Einkauf & Projekte
Angebote verschiedener Lieferanten werden aus dem Postfach gelesen, Positionen, Preise, Lieferzeiten und Konditionen landen in einer einheitlichen Vergleichstabelle. Auffälligkeiten wie fehlende Positionen, abweichende Mengen oder versteckte Zuschläge sind markiert. Die Vergabe entscheiden Sie. Ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen, Betrieb ab 190 € im Monat.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch ein bis zwei Stunden für einen Vergleich, Tippfehler inklusive
Mit der Lösung
Rund 20 Minuten Ihrer Zeit je Vergleich, mit allen Konditionen auf einen Blick
02 Für wen
Sie holen für Material, Ersatzteile oder Dienstleistungen regelmäßig mehrere Angebote ein. Jeder Lieferant schreibt anders, und der eigentliche Vergleich kostet mehr Zeit als die Entscheidung.
Im Handwerk, in der Gastronomie oder bei Hausverwaltungen vergleicht die Chefin oder der Bauleiter Angebote nebenbei. Die Lösung sorgt dafür, dass Fracht und Zahlungsziel nicht untergehen.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse M) | ab 1.490 € |
| Jedes weitere System, etwa Ablage im ERP | + 390 € |
| Angebote auch auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 bis 10 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
3 bis 5 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung beobachtet Ihr Einkaufspostfach. Kommt eine Mail mit Angebot, ordnet sie diese der passenden Anfrage zu, meist über die Anfragenummer im Betreff oder den Lieferantennamen. Passt keine Anfrage, landet die Mail in einer Prüfliste und wird nicht verarbeitet, bis Sie sie zuordnen.
Dann liest ein Sprachmodell das Angebot, egal ob PDF, Word oder Mailtext. Es sucht Positionen, Mengen, Einheiten und Einzelpreise, dazu Lieferzeit, Zahlungsziel, Skonto, Fracht und Zuschläge. Jeder gefundene Wert wird mit der Stelle im Dokument gespeichert.
Im dritten Schritt baut die Lösung die Vergleichstabelle. Sie rechnet Einheiten um, zum Beispiel Stück in Kartons oder Meter in Rollen, wenn die Umrechnung im Angebot steht. Summen und Differenzen rechnet die Tabelle mit festen Formeln, nicht das Sprachmodell. Auffälligkeiten werden farbig markiert: fehlende Positionen, abweichende Mengen, ungewöhnliche Zuschläge oder Lieferzeiten, die Ihren Termin verfehlen.
Fehlen Angaben, schreibt die Lösung einen Rückfragenentwurf an den Lieferanten. Sie lesen ihn und senden ihn selbst. Die Entscheidung über die Vergabe trifft immer ein Mensch.
Vor dem Go-live testen wir mit fünf bis zehn früheren Vergleichen, deren Ergebnis Sie kennen. Die Abnahme erfolgt, wenn die übertragenen Werte die im Klärungstermin vereinbarte Genauigkeit erreichen.
Wenn Sie nur ein paar Mal im Jahr Angebote vergleichen, ist eine gute Excel-Vorlage günstiger und schnell eingerichtet. Auch bei Rahmenverträgen mit festen Preisen gibt es wenig zu vergleichen, weil die Konditionen schon feststehen und nur Mengen abgerufen werden. Und wenn Ihr ERP bereits Angebote strukturiert erfasst, prüfen wir zuerst, ob eine Auswertung dort genügt, bevor wir eine eigene Lösung bauen.
Typischer Ablauf
Ein Hausverwalter fragt bei vier Firmen die Dachreinigung für sechs Objekte an. Drei Angebote kommen als PDF, eines als Mailtext. Die Vergleichstabelle zeigt: Ein Anbieter rechnet pro Objekt, einer pro Quadratmeter, einer verlangt Anfahrt extra, einer hat ein Objekt vergessen. Der Verwalter schickt die vorbereitete Rückfrage und entscheidet zwei Tage später. Das ist ein Szenario, kein Kundenfall.
Messung nach dem Go-live
Zeit je Vergleich
Vom letzten eingegangenen Angebot bis zur fertigen Tabelle, vor und nach dem Go-live gestoppt
Korrekturen je Tabelle
Wie viele übertragene Werte Sie ändern müssen, als Maß für die Genauigkeit
Gefundene Abweichungen
Anzahl markierter Auffälligkeiten, die zu einer Rückfrage oder anderen Entscheidung geführt haben
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur die Angebote zur jeweiligen Anfrage, nicht Ihr gesamtes Postfach. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt.
Freigabe
Die Tabelle ist eine Entscheidungsgrundlage. Rückfragen sind Entwürfe, Vergabe und Bestellung bleiben bei Ihnen.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung überträgt Angebotsdaten in eine Tabelle und markiert Abweichungen. Sie bewertet keine Personen und vergibt keine Aufträge. Nach der KI-Verordnung fällt das in die Klasse mit minimalem Risiko.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Jeder Wert in der Tabelle hat einen Verweis auf die Stelle im Angebot, damit Sie ihn in Sekunden prüfen können. Unsichere Werte, etwa bei schlecht gescannten PDF, werden gelb markiert. Summen rechnet die Tabelle selbst, nicht das Sprachmodell.
Ja, wenn der Scan lesbar ist. Die Lösung erkennt Text in Bildern. Bei schlechter Qualität markiert sie die betroffenen Werte, statt zu raten.
Wenn Ihr ERP eine Schnittstelle oder einen Import hat, ja. Das ist ein weiteres System und kostet 390 € Aufschlag. Im Standard arbeitet die Lösung mit Postfach und Tabelle, damit sie schnell läuft.
Für einen einzelnen Vergleich geht das. Die Lösung lohnt sich, wenn Sie regelmäßig vergleichen: Sie holt die Angebote selbst aus dem Postfach, nutzt immer dieselbe Tabelle, rechnet Einheiten um und hält Ihre Daten in der EU.
Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen die Lösung, reparieren bei Störungen und passen sie an, wenn sich Modelle ändern. Modellkosten laufen über Ihr Konto und sind bei üblichen Mengen gering.
Weiter
Einkauf Klasse XL
Die Lösung liest Ausschreibungen als PDF oder GAEB-Datei, gleicht jede Position mit Ihrem Produktkatalog ab und liefert Lückenreport und Kalkulationsvorlage.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Service Klasse L
Die Lösung liest jede eingehende Mail im Sammelpostfach, ordnet sie einer Kategorie zu, leitet sie an die zuständige Person weiter und legt einen Antwortentwurf bereit.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.