Selbst bauen oder bauen lassen: Wann ein Tool reicht und wann eine Agentur

Werkzeuge wie n8n, Make und Zapier versprechen, dass jeder seine Abläufe selbst automatisieren kann. Das stimmt oft, und dann brauchen Sie keine Agentur. Wir rechnen offen vor, wann Selbstbau günstiger ist, wann nicht, und wofür Sie bei uns eigentlich bezahlen.

Wann reicht ein Tool, das Sie selbst einrichten?

Ein Tool reicht, wenn drei Dinge zusammenkommen. Der Ablauf ist einfach: ein Auslöser, zwei oder drei Schritte, keine Texte, die ein Sprachmodell verstehen oder schreiben muss. Jemand im Haus kennt das Werkzeug oder hat Lust und Zeit, es zu lernen. Und ein Ausfall ist ärgerlich, aber nicht teuer, weil Sie ihn am nächsten Tag bemerken und von Hand nachholen können.

Typische Beispiele: Formulareinträge landen in einer Tabelle, neue Termine erscheinen im Teamchat, Anhänge aus einem Postfach wandern in einen Ordner. So etwas bauen Sie mit Zapier oder Make an einem Nachmittag. Beide haben einen kostenlosen Einstieg, Zapier mit 100 Tasks im Monat, Make mit 1.000 Credits, laut den Preisseiten von Zapier und Make (Stand 28.09.2026). Wer n8n auf einem eigenen Server betreibt, zahlt für die Community Edition keine Lizenz, solange es um den eigenen Betrieb geht, wie die Lizenz-FAQ von n8n beschreibt. Einen Vergleich der drei Werkzeuge finden Sie im Artikel n8n, Make oder Zapier.

Was spricht ehrlich für den Selbstbau?

Selbstbau hat echte Vorteile, und wir verschweigen sie nicht. Das Wissen bleibt im Haus. Wer den Ablauf gebaut hat, versteht ihn und ändert ihn in fünf Minuten, ohne Ticket und ohne Angebot. Sie lernen dabei, was Automatisierung kann und was nicht, und erkennen die nächsten Kandidaten selbst. Und bei einfachen Abläufen ist Selbstbau schlicht günstiger, wie das Rechenbeispiel unten zeigt.

Wenn Ihr Team diesen Weg gehen will, ist eine Schulung oft die bessere Investition als ein Auftrag an uns. Workshops und Anleitungen dazu bietet Jean Hinz persönlich auf jeanhinz.io an. Das ist eine bewusste Trennung: Dort geht es ums Lernen, hier ums fertige Ergebnis.

Welche Kosten entstehen beim Selbstbau wirklich?

Die Lizenz ist selten der große Posten. Teuer ist die Zeit. Sie verteilt sich auf fünf Blöcke: Einarbeitung in Werkzeug und Schnittstellen, also die technischen Zugänge der beteiligten Programme; der eigentliche Bau; Tests mit echten Fällen, gerade wenn ein Sprachmodell Texte schreibt; Fehlerfälle und der Freigabeschritt; und Dokumentation, damit nicht nur eine Person weiß, wie es funktioniert. Danach kommt die Pflege: Schnittstellen ändern sich, Modelle werden abgelöst, Abläufe bleiben still stehen, ohne dass es jemand merkt.

Für den Wert einer internen Stunde nehmen wir die Arbeitskosten des Statistischen Bundesamts. Unternehmen in Deutschland zahlten 2025 im Durchschnitt 45,00 Euro für eine geleistete Arbeitsstunde, im Bereich Information und Kommunikation 58,50 Euro (Pressemitteilung vom 29.04.2026). Das ist ein Durchschnitt, keine Aussage über Ihren Betrieb. Setzen Sie Ihren eigenen Wert ein.

Wie sieht das Rechenbeispiel aus?

Als Beispiel nehmen wir einen Ablauf der Klasse M: Website-Anfragen werden im CRM angelegt, ein Sprachmodell fasst zusammen und schreibt einen Antwortentwurf, der Vertrieb gibt frei. Alle Stundenwerte sind Annahmen, keine Messung. Der interne Stundensatz ist mit 45 € angesetzt, dem Durchschnitt laut Destatis.

Weg	Annahme	Einmalig	Laufend im Monat	Nach 12 Monaten
Selbstbau mit Tool-Erfahrung	30 Stunden Bau, Test, Doku; 2 Stunden Pflege im Monat	1.350 €	90 €	2.430 €
Selbstbau mit Einarbeitung	60 Stunden inklusive Einarbeitung; 3 Stunden Pflege im Monat	2.700 €	135 €	4.320 €
Klasse M plus Betrieb S	1.490 € Festpreis plus 3 Stunden eigene Mitwirkung; Betrieb S	1.625 €	190 €	3.905 €
Klasse M, Betrieb selbst	wie oben; 1 Stunde eigene Kontrolle im Monat	1.625 €	45 €	2.165 €

Die drei Stunden Mitwirkung beim Bauenlassen stehen für Klärungstermin, Testdaten, Abnahme und Übergabe. Kosten für das Werkzeug und das Sprachmodell fehlen in allen vier Zeilen, weil sie in jedem Fall gleich anfallen: Bei unseren Lösungen laufen die Konten auf Ihren Namen.

Was die Kurven zeigen: Wer das Werkzeug schon beherrscht, baut günstiger selbst, auch über zwölf Monate. Wer sich erst einarbeiten muss, liegt schon beim Start über dem Festpreis und bleibt dort. Am günstigsten ist nach etwa sechs Monaten der Weg, bauen zu lassen und selbst zu betreiben, weil ein sauber gebauter und dokumentierter Ablauf wenig Pflege braucht. Rechnen Sie mit 58,50 € je Stunde, steigt der Selbstbau mit Einarbeitung nach zwölf Monaten auf rund 5.600 €, der Weg mit Klasse M und Betrieb S auf rund 3.950 €.

Der Betrieb S ist in reinen Stunden teurer als zwei Stunden eigene Pflege. Dafür kauft man etwas anderes als Stunden, dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Wofür bezahlen Sie beim Bauenlassen eigentlich?

Der Festpreis enthält mehr als den Bau: Klärungstermin, Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit 20 bis 50 echten Fällen, Abnahme mit Protokoll, Kurzanleitung, Runbook und 30 Tage Fehlerbehebung. Sie wissen vorher, was es kostet, und tragen kein Risiko, dass aus 30 Stunden 80 werden. Änderungen außerhalb des Umfangs rechnen wir nur nach schriftlicher Freigabe mit 150 € je Stunde ab.

Beim Betrieb bezahlen Sie nicht für Stunden, sondern für Verantwortung. Wir überwachen den Ablauf mit Alarmierung, reagieren im Tarif S innerhalb eines Werktags und passen an, wenn sich eine Schnittstelle oder ein Modell ändert. Vor allem hängt der Ablauf nicht mehr an einer Person. Beim Selbstbau ist das oft die größte Lücke: Wenn die Kollegin, die ihn gebaut hat, im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, versteht niemand mehr, warum er still steht. Der Betrieb hat drei Monate Mindestlaufzeit, danach ist er monatlich kündbar.

Gibt es einen Weg zwischen Selbstbau und Agentur?

Ja, zwei sogar. Der erste steht schon in der Tabelle: Wir bauen, Sie betreiben. Sie erhalten den Ablauf als Export, die Prompts, also die Anweisungen an das Sprachmodell, als Datei, dazu Runbook und Kurzanleitung. Betrieb bei uns ist ein Angebot, keine Pflicht.

Der zweite Weg geht andersherum: Sie haben selbst gebaut, und der Ablauf ist inzwischen wichtig geworden. Dann prüfen wir im Einzelfall, ob wir ihn in den Betrieb übernehmen können, und sagen vorher, was die Übernahme kostet. Fehlt ein Runbook, schreiben wir es zuerst. So bleibt der Vorteil des Selbstbaus erhalten, ohne dass der Ablauf an einer Person hängt.

Wie entscheiden Sie in fünf Minuten?

Beantworten Sie vier Fragen mit Ja oder Nein. Schreibt oder versteht ein Sprachmodell Texte im Ablauf? Sind mehr als zwei Systeme beteiligt? Kostet ein unbemerkter Ausfall Umsatz oder Ärger mit Kunden? Fehlt im Haus jemand, der das Werkzeug kennt und Zeit dafür hat? Bei null oder einem Ja bauen Sie selbst. Bei zwei oder mehr Ja lohnt sich ein Blick in unseren Katalog: Dort steht für jede Lösung Preis, Lieferzeit und empfohlener Betrieb.

Wenn Sie noch nicht wissen, welcher Ablauf zuerst dran ist, hilft der Artikel Was sich zuerst automatisieren lässt. Alle Leistungen rund um Abläufe finden Sie unter KI-Automatisierung, die Preisstufen auf der Seite Preise.