Branche: Immobilien
Für Makler, Hausverwaltungen und Projektentwickler bauen wir KI-Lösungen, die Portalanfragen erfassen und beantworten, Exposé-Texte mit Energieangaben entwerfen, Mieterpost sortieren und Vertragsfristen überwachen. Angebunden an onOffice, FlowFact oder Ihr Postfach. Sie geben alles frei. Exposé-Texte ab 1.490 € netto, Interessenten-Qualifizierung ab 2.490 € netto, Lieferung in 5 bis 15 Werktagen.
01 Typische Vorgänge
Ein gefragtes Objekt geht online, und innerhalb weniger Tage kommen Dutzende Anfragen über mehrere Portale, viele mit dem Standardtext des Portals. Jede muss ins CRM, dem Objekt zugeordnet und beantwortet werden, bevor die ernsthaften Interessenten woanders zusagen.
Zwischen Anfrage und Besichtigung liegen oft mehrere Mails: Rückfragen, Terminvorschläge, Absagen, neue Vorschläge. Jede Runde kostet Zeit auf beiden Seiten, und wer zu spät einlädt, hat die besten Interessenten schon verloren.
Nach der Objektaufnahme liegen Daten und Fotos vor, aber der Text fehlt. Er muss Ausstattung und Lage treffen, die Feldlängen der Portale einhalten und die Pflichtangaben aus dem Energieausweis korrekt enthalten. Bis dahin wartet die Vermarktung.
Wer nach der Besichtigung nicht nachfasst, verliert Interessenten, und Eigentümer ohne Rückmeldung wechseln den Makler. Im Alltag fällt das Nachfassen als Erstes weg, weil keine Liste zeigt, wer seit Tagen wartet.
In der Hausverwaltung landen Fragen zur Nebenkostenabrechnung, Schlüsselverlust, Lärmbeschwerden und Wasserschäden im selben Postfach. Dringende Fälle gehen zwischen Routinefragen unter, und jede Weiterleitung an die Objektbetreuung passiert von Hand.
Wartungsverträge, Versicherungen, Hausmeisterdienste und Energieverträge laufen je Objekt mit eigenen Fristen. Wer sie nur im Ordner hat, verpasst Kündigungstermine und zahlt ein weiteres Jahr zu alten Konditionen.
Rechnungen für Reparaturen, Reinigung und Winterdienst müssen dem richtigen Objekt zugeordnet, gegen Aufträge geprüft und für die Abrechnung erfasst werden. Das bindet in Verwaltungen viel Zeit, die für Eigentümer und Mieter fehlt.
02 Aus dem Katalog
Branche Klasse L
Portalanfragen landen strukturiert im CRM, mit Rückfragen zu Zeitrahmen und Finanzierungsstand und einem Besichtigungsvorschlag zur Freigabe.
Branche Klasse M
Aus den Objektdaten in Ihrem Makler-CRM und den Fotos entstehen Exposé- und Portaltexte in Ihrer Tonalität, die Sie prüfen und freigeben.
Vertrieb Klasse S
Offene Angebote geraten nicht mehr in Vergessenheit: Nach Ihren Regeln entstehen Erinnerungen und persönliche Nachfass-Entwürfe, die Sie mit einem Klick senden.
Service Klasse L
Die Lösung liest jede eingehende Mail im Sammelpostfach, ordnet sie einer Kategorie zu, leitet sie an die zuständige Person weiter und legt einen Antwortentwurf bereit.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Ihre Verträge aus, trägt Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner in eine Übersicht ein und erinnert rechtzeitig vor jedem Kündigungstermin.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Verwaltung Klasse S
Die Lösung erkennt eingehende Dateien, gibt ihnen einen einheitlichen Namen und legt sie in den richtigen Ordner Ihrer Ablage.
Im Maklergeschäft entscheidet die Geschwindigkeit nach dem Einstellen eines Objekts. In den ersten Tagen kommen die meisten Anfragen, und wer dann schnell und vollständig antwortet, bekommt die Besichtigungen mit den ernsthaften Interessenten. Gleichzeitig wartet das nächste Objekt auf seinen Exposé-Text. Beides konkurriert um dieselben Stunden.
In der Hausverwaltung ist es weniger die Spitze als die Menge. Mieterpost, Eigentümeranfragen, Handwerkerrechnungen und Vertragsunterlagen kommen jeden Tag, und jedes Dokument muss einem Objekt zugeordnet werden. Die eigentliche Arbeit, also Entscheidungen treffen und mit Menschen sprechen, beginnt erst danach.
Unsere Lösungen setzen genau vor dieser Arbeit an. Sie lesen, ordnen zu und schreiben Entwürfe. Objektdaten kommen aus Ihrem Makler-CRM, Termine aus Ihrem Kalender, Fristen aus Ihren Verträgen. Wir haben in Projekten für Immobilienunternehmen mit onOffice gearbeitet und kennen Datenfelder, Exposé-Vorlagen und die Portalübertragung aus der Praxis. Kundennamen nennen wir nicht.
Maklerbüros mit vielen Portalanfragen beginnen mit der Interessenten-Qualifizierung: Anfrage erfassen, im CRM zuordnen, Antwortentwurf mit Besichtigungsterminen, ab 2.490 € netto. Wenn die Vermarktung an den Texten hängt, ist der Exposé-Generator ab 1.490 € netto der schnellere Hebel. Das Nachfassen bei offenen Angeboten ab 990 € netto ergänzt beide.
Hausverwaltungen starten mit der E-Mail-Triage für das Sammelpostfach und ergänzen den Rechnungseingang sowie die Erfassung von Vertragsdaten und Fristen. Wer zuerst Ordnung in eingehende Dokumente bringen will, beginnt mit der automatischen Dokumentenablage ab 990 € netto in 5 Werktagen.
Wenn Sie zwischen mehreren Ansätzen schwanken, klärt der Prozess-Scan für 490 € die Reihenfolge. Sie erhalten drei bis fünf priorisierte Kandidaten mit Katalogpreis, der Betrag wird auf einen Folgeauftrag ab 1.490 € angerechnet.
Wir verkaufen keine Immobilien und vermieten keine Wohnungen. Wir bewerten keine Interessenten, prüfen keine Bonität und schreiben keine Texte, die Merkmale erfinden. Die Verantwortung für Pflichtangaben in Anzeigen bleibt bei Ihnen, wir sorgen nur dafür, dass die Werte aus Ihren Daten vollständig im Entwurf stehen. Und wenn Ihre Objektdaten im CRM lückenhaft sind, sagen wir Ihnen, dass zuerst die Datenpflege kommt.
Typischer Ablauf
Ein Beispiel ohne Kundenbezug: Eine Hausverwaltung mit einem gemeinsamen Postfach öffnet am Montagmorgen die Übersicht. Eine Meldung zu einem Wasserschaden vom Sonntag ist schon an die zuständige Objektbetreuung weitergeleitet und als dringend markiert. Für Fragen zur Nebenkostenabrechnung liegen Antwortentwürfe bereit, Handwerkerrechnungen sind erkannt und dem Objekt zugeordnet. Die Mitarbeitenden prüfen, ändern einzelne Sätze und senden.
Systeme, die wir anbinden
Datenschutz in dieser Branche
03 Fragen
ImmoScout24 liefert Kontaktanfragen an gewerbliche Anbieter per Mail mit einem XML-Anhang, der für die Verarbeitung in CRM-Systemen gedacht ist. Diesen Anhang nutzen wir statt des Mailtextes. Bei Immowelt und Kleinanzeigen prüfen wir vor dem Auftrag, ob die Anfragen per Mail, über Ihr CRM oder nur im Portal ankommen.
Ja. Beide bieten dokumentierte Schnittstellen für Entwickler. Wir lesen Objekt- und Kontaktdaten und schreiben freigegebene Texte oder Anfragen zurück. Legt Ihr CRM Portalanfragen schon selbst an, ergänzen wir nur und legen nichts doppelt an. Jedes weitere System kostet 390 € Aufschlag.
Die Exposé-Texte kosten ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Das automatische Nachfassen bei offenen Interessenten kostet ab 990 € netto und ist in 5 Werktagen fertig. Die Interessenten-Qualifizierung mit Terminvorschlägen kostet ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen.
Nein. Merkmale kommen aus Ihren Datenfeldern. Was das Modell zusätzlich auf Fotos erkennt, steht im Entwurf als unbestätigt markiert und wird nur mit Ihrer Bestätigung übernommen. Energieangaben werden nicht formuliert, sondern aus den Feldern übernommen.
Meist mit der E-Mail-Triage ab 2.490 € netto: Sie sortiert Mieterpost, erkennt dringende Schäden und bereitet Antworten auf Standardfragen vor. Danach folgen Rechnungseingang oder die Übersicht über Vertragsfristen, beide ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen.
Für eine Lösung empfehlen wir Betrieb S für 190 € im Monat, für bis zu drei Lösungen Betrieb M für 490 € im Monat, jeweils mit drei Monaten Mindestlaufzeit. Wir reparieren, wenn ein Portal sein Format oder Ihr CRM seine Schnittstelle ändert. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.