Branche: Logistik & Großhandel
Schneller vom Postfach zum Auftrag: Für Speditionen, Logistikdienstleister und technischen Großhandel bauen wir KI-Lösungen, die das Sammelpostfach verteilen, Preisanfragen als Angebotsentwurf vorbereiten, Eingangsrechnungen prüfen und Lieferpapiere ablegen. Entwürfe geben Sie frei. Dokumentenablage ab 990 € netto in 5 Werktagen, E-Mail-Triage ab 2.490 € netto in 10 bis 15 Werktagen.
01 Typische Vorgänge
Transportaufträge, Avise, Terminverschiebungen und Rückfragen von Kunden und Frachtführern kommen über dieselbe Adresse. Wer gerade Zeit hat, sortiert. Eine eilige Änderung zur Abholung am Nachmittag liegt dann zwischen Statusanfragen und Werbung.
Kunden fragen Transporte, Lagerleistungen oder Artikel mit Mengen und Terminen an. Die Antwort folgt einem Tarif oder einer Preisliste, wird aber jedes Mal von Hand zusammengesetzt. Fehlen Gewicht, Maße oder Ladetermin, beginnt das Nachfragen per Telefon.
Frachtführer, Subunternehmer, Werkstätten und Lieferanten schicken Rechnungen in jeder Form. Jede muss einem Auftrag oder einer Bestellung zugeordnet und auf Preis, Menge und Zuschläge geprüft werden, bevor sie in die Buchhaltung geht.
Papiere kommen als Scan, Foto oder Mailanhang, oft mit Dateinamen, die nichts verraten. Bis sie beim richtigen Auftrag liegen, vergeht Zeit. Bei einer Reklamation sucht dann jemand den Ablieferbeleg in mehreren Ordnern.
Im Großhandel und beim Zukauf von Transportleistungen kommen Angebote mit eigenen Einheiten, Staffeln und Zuschlägen. Wer vergleichen will, überträgt sie zuerst in eine Tabelle, und der Mindermengenzuschlag fällt erst auf der Rechnung auf.
Reklamationen, Schadensmeldungen, Fragen zu Lieferzeiten und Retouren landen im Ticket-Tool in einer langen Liste. Ein dringender Fall, etwa eine fehlende Lieferung für eine Baustelle, fällt erst auf, wenn jemand das Ticket öffnet.
Niederlassungsleitung und Geschäftsführung stehen auf vielen Verteilern. Morgens fehlt der Überblick, was neu ist, was brennt und welche Mails seit Tagen auf eine Antwort warten.
02 Aus dem Katalog
Service Klasse L
Die Lösung liest jede eingehende Mail im Sammelpostfach, ordnet sie einer Kategorie zu, leitet sie an die zuständige Person weiter und legt einen Antwortentwurf bereit.
Vertrieb Klasse L
Aus einer Kundenanfrage, Ihrer Preisliste und Ihrer Vorlage entsteht ein vollständiger Angebotsentwurf mit internem Prüfblatt, den Sie freigeben und versenden.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Verwaltung Klasse S
Die Lösung erkennt eingehende Dateien, gibt ihnen einen einheitlichen Namen und legt sie in den richtigen Ordner Ihrer Ablage.
Einkauf Klasse M
Die Lösung liest Angebote aus dem Postfach, überträgt Preise und Konditionen in eine einheitliche Vergleichstabelle und markiert, was auffällt.
Service Klasse M
Jedes neue Ticket bekommt automatisch Kategorie und Dringlichkeit, dazu eine interne Notiz mit passenden Artikeln aus Ihrer Wissensbasis.
Verwaltung Klasse S
Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Mail, die Ihren Posteingang sortiert: Neues nach Themen, Dringendes zuerst und Mails, die noch auf Ihre Antwort warten.
In der Logistik ist die Mail neben dem Telefon ein zentrales Arbeitsmittel. Aufträge, Avise, Terminänderungen, Preisanfragen und Reklamationen kommen über Sammelpostfächer, oft für mehrere Niederlassungen oder Abteilungen. Dazu kommen Papiere: Lieferscheine, Frachtbriefe, Ablieferbelege und Rechnungen von Frachtführern und Lieferanten. Jedes Dokument muss einem Auftrag zugeordnet werden, bevor jemand damit arbeiten kann.
Im technischen Großhandel sieht es ähnlich aus, nur mit Artikeln statt Sendungen. Kunden fragen Mengen, Lieferzeiten und Alternativen an. Hersteller und Vorlieferanten schicken Angebote und Preisänderungen. Der Innendienst überträgt vieles von Hand zwischen Postfach, Warenwirtschaft und Tabelle. So verbringen gerade die Leute, die Disposition und Sortiment am besten kennen, einen Teil ihres Tages mit Sortieren.
In Hamburg und im Umland sind viele Speditionen, Lagerdienstleister und Großhändler rund um den Hafen angesiedelt, und ihre Abläufe ähneln sich: viel Kommunikation, viele Belege, wenig Zeit. Wir sitzen in Lüneburg und arbeiten in Projekten in Hamburg und Norddeutschland. Unsere Lösungen setzen vor der eigentlichen Arbeit an. Sie lesen Mails und Belege, ordnen sie Aufträgen zu und bereiten Antworten, Angebote und Kontierungen als Entwurf vor. Tarife und Preise kommen aus Ihren Listen, Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
Wenn das Sammelpostfach von Disposition oder Innendienst der Engpass ist, beginnen Sie mit der E-Mail-Triage ab 2.490 € netto in 10 bis 15 Werktagen. Sie erkennt Aufträge, Terminänderungen, Reklamationen und Rechnungen, leitet sie an die Zuständigen weiter und legt für Standardfälle Antwortentwürfe bereit. Arbeitet Ihr Kundenservice in Zendesk, Freshdesk oder Jira Service Management, ordnet die Ticket-Klassifikation ab 1.490 € netto neue Tickets nach Kategorie und Dringlichkeit.
Für Preis- und Frachtanfragen mit festem Tarif passt der Angebots-Generator ab 2.490 € netto. In der Buchhaltung prüft der Rechnungseingang ab 2.490 € netto Rechnungen von Frachtführern und Lieferanten gegen Ihre Bestellungen und schlägt die Kontierung vor. Im Einkauf überträgt der Vergleich von Lieferantenangeboten ab 1.490 € netto Staffeln, Zuschläge und Lieferzeiten in eine einheitliche Tabelle.
Zwei kleine Einstiege kosten jeweils ab 990 € netto und sind in 5 Werktagen fertig. Die automatische Dokumentenablage benennt Lieferpapiere und Belege nach Ihrem Schema und legt sie in Ihre Ordnerstruktur. Die tägliche Posteingangs-Zusammenfassung gibt der Niederlassungsleitung jeden Morgen einen Überblick über Neues, Dringendes und Unbeantwortetes. Wenn Sie nicht wissen, wo der größte Hebel liegt, klärt das der Prozess-Scan für 490 €, angerechnet auf einen Folgeauftrag ab 1.490 €.
Wir disponieren keine Touren, planen keine Lager und kalkulieren keine Preise nach Marktlage. Wir werten keine Telematik aus und überwachen keine Beschäftigten. Wir ersetzen weder Ihr TMS noch Ihre Warenwirtschaft, und wir sagen keine Anbindung zu, bevor wir Schnittstelle oder Export Ihres Systems geprüft haben. Was wir liefern, sind sortierte Postfächer, vorbereitete Angebote und geprüfte Belege, die Ihr Team freigibt. Und wenn Ihre Mengen eine Lösung nicht tragen, sagen wir Ihnen das vor dem Auftrag.
Typischer Ablauf
Ein Beispiel ohne Kundenbezug: Eine Spedition mit Sammelpostfach für die Disposition öffnet um sieben Uhr die Übersicht. Eine Terminverschiebung für eine Abholung ist als dringend markiert und liegt schon bei der zuständigen Disponentin. Zu drei Preisanfragen gibt es Angebotsentwürfe nach Tarif, eine vierte steht auf der Rückfragenliste, weil das Gewicht fehlt. Die Ablieferbelege vom Vortag tragen Datum, Absender und Auftragsnummer im Dateinamen, und die Rechnungen der Frachtführer warten in der Freigabeliste der Buchhaltung.
Systeme, die wir anbinden
Datenschutz in dieser Branche
03 Fragen
Das hängt vom System ab. Bietet Ihr TMS oder Ihre Warenwirtschaft eine Schnittstelle oder einen Export, binden wir an. Das prüfen wir vor dem Auftrag für Ihre Version. Im Standard arbeiten unsere Lösungen mit Postfach, Tabelle und Ablage, damit sie schnell laufen. Jede zusätzliche Anbindung, etwa an das TMS, kostet 390 € Aufschlag.
Sie rechnet nach Ihrem Tarif, nicht nach eigenem Ermessen. Preisstufen, Mindestpreise und Zuschläge hinterlegen wir als feste Regeln, das Sprachmodell liest nur die Anfrage. Fehlen Angaben wie Gewicht, Maße oder Ladetermin, entsteht eine Rückfragenliste statt eines Angebots. Preise nach Marktlage kalkuliert weiter Ihre Disposition. Der Angebots-Generator kostet ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln bis Ende 2026, für Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz teilweise bis Ende 2027. Quelle: § 14 UStG, Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG, Stand 10/2026, keine Rechtsberatung. Unser Rechnungseingang liest XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der XML-Datei.
Ja. Wir sitzen in Lüneburg und arbeiten in Projekten in Hamburg und Norddeutschland, sonst remote im deutschsprachigen Raum. Klärungstermin, Testphase und Abnahme laufen bei allen Katalog-Lösungen gleich, egal wo Ihr Betrieb sitzt.
Die automatische Dokumentenablage und die tägliche Posteingangs-Zusammenfassung kosten jeweils ab 990 € netto und sind in 5 Werktagen fertig. Die Ticket-Klassifikation und der Vergleich von Lieferantenangeboten kosten ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Wer noch nicht weiß, wo er ansetzen soll, beginnt mit dem Prozess-Scan für 490 €. Wir rechnen ihn auf einen Folgeauftrag ab 1.490 € an.
Eine Lösung betreuen wir im Betrieb S für 190 € im Monat, zwei oder drei Lösungen im Betrieb M für 490 € im Monat. Die Mindestlaufzeit beträgt jeweils drei Monate. Wir überwachen Postfächer und Anbindungen und reparieren, wenn sich bei Microsoft, Google oder Ihrem System etwas am Zugang ändert. Die Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.