Verwaltung & Finanzen
Die Lösung liest offene Posten aus Ihrem Buchhaltungssystem, erkennt überfällige Rechnungen und schreibt je nach Stufe eine freundliche Erinnerung oder eine Mahnung als Entwurf in Ihr Postfach. Kunden mit Reklamation oder Sondervereinbarung werden markiert. Sie geben jeden Entwurf frei. Ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch ein halber Tag im Monat, oft wird es verschoben und die Liquidität leidet
Mit der Lösung
Rund eine Minute je Erinnerung, Mahnlauf jede Woche statt einmal im Quartal
02 Für wen
Sie stellen jeden Monat viele Rechnungen an unterschiedliche Kunden. Zahlungserinnerungen sind unangenehm und bleiben liegen. Die Lösung sorgt für einen festen Rhythmus, der Ton bleibt freundlich und Ihrer.
Abschläge, Schlussrechnungen und Teilzahlungen machen die Lage unübersichtlich. Die Lösung erkennt Teilzahlungen, erinnert nur an den offenen Rest und legt unklare Fälle zur Prüfung vor.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse M) | ab 1.490 € |
| Jedes weitere Buchhaltungssystem oder Postfach | + 390 € |
| Erinnerungen auch auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 bis 10 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
3 bis 5 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Zu einem festen Zeitpunkt, etwa jeden Montag um 7 Uhr, holt die Lösung die offenen Posten aus Lexware Office oder sevDesk über deren Schnittstellen. Arbeiten Sie mit DATEV oder einem anderen Programm, liest sie eine exportierte Offene-Posten-Liste aus einem vereinbarten Ordner.
Dann folgen feste Regeln, die nicht vom Sprachmodell abhängen: Wie viele Tage ist die Rechnung überfällig? Welche Stufe hat der Kunde zuletzt bekommen, und wann? Gibt es eine Teilzahlung? Steht der Kunde auf der Ausnahmeliste? Aus diesen Regeln ergibt sich die Stufe. Das Sprachmodell schreibt nur den Text, nie die Beträge. Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und offener Rest kommen immer aus Ihren Daten.
Der Entwurf liegt danach im Entwurfsordner Ihres Postfachs, mit der Rechnung als Anhang. Hier sitzt der Freigabeschritt: Sie lesen, ändern bei Bedarf und senden. Fälle mit Reklamation, Teilzahlung oder einer Notiz im Kundenkonto landen in der Prüfliste. Jeder Versand wird mit Datum und Stufe protokolliert, damit die nächste Stufe richtig ansetzt.
Vor dem Go-live laufen die Regeln auf Ihren echten offenen Posten, ohne dass etwas verschickt wird. Sie prüfen die Entwürfe, wir passen Ton und Regeln an. Die Abnahme erfolgt, wenn Stufen und Texte stimmen.
Wenn Sie im Monat nur wenige Rechnungen schreiben und fast alle pünktlich bezahlt werden, reicht ein Blick in die Offene-Posten-Liste. Auch wenn Ihre Kunden alle gleich behandelt werden und die Mahnfunktion Ihres Programms den Ton trifft, brauchen Sie diese Lösung nicht. Sie lohnt sich, wenn Erinnerungen heute liegen bleiben, weil jede einzelne Nachdenken und Nachschauen kostet. Das klären wir vor dem Auftrag.
Typischer Ablauf
Eine Werbeagentur mit zwölf Beschäftigten schreibt rund 60 Rechnungen im Monat. Montags liegen im Postfach der Geschäftsführung fünf Erinnerungsentwürfe. Ein Kunde hat eine Rechnung reklamiert und steht deshalb in der Prüfliste. Vier Entwürfe gehen nach kurzer Durchsicht raus. Das Szenario ist ein Beispiel, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Durchschnittliche Überfälligkeit
Tage zwischen Fälligkeit und Zahlungseingang, aus Ihrem Buchhaltungssystem vor und nach dem Go-live
Zeit je Mahnlauf
Von Ihnen gestoppt, Stichprobe vor und nach dem Go-live
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur die Daten der einzelnen Rechnung. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training.
Freigabe
Jede Erinnerung ist ein Entwurf. Erst Ihr Klick sendet sie an den Kunden.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung schreibt Entwürfe, die ein Mensch freigibt. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko. Die Lösung bewertet keine Kreditwürdigkeit und entscheidet nicht über Kunden.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Die Lösung holt den Zahlungsstand direkt vor jedem Lauf neu. Bei einer Liste als Export sehen Sie im Entwurf, von wann die Daten stammen. Ist die Liste älter als vereinbart, entsteht kein Entwurf, sondern ein Hinweis an Sie.
Nein. Jede Erinnerung ist ein Entwurf, den Sie freigeben. Kunden mit Reklamation, Ratenzahlung oder besonderer Beziehung setzen Sie auf die Ausnahmeliste, dann bekommen sie gar keinen Entwurf.
Wenn Ihre Kanzlei in DATEV bucht, arbeiten wir mit einer regelmäßigen Offene-Posten-Liste als Export. Wie diese Liste zu Ihnen kommt, klären wir mit Ihrer Kanzlei. Eine direkte Anbindung prüfen wir im Klärungstermin.
Viele Programme bringen eine Mahnfunktion mit. Sie lohnt sich, wenn Ihre Kunden gleich behandelt werden sollen. Unsere Lösung ergänzt das, wo Ausnahmen, Teilzahlungen und persönlicher Ton gefragt sind. Wenn die eingebaute Funktion reicht, sagen wir es Ihnen.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen die Anbindungen, reparieren bei Schnittstellenänderungen und passen Texte an, wenn Sie das wünschen. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Weiter
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Vertrieb Klasse S
Offene Angebote geraten nicht mehr in Vergessenheit: Nach Ihren Regeln entstehen Erinnerungen und persönliche Nachfass-Entwürfe, die Sie mit einem Klick senden.
Verwaltung Klasse S
Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Mail, die Ihren Posteingang sortiert: Neues nach Themen, Dringendes zuerst und Mails, die noch auf Ihre Antwort warten.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.