, ohne dass der Ton unpersönlich wird.
Für einen kleinen ersten Schritt eignen sich die automatische Dokumentenablage und die tägliche Zusammenfassung des Posteingangs, je ab 990 € netto in 5 Werktagen. Wer viele Dienstleister- und Lieferverträge hat, ergänzt die Erfassung von Vertragsdaten und Kündigungsfristen ab 2.490 € netto. Sie lohnt sich ab etwa 20 Verträgen, darunter reicht eine gepflegte Tabelle mit Kalendererinnerungen.
Sind Sie nicht sicher, wo der größte Hebel liegt, buchen Sie zuerst den Prozess-Scan für 490 €. Wir gehen 90 Minuten lang mit Ihrer Buchhaltung die Abläufe durch, vom Posteingang bis zur Übergabe an die Kanzlei. Danach haben Sie drei bis fünf priorisierte Kandidaten mit Katalogpreis schriftlich vorliegen. Kommt es zu einem Auftrag ab 1.490 €, rechnen wir die 490 € an.
Wir buchen nicht, wir zahlen nicht, und wir beraten nicht steuerlich. Keine Lösung übergibt einen Beleg ohne Freigabe an Ihr Buchhaltungssystem, und keine löst eine Überweisung aus. Steuerliche Pauschalen wenden wir nur nach Regeln an, die Sie oder Ihre Kanzlei vorgeben. Revisionssichere Archivierung leistet die Dokumentenablage nicht, dafür braucht es ein Archivsystem. Wir versprechen auch keine feste Erkennungsquote vor dem Test: Abgenommen wird, wenn die im Klärungstermin vereinbarte Quote mit Ihren echten Rechnungen und Belegen erreicht ist. Und wenn Ihr Buchhaltungsprogramm eine Aufgabe schon gut löst, sagen wir Ihnen das, statt eine Lösung daneben zu bauen.
Typischer Ablauf
Ein Muster ohne Kundenbezug: Ein Fachhandel mit eigener Buchhalterin und externer Steuerkanzlei öffnet morgens die Freigabeliste. Die Rechnungen vom Vortag sind ausgelesen, zwei kamen als XRechnung, der Rest als PDF. Eine Rechnung steht in der Prüfliste, weil die Bankverbindung nicht zur letzten passt. Die Buchhalterin bestätigt die übrigen Vorschläge, die Belege gehen an DATEV Unternehmen online. Im Entwurfsordner liegen drei Zahlungserinnerungen, eine davon streicht sie, weil der Kunde gestern angerufen hat.
Systeme, die wir anbinden
Datenschutz in diesem Bereich
04 Fragen
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können, nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums kann dafür ein E-Mail-Postfach genügen. Quelle: FAQ des BMF zur E-Rechnung, abgerufen am 28.09.2026. Die Pflicht zum Ausstellen greift nach Übergangsfristen je nach Vorjahresumsatz ab 2027 oder ab 2028. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Nein. Unsere Lösungen bereiten Daten vor und legen sie zur Freigabe vor. Gebucht, bezahlt und steuerlich beurteilt wird bei Ihnen und Ihrer Kanzlei. Den Übergabeweg nach DATEV stimmen wir vor dem Start mit der Kanzlei ab.
Die automatische Dokumentenablage und die tägliche Zusammenfassung des Posteingangs kosten je ab 990 € netto, Lieferung in 5 Werktagen. Belege und Reisekosten sowie Zahlungserinnerungen kosten je ab 1.490 € netto in 5 bis 10 Werktagen. Rechnungseingang und Vertragsfristen kosten je ab 2.490 € netto in 10 bis 15 Werktagen. Jedes weitere System kostet 390 € Aufschlag.
Ja, über die Wege, die DATEV Unternehmen online vorsieht, etwa Upload per Mail oder DATEV Belegtransfer. Welcher Weg passt, legen wir im Klärungstermin mit Ihrer Kanzlei fest. Für Zahlungserinnerungen arbeiten wir bei DATEV mit einer regelmäßigen Offene-Posten-Liste als Export, weil die Buchungen bei der Kanzlei liegen.
Nein. Kontierungen sind Vorschläge, Erinnerungen sind Entwürfe in Ihrem Postfach. Erst Ihre Freigabe übergibt einen Beleg oder sendet eine Mail. Dubletten, Teilzahlungen, Reklamationen und Rechnungen, bei denen die Summen nicht aufgehen, landen in einer Prüfliste und bekommen gar keinen Vorschlag.
Das hängt von der Zahl der Lösungen ab. Betrieb S kostet 190 € im Monat und deckt eine Lösung ab, Betrieb M 490 € im Monat für bis zu drei, Betrieb L 790 € im Monat für bis zu sechs. Wer etwa Rechnungseingang, Belege und Zahlungserinnerungen nutzt, ist mit Betrieb M versorgt. Die Mindestlaufzeit beträgt drei Monate, Modellkosten zahlen Sie direkt beim Anbieter über Ihr eigenes Konto.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.