Verwaltung & Finanzen
Jeden Morgen zu einer festen Uhrzeit bekommen Sie eine Zusammenfassung Ihres Postfachs: Was ist seit gestern neu, was ist dringend, welche Mails warten auf Ihre Antwort. Die Lösung liest nur, sie verschickt, verschiebt und löscht nichts. Funktioniert mit Outlook oder Gmail. Ab 990 € netto, Lieferung in 5 Werktagen.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch eine halbe Stunde am Morgen, trotzdem geht Wichtiges unter
Mit der Lösung
Rund 5 Minuten für den Überblick, Wichtiges bleibt sichtbar
02 Für wen
Sie führen einen Betrieb mit wenigen Leuten, und die Info-Adresse läuft bei Ihnen auf. Zwischen Baustelle, Gästen oder Kundenterminen fehlt die Zeit, das Postfach durchzugehen. Die Zusammenfassung zeigt Ihnen auf dem Handy, was heute zählt.
Mehrere hundert Mails in der Woche, viele in Kopie. Die Zusammenfassung trennt, was eine Entscheidung braucht, von dem, was nur zur Kenntnis ist.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse S) | ab 990 € |
| Jedes weitere Postfach, etwa info@ neben Ihrer eigenen Adresse | + 390 € |
| Zusammenfassung zusätzlich auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
2 bis 3 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung verbindet sich mit Ihrem Postfach über die offizielle Schnittstelle von Microsoft oder Google, mit einer Berechtigung, die nur Lesen erlaubt. Zu der Uhrzeit, die Sie festlegen, holt sie alle Mails, die seit der letzten Zusammenfassung eingegangen sind, und zusätzlich die Verläufe, in denen die letzte Nachricht nicht von Ihnen stammt.
Zuerst greifen feste Regeln: Newsletter und automatische Benachrichtigungen werden zusammengefasst oder ausgeblendet, wichtige Absender kommen immer in den Block dringend, ausgeschlossene Ordner werden gar nicht erst gelesen. Danach fasst ein Sprachmodell jede verbleibende Mail in einem Satz zusammen, gruppiert nach Themen wie Kunden, Lieferanten, Rechnungen oder Termine, und markiert Fristen und Bitten um Rückmeldung.
Der Block wartet auf Antwort entsteht ohne Sprachmodell: Er zeigt Verläufe, in denen jemand Ihnen geschrieben hat und Sie seit einer festgelegten Zahl von Tagen nicht geantwortet haben.
Die fertige Zusammenfassung kommt als Mail in Ihr Postfach, gut lesbar auf dem Handy, mit einem Link zu jeder genannten Mail. Einen Freigabeschritt braucht es hier nicht, weil nichts nach außen geht und nichts verändert wird. In der Testwoche passen wir Regeln und Themen an Ihr Postfach an, danach erfolgt die Abnahme.
Wenn Sie am Tag nur eine Handvoll Mails bekommen, ist der Blick ins Postfach schneller. Auch wenn Ihnen die Zusammenfassung einzelner Verläufe reicht, die Copilot in Outlook oder Gemini in Gmail anbieten, brauchen Sie diese Lösung nicht. Sie lohnt sich, wenn Sie einen täglichen Überblick über das ganze Postfach wollen, mit Ihren eigenen Regeln für dringend und wichtig. Das finden wir im Klärungstermin heraus.
Typischer Ablauf
Ein Elektromeister mit sechs Mitarbeitenden liest die Zusammenfassung um 6:30 Uhr im Transporter. Oben stehen eine Terminverschiebung eines Kunden und eine Rückfrage des Großhändlers. Darunter zwölf neue Mails in drei Themen, unten zwei Angebotsanfragen, die seit drei Tagen auf Antwort warten. Das Szenario ist ein Beispiel, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Zeit für den Morgenüberblick
Von Ihnen geschätzt, eine Woche vor und eine Woche nach dem Start
Offene Mails älter als drei Tage
Anzahl im Block wartet auf Antwort, wöchentlich verglichen
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur die Mails seit der letzten Zusammenfassung, ausgeschlossene Ordner werden nie gelesen. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training.
Freigabe
Die Lösung hat nur Lesezugriff. Die Zusammenfassung geht an Sie, nicht nach außen, und nichts im Postfach wird verändert.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung fasst Mails nur für Sie zusammen und sendet nichts nach außen. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko. Es werden keine Personen bewertet.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Ja. Diese Lösung ist der günstigste Einstieg in unserem Katalog: ein System, fester Preis, fünf Werktage. Wenn Sie danach mehr wollen, etwa Antwortentwürfe oder eine Weiterleitung an Zuständige, baut die nächste Lösung darauf auf.
Sie liest die neuen Mails seit der letzten Zusammenfassung, sonst nichts. Ordner wie Privat oder Personal schließen Sie aus, ebenso einzelne Absender. Der Zugriff ist nur lesend und lässt sich jederzeit von Ihnen widerrufen.
Die Zusammenfassung ist eine Hilfe, kein Ersatz für Ihr Postfach. Absender und Stichworte, die Ihnen wichtig sind, stehen per Regel immer im Block dringend, unabhängig davon, wie das Sprachmodell die Mail einschätzt.
Nein. Sie oder wer Ihr Postfach eingerichtet hat, gibt einmal den lesenden Zugriff frei. Wir führen Sie im Klärungstermin durch. In Microsoft 365 braucht das manchmal die Zustimmung des Administrators, das klären wir vorher.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen, dass die Zusammenfassung jeden Morgen ankommt, und reparieren, wenn Microsoft oder Google etwas am Zugang ändern. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Weiter
Service Klasse L
Die Lösung liest jede eingehende Mail im Sammelpostfach, ordnet sie einer Kategorie zu, leitet sie an die zuständige Person weiter und legt einen Antwortentwurf bereit.
Wissen Klasse M
Nach der Besprechung liegt ein Protokollentwurf mit Beschlüssen und Aufgaben vor, nach Ihrer Freigabe stehen die Aufgaben im Aufgaben-Tool.
Verwaltung Klasse S
Die Lösung erkennt eingehende Dateien, gibt ihnen einen einheitlichen Namen und legt sie in den richtigen Ordner Ihrer Ablage.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.