Service & Anfragen
Gästeanfragen per Mail oder Portal werden automatisch gelesen, mit Verfügbarkeit und Preis aus Ihrem Buchungssystem abgeglichen und als fertiger Antwortentwurf mit Buchungslink vorbereitet. Sie prüfen und senden mit einem Klick. Festpreis ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen, Betrieb ab 190 € im Monat.
Häufig in: Ferienvermietung & Tourismus, Hotels & Gastronomie
01 Vorher und nachher
Heute
15 bis 20 Minuten je Anfrage, Antwort oft erst am nächsten Tag
Mit der Lösung
Rund 2 Minuten Ihrer Zeit je Anfrage, Antwort innerhalb einer Stunde möglich
02 Für wen
Sie betreuen fünf bis fünfzig Wohnungen oder Häuser, die Anfragen kommen über Ihre Website, per Mail und über Portale. In der Saison schaffen Sie es nicht, alle am selben Tag zu beantworten, und jede späte Antwort ist eine Buchung, die woanders landet.
Rezeption und Reservierung sind dieselbe Person. Anfragen nach Zimmerkategorien, Hunden, Frühstück oder Anreisezeiten wiederholen sich, und trotzdem wird jede Antwort neu getippt.
Sie vermieten im Auftrag von Eigentümern und müssen schnell und fehlerfrei antworten, weil jede Buchung zählt. Die Lösung hält Hausregeln und Preise je Objekt auseinander.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse L) | ab 2.490 € |
| Jedes weitere Portal oder Postfach | + 390 € |
| Antworten auch auf Englisch oder Dänisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 10 bis 15 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
5 bis 10 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung besteht aus drei Teilen, die wir in Ihrer Umgebung einrichten. Der erste Teil beobachtet das Postfach, in dem Anfragen eingehen. Kommt eine neue Nachricht, liest ein Sprachmodell die wichtigen Angaben heraus: Zeitraum, Anzahl der Erwachsenen und Kinder, Haustiere, gewünschtes Objekt und besondere Wünsche. Fehlt etwas Wesentliches, etwa das Abreisedatum, schreibt der Entwurf eine freundliche Rückfrage statt eines Angebots.
Der zweite Teil fragt Ihr Buchungssystem ab. Die Verfügbarkeit und der Preis kommen immer aus Ihrem System, nie aus dem Sprachmodell. So nennt der Entwurf keinen Preis, den es nicht gibt. Passt das gewünschte Objekt nicht, schlägt der Entwurf ein freies Objekt mit ähnlicher Größe vor, sofern Sie das wünschen.
Der dritte Teil schreibt die Antwort. Grundlage sind Ihre Hausregeln, Ihre Ausstattungsliste und Ihre bisherigen guten Antworten. Der Entwurf landet als Mail-Entwurf in Ihrem Postfach oder in einer einfachen mobilen Übersicht. Sie lesen, ändern bei Bedarf einen Satz und senden.
Vor dem Go-live testen wir mit 20 bis 50 echten Anfragen aus Ihrem Postfach. Die Abnahme erfolgt erst, wenn die Entwürfe die im Klärungstermin vereinbarte Qualität erreichen. Danach bekommen Sie eine Kurzanleitung, ein Runbook für den Betrieb und 30 Tage Fehlerbehebung.
Beispiel aus eigenem Betrieb
Die Grundform dieser Lösung ist in der Ferienvermietung entstanden, die unser Gründer Jean Hinz auf Sylt selbst betreibt (bohoSylt). Dort kommen Anfragen über Website und Portale, oft abends und am Wochenende. Wir haben den Ablauf dort zuerst gebaut und getestet, bevor er in den Katalog kam. Es handelt sich um ein eigenes Unternehmen, nicht um eine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Zeit bis zur ersten Antwort
Median zwischen Eingang der Anfrage und gesendeter Antwort, aus den Zeitstempeln im Postfach
Bearbeitungszeit je Anfrage
Vergleich einer Stichprobe vor und nach dem Go-live, von Ihnen gestoppt
Anteil unveränderter Entwürfe
Wie viele Entwürfe ohne Änderung gesendet werden, als Maß für die Qualität
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur den Text der Anfrage und die Objektdaten, nicht Ihr gesamtes Postfach. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen genutzt.
Freigabe
Jede Antwort ist ein Entwurf. Erst Ihr Klick sendet sie an den Gast.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung erstellt Textentwürfe, die ein Mensch freigibt. Nach der KI-Verordnung fällt das in die Klasse mit minimalem Risiko. Gäste werden nicht bewertet, es fallen keine Entscheidungen über Personen.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Alle, die Verfügbarkeit und Preise per Schnittstelle, iCal oder Export bereitstellen. Gängige Systeme wie Smoobu, Lodgify, Guesty oder Beds24 bieten solche Schnittstellen. Bei Eigenlösungen prüfen wir im Klärungstermin, welcher Weg geht, und sagen es Ihnen vor dem Auftrag.
Nein. Die Lösung schreibt Entwürfe, Sie geben frei. Wenn Sie nach einigen Wochen sehen, dass einfache Standardanfragen immer passen, können wir für genau diese Fälle eine automatische Antwort einrichten. Das entscheiden Sie.
Anfragen, die nicht ins Schema passen, landen in einer Prüfliste und bekommen keinen automatischen Entwurf. Dazu gehören Beschwerden, Gruppenanfragen über Ihrer Grenze oder Wünsche, die Ihre Hausregeln nicht abdecken.
Ja, sofern das Portal Nachrichten per Mail weiterleitet oder eine Schnittstelle hat. Jedes Portal über das erste hinaus kostet 390 € Aufschlag, weil es eigene Formate und Regeln hat.
Für eine Lösung empfehlen wir Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen die Anbindungen, reparieren, wenn sich eine Schnittstelle ändert, und halten die Modelle aktuell. Dazu kommen Modellkosten über Ihr eigenes Konto, die wir im Angebot anhand Ihrer Anfragemenge schätzen.
Weiter
Branche Klasse M
Bestätigungen, Anreiseinfos und Antworten auf Gästefragen aus Ihrer Hotelsoftware, dazu eine Bewertungsbitte an Gäste mit Einwilligung.
Vertrieb Klasse M
Neue Bewertungen bei Google, Booking.com und Tripadvisor bekommen einen Antwortentwurf in der Tonalität Ihres Hauses, kritische Bewertungen gehen sofort an die Verantwortlichen.
Service Klasse L
Ein Assistent auf Ihrer Website beantwortet Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten und Preisen aus freigegebenen Inhalten und übergibt an einen Menschen, wenn er an seine Grenze kommt.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.