Vertrieb & Marketing
Anfragen aus Ihrem Website-Formular werden automatisch als Kontakt und Lead in Pipedrive oder HubSpot angelegt. Eine KI fasst die Anfrage zusammen, schlägt eine Priorität vor und schreibt einen Antwortentwurf, den Ihr Vertrieb freigibt. Der Anfragende erhält sofort eine Eingangsbestätigung mit Terminlink. Festpreis ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch 15 bis 25 Minuten je Anfrage, Antwort oft erst nach ein bis zwei Tagen, manche Anfragen gehen verloren
Mit der Lösung
Rund 3 Minuten Ihrer Zeit je Anfrage, keine Anfrage ohne CRM-Eintrag
02 Für wen
Agentur, Beratung oder Planungsbüro: Jede Formularanfrage ist ein möglicher Auftrag. Wie schnell jemand antwortet, hängt vom Tag ab.
Pipedrive oder HubSpot ist eingeführt, aber Web-Anfragen werden nie eingetragen. Mit der Lösung beginnt jede Anfrage im CRM.
Nach einer Kampagne oder Messe kommen viele Anfragen auf einmal. Die Priorität zeigt, wer heute einen Anruf bekommt und wer morgen eine Mail.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse M) | ab 1.490 € |
| Jedes weitere Formular oder CRM-Ziel | + 390 € |
| Entwürfe und Bestätigung auch auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 bis 10 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
3 bis 5 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung setzt direkt an Ihrem Website-Formular an. Statt nur eine Mail zu verschicken, übergibt das Formular die Daten per Webhook an eine Automatisierung, die wir auf einem Server in der EU einrichten. Dort passieren vier Dinge in fester Reihenfolge.
Zuerst prüft die Automatisierung, ob die Anfrage echt ist. Spam und leere Einträge gehen in die Prüfliste. Danach sucht sie im CRM nach der Mailadresse. Gibt es den Kontakt schon, wird die Anfrage dort ergänzt, sonst entstehen Person, Organisation und Lead neu, mit Quelle und Zeitstempel.
Im dritten Schritt liest ein Sprachmodell den Freitext. Es schreibt eine Zusammenfassung in zwei Sätzen, ordnet die Anfrage einer Ihrer Leistungen zu und schlägt nach Ihren Regeln eine Priorität vor, jeweils mit kurzer Begründung. Dazu entsteht ein Antwortentwurf mit den noch fehlenden Rückfragen. Alles steht als Notiz am Lead, auf Wunsch auch als Mail-Entwurf in Ihrem Postfach.
Parallel geht an den Anfragenden die Eingangsbestätigung mit Ihrem Terminlink. Dieser Text ist fest und von Ihnen freigegeben.
Der Freigabeschritt liegt bei Ihrem Vertrieb: Die Priorität ist ein Vorschlag, die Antwort ein Entwurf. Vor dem Go-live testen wir mit 20 bis 30 Anfragen und prüfen gemeinsam, ob Zuordnung und Priorität passen. Danach bekommen Sie Kurzanleitung, Runbook und 30 Tage Fehlerbehebung.
Wenn über Ihre Website nur wenige Anfragen im Monat kommen und eine Person sie zuverlässig am selben Tag beantwortet, ist der Nutzen klein. Dann reicht oft die Formularanbindung, die Pipedrive oder HubSpot selbst anbieten, und wir sagen Ihnen das im Erstgespräch. Auch ohne gepflegtes CRM hilft die Lösung wenig: Sie sortiert Anfragen ein, ersetzt aber nicht den Vertriebsprozess, der danach kommen muss.
Typischer Ablauf
Ein Planungsbüro erhält über das Formular die Anfrage einer Hausverwaltung. Sekunden später hat diese eine Bestätigung mit Terminlink. Im CRM steht ein Lead mit Zusammenfassung, Prioritätsvorschlag und einem Antwortentwurf mit zwei Rückfragen. Die Projektleiterin ändert einen Satz und sendet. Ein typisches Szenario, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Zeit bis zur ersten persönlichen Antwort
Median zwischen Formulareingang und erster Aktivität im CRM
Anteil vollständiger CRM-Einträge
Formulareingänge im Vergleich zu angelegten Leads je Monat
Treffsicherheit der Priorität
Wie oft Ihr Vertrieb die Priorität ändert, im Monatsreport
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur die einzelne Anfrage und Ihre Regeln. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt. Für den Datenschutzhinweis am Formular liefern wir einen Textvorschlag.
Freigabe
Die Priorität ist ein Vorschlag, der Antwortentwurf wartet auf Ihren Klick. Automatisch geht nur die freigegebene Eingangsbestätigung raus.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die KI fasst zusammen, schlägt eine Priorität vor und schreibt Entwürfe. Entscheidungen trifft Ihr Vertrieb. Die sofortige Eingangsbestätigung ist ein fester, vorher freigegebener Text. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Oft ja, sofern das CRM eine Schnittstelle zum Anlegen von Leads hat. Wir prüfen das vor dem Auftrag und sagen Ihnen, ob der Standardumfang reicht.
Die Bestätigung ist bewusst kurz: Anfrage erhalten, wann Sie sich melden, Link zur Terminbuchung. Die eigentliche Antwort schreibt die KI nur als Entwurf, gesendet wird sie von Ihnen.
Nach Ihren. Im Klärungstermin legen wir fest, was eine wichtige Anfrage ausmacht, etwa Leistung, Projektgröße, Region oder Zeitrahmen. Die KI begründet jeden Vorschlag in einem Satz, damit Ihr Vertrieb ihn prüfen und korrigieren kann.
Ja. Sie brauchen die Zugänge zu Formular, CRM und Postfach, einen Klärungstermin von 45 Minuten und eine Abnahme von 30 Minuten. Den Betrieb übernehmen wir auf Wunsch ab 190 € im Monat.
Weiter
Vertrieb Klasse L
Aus einer Kundenanfrage, Ihrer Preisliste und Ihrer Vorlage entsteht ein vollständiger Angebotsentwurf mit internem Prüfblatt, den Sie freigeben und versenden.
Vertrieb Klasse S
Offene Angebote geraten nicht mehr in Vergessenheit: Nach Ihren Regeln entstehen Erinnerungen und persönliche Nachfass-Entwürfe, die Sie mit einem Klick senden.
Service Klasse L
Ein Assistent auf Ihrer Website beantwortet Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten und Preisen aus freigegebenen Inhalten und übergibt an einen Menschen, wenn er an seine Grenze kommt.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.