Personal & Recruiting

Onboarding-Assistent mit KI für neue Mitarbeitende

Neue Mitarbeitende stellen ihre Fragen in Teams oder Slack, der Assistent antwortet aus Ihrem freigegebenen Handbuch und Ihren Richtlinien, immer mit Link zur Quelle. Dazu kommen Checklisten für die ersten Wochen. Was er nicht weiß, leitet er an eine zuständige Person weiter. Festpreis ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen.

01 Vorher und nachher

Was sich im Alltag ändert

Heute

  1. 01 Neue Mitarbeiterin sucht im Intranet und findet drei Versionen einer Richtlinie 10 bis 15 Min.
  2. 02 Sie fragt die Kollegin am Nebentisch und unterbricht sie 5 bis 10 Min.
  3. 03 Fragen zu Urlaub, Zeiterfassung und Zugängen wiederholen sich mehrmals täglich
  4. 04 Die Einarbeitungsliste liegt als Ausdruck vor, niemand weiß, was erledigt ist laufend

Oft mehrere Stunden Unterbrechungen im Team pro neuer Person in den ersten Wochen

Mit der Lösung

  1. 01 Frage im Chat: „Wie beantrage ich Urlaub?“ sofort
  2. 02 Der Assistent antwortet aus der aktuellen Richtlinie und verlinkt die Quelle unter 1 Min.
  3. 03 Ist die Antwort nicht in der Wissensbasis, sagt er das und nennt die zuständige Person sofort
  4. 04 Die Checkliste für Woche eins bis vier zeigt, was erledigt ist und was fehlt laufend

Antworten in unter einer Minute, das Team wird nur noch bei echten Sonderfällen gefragt

Ablauf: Onboarding-Assistent für neue Mitarbeitende Frage im Chat, dann Antwort aus Richtlinie, dann Kein Treffer: Ansprechperson, dann Checkliste Woche 1 bis 4 01 · Neue Kollegen Frage im Chat 02 · mit Quelle Antwort aus Richtlinie 03 · Übergabe Kein Treffer: Ansprechperson 04 · Überblick Checkliste Woche 1 bis 4 Ablauf: Onboarding-Assistent für neue Mitarbeitende 01 · Neue Kollegen Frage im Chat 02 · mit Quelle Antwort aus Richtlinie 03 · Übergabe Kein Treffer: Ansprechperson 04 · Überblick Checkliste Woche 1 bis 4

02 Für wen

Für wen sich die Lösung lohnt

Unternehmen, die regelmäßig einstellen

Jeden Monat kommen neue Leute, etwa in Hotellerie oder Vertrieb. Die Einarbeitung hängt an wenigen erfahrenen Kolleginnen und Kollegen, die dafür keine Zeit haben.

Betriebe mit Saisonkräften

Jede Saison beginnt mit denselben Fragen: Dienstplan, Kleiderordnung, Kasse, Hygieneregeln. Der Assistent beantwortet sie auch am Wochenende und in der Spätschicht.

03 Umfang

Was im Festpreis enthalten ist

  • Wissensbasis aus Handbuch, Richtlinien und FAQ als einzige Quelle
  • Assistent in Microsoft Teams oder Slack, mit Vorstellung als KI
  • Antworten mit Link zur Quelle, keine Antwort ohne Beleg
  • Weiterleitung unbeantworteter Fragen an eine zuständige Person je Thema
  • Checklisten für die ersten Wochen, je Rolle anpassbar
  • Wöchentliche Liste offener Fragen für die Pflege des Handbuchs
  • Test mit 50 typischen Fragen aus Ihrem Alltag vor dem Go-live
In jedem Festpreis zusätzlich enthalten
  • Klärungstermin (30 bis 60 Minuten)
  • Einrichtung in Ihrer Umgebung, Konten auf Ihren Namen
  • Testphase mit Ihren echten Daten
  • Abnahmeprotokoll
  • Kurzanleitung (ein bis zwei Seiten)
  • Übergabetermin (30 Minuten)
  • 30 Tage Fehlerbehebung nach Abnahme
  • Runbook (Betriebsanleitung) für den Betrieb

Aufschläge

Standardumfang (Klasse L) ab 2.490 €
Jede weitere Quelle oder jeder weitere Kanal + 390 €
Antworten auch auf Englisch oder weiteren Sprachen + 290 €

Nicht enthalten

  • Schreiben oder Überarbeiten Ihres Handbuchs
  • Auskünfte aus Personalakten, Gehaltsdaten oder Beurteilungen
  • Lizenzkosten für Teams, Slack oder Ihre Ablage und Modellkosten (im Angebot geschätzt)

Voraussetzungen

  • Microsoft Teams oder Slack im Unternehmen
  • Handbuch, Richtlinien und häufige Fragen als Dokumente, auch wenn sie nicht perfekt sind
  • Eine verantwortliche Person, die neue Fassungen freigibt

04 Ablauf

So läuft es von der Anfrage bis zum Go-live

Lieferzeit 10 bis 15 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.

  1. 2 Minuten

    Anfrage

    Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.

  2. 1 Werktag

    Angebot

    Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.

  3. 30 bis 60 Min.

    Klärungstermin

    Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.

  4. 5 bis 10 Werktage

    Bau und interner Test

    Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.

  5. bis 5 Werktage

    Test mit Ihren Daten

    Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.

  6. 30 Minuten

    Abnahme und Übergabe

    Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.

05

So funktioniert es im Detail

Die Grundlage ist eine Wissensbasis, also eine Sammlung freigegebener Dokumente, aus denen der Assistent antwortet. Wir übernehmen Handbuch, Richtlinien, Dienstanweisungen und häufige Fragen aus SharePoint, Google Drive oder Notion. Die Dokumente werden in Abschnitte zerlegt, damit der Assistent die passende Stelle verlinken kann.

Der Assistent sitzt in Microsoft Teams oder Slack. Beim ersten Kontakt stellt er sich als KI vor. Kommt eine Frage, sucht er die passenden Abschnitte und formuliert eine kurze Antwort mit Link. Er erfindet nichts dazu: Steht die Antwort nicht in der Wissensbasis, sagt er das und nennt die zuständige Person, etwa die IT bei Zugängen.

Die Checklisten für die ersten Wochen legen wir je Rolle an. Neue Mitarbeitende sehen, was als Nächstes ansteht, und haken ab. Die Führungskraft sieht den Stand.

Den Freigabeschritt gibt es hier auf der Quellenseite: Ein neues Dokument kommt erst in die Wissensbasis, wenn die verantwortliche Person es freigibt. Einmal pro Woche erhält sie eine anonymisierte Liste der Fragen, die der Assistent nicht beantworten konnte.

Vor dem Go-live testen wir mit rund 50 typischen Fragen, die Sie uns nennen oder die wir aus Ihren Dokumenten ableiten. Abgenommen wird, wenn die vereinbarte Beantwortungsquote erreicht ist.

Wann sich die Lösung nicht lohnt

Wenn Sie zwei- oder dreimal im Jahr einstellen, reicht ein gut gepflegtes Dokument mit den wichtigsten Antworten. Auch ohne schriftliche Richtlinien lohnt der Assistent nicht, denn er kann nur wiedergeben, was dokumentiert ist. Dann ist der erste Schritt ein Handbuch mit den zwanzig häufigsten Fragen, und der Assistent folgt, wenn es steht. Im Prozess-Scan für 490 € klären wir, welche Dokumente fehlen.

Typischer Ablauf

Ein Hotel stellt zur Saison zwölf Aushilfen ein. Eine neue Kraft fragt abends im Teams-Chat, wo sie ihre Arbeitszeit erfasst, und bekommt den Weg aus der Dienstanweisung mit Link. Die Frage nach Trinkgeldregeln steht nicht im Handbuch und geht an die Leitung, die das Handbuch am Freitag ergänzt. Das ist ein Szenario, kein Kundenfall.

Messung nach dem Go-live

  • Beantwortungsquote

    Anteil der Fragen, die der Assistent mit Quelle beantwortet, statt sie weiterzuleiten

  • Offene Fragen je Woche

    Zahl der weitergeleiteten Fragen, als Hinweis auf Lücken im Handbuch

  • Rückmeldung der neuen Mitarbeitenden

    Kurze Abfrage nach vier Wochen Einarbeitung

06 Sicherheit und Datenschutz

Welche Daten wo verarbeitet werden

Daten

  • Fragen der Mitarbeitenden im Chat
  • Inhalte Ihres Handbuchs und Ihrer Richtlinien

Verarbeitung

Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Der Assistent sieht nur die freigegebenen Dokumente, keine Postfächer und keine Personalakten. Fragen werden nur anonymisiert ausgewertet. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt.

Freigabe

Der Assistent antwortet nur aus freigegebenen Dokumenten. Neue oder geänderte Dokumente kommen erst nach Freigabe durch die verantwortliche Person in die Wissensbasis.

KI-Verordnung: Begrenztes Risiko (Transparenzpflicht)

Der Assistent spricht direkt mit Menschen. Nach Art. 50 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) müssen diese erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Diese Pflicht gilt seit dem 02.08.2026 und wurde durch den Digital Omnibus nicht verschoben (Stand 28.09.2026). Der Assistent stellt sich deshalb als KI vor. Er bewertet keine Beschäftigten und wertet Fragen nicht personenbezogen aus.

Hosting, Anbieter und Auftragsverarbeitung

07 Nach dem Go-live

Empfohlener Betrieb: Betrieb S, 190 € im Monat

Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.

Umfang
1 Lösung
Reaktionszeit
1 Werktag
Anpassungen
nach Aufwand
Bericht
Support per Mail

Alle Betriebstarife

08 Fragen

Häufige Fragen zu dieser Lösung

Was passiert, wenn der Assistent etwas Falsches sagt?

Er antwortet nur aus Ihren freigegebenen Dokumenten und nennt immer die Quelle, damit jeder nachlesen kann. Findet er nichts Passendes, sagt er das und leitet weiter, statt zu raten. Vor dem Go-live testen wir mit 50 typischen Fragen.

Kann der Assistent sehen, wer was fragt?

Die Fragen laufen im Chat unter dem Namen der Person, wie jede Nachricht. Ausgewertet werden sie nur anonymisiert, um Lücken im Handbuch zu finden. Eine Auswertung je Person bauen wir nicht, auch weil das den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berühren kann.

Unser Handbuch ist veraltet. Geht das trotzdem?

Ja. Der Assistent zeigt schnell, wo Antworten fehlen oder sich widersprechen. Prüfen Sie zum Start die zehn wichtigsten Dokumente, den Rest ergänzen Sie mit der Liste offener Fragen.

Was kostet der laufende Betrieb?

Betrieb S für 190 € im Monat: Monitoring, Fehlerbehebung, Anpassung bei Modelländerungen und Support per Mail. Modellkosten laufen über Ihr Konto und hängen von der Zahl der Fragen ab.

Weiter

Passt oft dazu

Wissen Klasse XL

Interner Wissensassistent

Ihr Team fragt in Teams, Slack oder im Browser und bekommt Antworten aus Ihren Dokumenten, mit Quelle und nur aus dem, was es sehen darf.

  • SharePoint oder Google Drive
  • Microsoft Teams oder Slack
Preis
ab 4.900 €
Lieferzeit
3 bis 5 Wochen

Personal Klasse L

Bewerbungen erfassen und vorbereiten

Die Lösung bestätigt den Eingang, ordnet Unterlagen in ein einheitliches Profil und bereitet Einladungen und Absagen als Entwurf vor, entschieden wird von Menschen.

  • Outlook oder Gmail
  • Bewerbermanagement, sofern Schnittstelle oder Export vorhanden
Preis
ab 2.490 €
Lieferzeit
10 bis 15 Werktage

Service Klasse S

FAQ aus Anfragen ableiten

Einmal im Monat wertet die Lösung Ihre Anfragen aus, zeigt die häufigsten Fragen und liefert Entwürfe für neue oder bessere Einträge in Ihrer Website-FAQ.

  • Outlook oder Gmail, alternativ ein Ticket-Tool
  • Website-CMS wie WordPress
Preis
ab 990 €
Lieferzeit
5 Werktage

Nächster Schritt

Onboarding-Assistent für neue Mitarbeitende: Angebot innerhalb eines Werktags

Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.

Zwei, drei Sätze reichen. Welche Systeme Sie nutzen, hilft uns beim Angebot.

Antwort mit Angebot innerhalb eines Werktags. Netto, für Unternehmen.

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