Verwaltung & Finanzen
Eingangsrechnungen aus dem Postfach werden automatisch ausgelesen, als PDF oder E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die Lösung prüft Beträge gegen Ihre Bestellungen, schlägt Konto und Steuerschlüssel vor und übergibt an DATEV, Lexware Office oder sevDesk. Gebucht wird nur nach Freigabe. Festpreis ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch 8 bis 15 Minuten je Rechnung, vor dem Monatsabschluss staut sich der Stapel
Mit der Lösung
Rund 1 bis 2 Minuten Ihrer Zeit je Rechnung, kein Rückstand vor dem Abschluss
02 Für wen
Sie verantworten Buchhaltung und Einkauf, jeden Monat kommen einige hundert Eingangsrechnungen. Sie wollen weniger Erfassung, aber volle Nachvollziehbarkeit für Kanzlei und Betriebsprüfung.
Ihre Kanzlei bucht in DATEV, Sie sammeln heute PDFs und laden sie am Monatsende hoch. Die Lösung liefert jeden Beleg aufbereitet, Abweichungen zur Bestellung fallen vor der Zahlung auf.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse L) | ab 2.490 € |
| Jedes weitere Zielsystem oder Rechnungspostfach | + 390 € |
| Rechnungen und Prüfliste auch auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 10 bis 15 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
5 bis 10 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung beobachtet ein Rechnungspostfach und erkennt Rechnungen unter den Anhängen. Bei einer E-Rechnung, also einer Rechnung mit maschinenlesbarem Teil im Format XRechnung oder ZUGFeRD, liest sie die Daten direkt aus der XML-Datei. Bei einem PDF oder Scan liest ein Sprachmodell Lieferant, Nummer, Datum, Positionen, Beträge und Bankverbindung aus.
Danach folgen feste Prüfungen, die nicht vom Sprachmodell abhängen: Stimmen Netto, Steuer und Brutto? Gibt es die Rechnungsnummer schon? Ist die Bankverbindung dieselbe wie beim letzten Mal? Passen Menge und Preis zur Bestellung? Jede Auffälligkeit schickt den Beleg in die Prüfliste.
Für alle anderen Belege entsteht ein Kontierungsvorschlag, also ein Vorschlag für Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel, auf Grundlage Ihrer Regeln und früherer Buchungen desselben Lieferanten. Hier sitzt der Freigabeschritt: Ihre Buchhaltung bestätigt oder korrigiert in der Freigabeliste, erst dann geht der Beleg an DATEV Unternehmen online, Lexware Office (früher Lexoffice) oder sevDesk. Lexware Office und sevDesk binden wir über deren Schnittstellen an, bei DATEV nutzen wir die Übergabewege, die Ihre Kanzlei freigibt.
Vor dem Go-live testen wir mit 30 bis 50 echten Rechnungen, darunter bewusst schwierige Fälle wie Gutschriften, Teillieferungen und mehrere Steuersätze. Die Abnahme erfolgt erst, wenn die vereinbarte Quote richtiger Vorschläge erreicht ist.
Bei weniger als etwa 30 Eingangsrechnungen im Monat reicht oft, was Ihr Buchhaltungsprogramm schon mitbringt, etwa Belegerkennung per Foto oder Upload per Mail. Kommen fast alle Rechnungen von wenigen Lieferanten mit festen Beträgen, genügt eine einfache Regel im Programm. Und wenn Ihre Kanzlei alle Belege selbst erfassen will, bringt die Vorkontierung wenig. Das sagen wir Ihnen offen vor dem Auftrag.
Typischer Ablauf
Ein Betrieb mit rund 30 Beschäftigten erhält Rechnungen per Mail, einige als ZUGFeRD, die meisten als PDF. Die Lösung gleicht Warenlieferungen mit den Bestellungen in einer Tabelle ab und legt der Buchhalterin morgens eine Freigabeliste vor. Zwei Rechnungen mit abweichendem Preis stehen in der Prüfliste. Das Szenario ist ein Beispiel, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Erfassungszeit je Rechnung
Stichprobe vor und nach dem Go-live, von Ihrer Buchhaltung gestoppt
Anteil unveränderter Vorschläge
Kontierungen ohne Korrektur, ausgewertet aus dem Prüfprotokoll
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell sieht nur die einzelne Rechnung und nötige Stammdaten. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training.
Freigabe
Jede Kontierung ist ein Vorschlag. Erst die Freigabe in der Liste übergibt den Beleg an Ihre Buchhaltung.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung bereitet Buchungsdaten vor, ein Mensch gibt sie frei. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko, Personen werden nicht bewertet.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Ja. DATEV Unternehmen online nimmt Belege unter anderem per Upload Mail und über das Programm DATEV Belegtransfer entgegen. Welcher Weg passt, stimmen wir im Klärungstermin mit Ihrer Steuerkanzlei ab. Eine strukturierte Übergabe über DATEV-Datenservices wie den Rechnungsdatenservice 1.0 prüfen wir im Einzelfall, weil die Kanzlei ihn freischalten muss.
Nein. Nichts wird ohne Freigabe gebucht. Unklare Belege, Dubletten und Abweichungen landen in einer Prüfliste, ebenso PDFs, bei denen Netto, Steuer und Brutto nicht zusammenpassen. Jede Freigabe und Korrektur steht im Prüfprotokoll.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, dafür genügt laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027. Quelle: FAQ des BMF zur E-Rechnung, Stand März 2026, Rechtsgrundlage § 14 UStG.
Die Lösung verändert keine Originale. Bei E-Rechnungen wird die XML-Datei unverändert übergeben, die Aufbewahrung läuft in Ihrem Buchhaltungssystem. Jeder Schritt steht im Prüfprotokoll, dazu bekommen Sie eine Ablaufbeschreibung für Ihre Verfahrensdokumentation.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat mit Reaktion innerhalb eines Werktags. Wir überwachen und reparieren die Anbindungen. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Weiter
Verwaltung Klasse M
Mitarbeitende fotografieren Quittungen und Tankbelege, die Lösung macht daraus geprüfte Buchungsdaten und eine Reisekostenübersicht zur Freigabe.
Verwaltung Klasse M
Die Lösung prüft täglich Ihre offenen Posten und legt für überfällige Rechnungen passende Erinnerungen und Mahnungen als Entwurf zur Freigabe vor.
Verwaltung Klasse S
Die Lösung erkennt eingehende Dateien, gibt ihnen einen einheitlichen Namen und legt sie in den richtigen Ordner Ihrer Ablage.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.