Leistung: KI-Automatisierung
Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe zwischen Postfach, CRM, Buchhaltung und Ihren Fachsystemen, mit Freigabeschritt und Betriebskonzept. Katalog-Lösungen ab 990 € netto zum Festpreis, individuelle Prozesse im Umsetzungs-Sprint für 9.900 €.
01 Für wen
Anfragen bleiben liegen, Rechnungen stapeln sich, vieles erledigen Sie abends selbst. Eine IT-Abteilung gibt es nicht. Sie wollen etwas, das morgen läuft, einen festen Preis hat und Sie nicht abhängig macht.
Das Anfragevolumen wächst, das Team ist ausgelastet, und die Geschäftsführung fragt, was Sie mit KI machen. Sie brauchen ein erstes Ergebnis in einem Quartal, unter Ihrer Freigabegrenze und mit einem sauberen Weg durch IT und Datenschutz.
Rechnungseingang, Belege, Mahnungen und Verträge laufen über Mail, Excel und DATEV oder Lexoffice. Sie wollen weniger manuelle Erfassung, aber nichts darf ohne Prüfung gebucht werden, und jeder Schritt muss nachvollziehbar bleiben.
02 Aus dem Katalog
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Service Klasse L
Die Lösung liest jede eingehende Mail im Sammelpostfach, ordnet sie einer Kategorie zu, leitet sie an die zuständige Person weiter und legt einen Antwortentwurf bereit.
Vertrieb Klasse M
Jede Anfrage aus Ihrem Website-Formular landet vollständig im CRM, mit Prioritätsvorschlag und Antwortentwurf, und der Anfragende erhält sofort eine Bestätigung mit Terminlink.
Service Klasse L
Die Lösung liest Gästeanfragen, prüft Verfügbarkeit und Preis im Buchungssystem und legt Ihnen eine fertige Antwort zur Freigabe vor.
Service Klasse L
Die Lösung liest Veranstaltungsanfragen, erfasst Datum, Gästezahl und Budget, prüft den Belegungskalender und legt einen Angebotsentwurf zur Freigabe vor.
Vertrieb Klasse L
Aus einer Kundenanfrage, Ihrer Preisliste und Ihrer Vorlage entsteht ein vollständiger Angebotsentwurf mit internem Prüfblatt, den Sie freigeben und versenden.
Verwaltung Klasse M
Die Lösung prüft täglich Ihre offenen Posten und legt für überfällige Rechnungen passende Erinnerungen und Mahnungen als Entwurf zur Freigabe vor.
Verwaltung Klasse S
Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Mail, die Ihren Posteingang sortiert: Neues nach Themen, Dringendes zuerst und Mails, die noch auf Ihre Antwort warten.
03 Lieferumfang
Technik
n8n auf einem EU-Server (Empfehlung)
n8n ist ein Werkzeug, das Abläufe zwischen Systemen als Kette von Schritten abbildet. Wir betreiben es auf einem Server in der EU, der auf Ihren Namen läuft oder den wir für Sie betreiben. Die Kosten hängen dann am Server, nicht an der Zahl der Ausführungen.
Make mit Ihrem eigenen Konto
Make ist ein Automatisierungsdienst mit grafischem Editor. Wenn Sie Make schon nutzen oder keinen eigenen Server möchten, bauen wir in Ihrem Konto. Lizenzkosten laufen direkt über Sie.
Webhooks und Schnittstellen
Webhooks sind Benachrichtigungen, die ein System in dem Moment schickt, in dem etwas passiert, etwa ein neues Formular. Über die API, also die Programmierschnittstelle eines Systems, lesen und schreiben wir Daten, ohne dass jemand kopieren muss.
Sprachmodell je Datenklasse
Für allgemeine Geschäftsdaten nutzen wir Claude über einen EU-Endpunkt (AWS Bedrock oder Google Cloud in einer EU-Region), mit Auftragsverarbeitung und ohne Training auf Ihren Daten. Für Daten, die strengere Regeln haben, setzen wir einen europäischen Modellanbieter oder ein Modell in Ihrer Umgebung ein.
04 Vorgehen
30 bis 60 Minuten
Klärungstermin
Wir gehen den Ablauf mit Ihnen durch: Eingang, Beteiligte, Systeme und die Stellen, an denen ein Mensch entscheidet. Danach bekommen Sie eine Zugangs-Checkliste. Wenn Sie noch nicht wissen, welcher Prozess zuerst dran ist, beginnt es mit dem Prozess-Scan für 490 €.
3 bis 15 Werktage je nach Klasse
Bau und interner Test
Wir richten die Automatisierung in Ihrer Umgebung ein, schreiben die Prompts in Ihrer Tonalität und testen mit einem Testset aus 20 bis 50 Beispielen. Sie müssen in dieser Zeit nichts tun.
5 Werktage
Testphase mit echten Daten
Die Lösung läuft mit Ihren echten Vorgängen, aber jeder Entwurf wartet auf Freigabe. Wir werten aus, was geändert werden musste, und stellen nach.
1 Termin, danach laufend
Abnahme, Übergabe, Betrieb
Abnahme mit Protokoll, Übergabetermin mit Kurzanleitung und Runbook. Danach 30 Tage Fehlerbehebung und die Entscheidung, ob Sie selbst betreiben oder einen Betriebstarif wählen.
Eine Automatisierung lohnt sich, wenn drei Dinge zusammenkommen. Der Vorgang kommt oft vor, täglich oder mehrmals pro Woche. Er folgt erkennbaren Regeln, auch wenn es Ausnahmen gibt. Und er kostet heute Zeit von Menschen, die eigentlich Wichtigeres zu tun haben. Typische Beispiele sind der Rechnungseingang, das Sortieren des E-Mail-Eingangs oder die Erfassung von Website-Anfragen im CRM.
Die KI liest dabei, was klassische Automatisierung nicht lesen konnte: eine frei formulierte Mail. Sie erkennt Anfrage, Rechnung oder Beschwerde, zieht Datum, Betrag oder Personenzahl heraus und schreibt einen Entwurf. Was fest berechnet werden kann, etwa Preise oder Verfügbarkeiten, kommt immer aus Ihrem System, nie aus dem Sprachmodell.
Nicht lohnen wird sie sich, wenn der Vorgang selten vorkommt, jeder Fall anders ist oder die Systeme weder Schnittstelle noch Export haben. Das sagen wir Ihnen vor dem Auftrag. Manchmal reicht auch eine gute Vorlage in Ihrem Mailprogramm oder ein Werkzeug, das Sie schon lizenziert haben. Wenn Sie unsicher sind, ist der Prozess-Scan für 490 € der richtige Einstieg: 90 Minuten mit einem Bereich, danach drei bis fünf priorisierte Kandidaten mit Katalogpreis. Der Betrag wird auf einen Folgeauftrag ab 1.490 € angerechnet. Alle Preise stehen offen auf der Preisseite.
Wir bauen in Ihrer Umgebung, nicht in unserer. Die Konten für n8n oder Make, für das Sprachmodell und für angebundene Dienste laufen auf Ihren Namen. Jede Automatisierung bekommt eigene Zugänge mit den kleinsten nötigen Rechten, Zugangsdaten liegen verschlüsselt und nicht in Mails oder Tabellen.
Ihr Datenschutz erhält je Lösung einen Datenschutz-Steckbrief: welche Daten verarbeitet werden, wo sie liegen, welche Anbieter beteiligt sind, wann gelöscht wird und wo der Freigabeschritt sitzt. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt. Ihre IT bekommt den Ablauf als Datei, das Runbook und ein Bild der Datenflüsse.
Welche Hosting-Varianten es gibt und wer Zugriff hat, steht auf der Seite Sicherheit. Wie ein Projekt Schritt für Schritt abläuft, beschreiben wir unter Vorgehen. Wenn nach dem Go-live jemand zuständig sein soll, übernimmt das unser Betrieb.
Beleg
Die Grundform unserer Anfrage-Automatisierung ist in der Ferienvermietung entstanden, die unser Gründer Jean Hinz auf Sylt selbst betreibt (bohoSylt). Dort haben wir den Ablauf zuerst gebaut und getestet, bevor er in den Katalog kam. Das ist ein eigenes Unternehmen, keine Kundenreferenz. Den aktuellen Arbeitsstand zeigt die Seite Referenzen.
Preis
Eine einzelne Automatisierung aus dem Katalog kostet je nach Klasse ab 990 € (S, ein System), ab 1.490 € (M, zwei Systeme oder Textentwürfe mit Freigabe), ab 2.490 € (L, Dokumente, Triage oder Wissensbasis) oder ab 4.900 € (XL). Jedes weitere System kostet 390 €, Mehrsprachigkeit 290 €. Passt Ihr Prozess nicht in den Katalog, bringt der Umsetzungs-Sprint für 9.900 € in vier Wochen einen Prozess produktiv, das Umsetzungs-Programm für 19.900 € mindestens drei. Der Betrieb kostet ab 190 € im Monat. Alle Preise netto, Lizenz- und Modellkosten laufen über Ihre Konten und stehen geschätzt im Angebot.
05 Fragen
Wenn Sie keines der beiden nutzen, empfehlen wir n8n auf einem EU-Server: Die Daten bleiben auf einem Server, den Sie kontrollieren, und die Kosten steigen nicht mit jeder Ausführung. Wenn Ihr Team schon mit Make arbeitet, bauen wir dort. Beides ist Standardwerkzeug, das auch andere Dienstleister bedienen können.
Ja. Sie brauchen eine E-Mail-Adresse und die Zugänge zu den Tools, die Sie heute schon nutzen. Wir richten alles ein, betreiben es auf Wunsch und geben Ihnen eine Kurzanleitung. Von Ihrer Seite sind es ein Klärungstermin, Zugänge und eine Abnahme, zusammen unter drei Stunden.
Deshalb hat jede Lösung einen Freigabeschritt. Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Unklare Fälle landen in einer Prüfliste und bekommen gar keinen Vorschlag. Live geht die Lösung erst, wenn die Testphase mit Ihren Daten die vereinbarte Qualität erreicht.
Für viele Aufgaben reicht das, und wir sagen es Ihnen, wenn es so ist. Eine Automatisierung lohnt sich, wenn der Vorgang jeden Tag läuft, mit Ihren Systemen verbunden sein muss und ohne Zutun anlaufen soll, etwa bei jeder neuen Rechnung im Postfach.
Drei Posten: Lizenzen der Werkzeuge (bei n8n meist nur der Server, bei Make Ihr Tarif), Modellkosten nach Nutzung über Ihr Konto und optional der Betrieb ab 190 € im Monat. Die ersten beiden schätzen wir im Angebot anhand Ihrer Vorgangsmenge.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie Ihre Aufgabe in zwei Sätzen oder schicken Sie Ihre Anforderungen per Mail. Sie bekommen innerhalb eines Werktags ein Angebot mit Festpreis und Lieferzeit.