Verwaltung & Finanzen
Mitarbeitende schicken Belegfotos oder PDFs an eine Mailadresse oder in einen Ordner. Die Lösung liest Datum, Händler, Betrag, Steuer und Kategorie aus, ordnet Belege Reisen zu und bereitet den Export an DATEV, Lexware Office oder sevDesk vor. Die Buchhaltung gibt monatlich frei. Ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch mehrere Stunden im Monat für Team und Buchhaltung, Belege gehen verloren
Mit der Lösung
Rund eine Minute je Beleg für Mitarbeitende, die Buchhaltung prüft statt tippt
02 Für wen
Monteure, Vertrieb oder Servicetechniker sind unterwegs, tanken, übernachten und essen auswärts. Die Belege kommen spät, zerknittert oder gar nicht. Ein Foto direkt nach dem Kauf löst das Problem an der Quelle.
Reisekosten müssen Projekten zugeordnet und oft an Kunden weiterberechnet werden. Die Lösung fragt die Projektnummer mit ab und liefert eine Übersicht je Projekt, die direkt in die Abrechnung geht.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse M) | ab 1.490 € |
| Zusätzlicher Export, etwa an ein Lohnprogramm | + 390 € |
| Belege aus dem Ausland in weiteren Sprachen | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 bis 10 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
3 bis 5 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Der Eingang ist eine eigene Mailadresse oder ein geteilter Ordner. Kommt ein Foto oder PDF an, liest ein Sprachmodell Datum, Händler, Gesamtbetrag, Steuersatz und Zahlungsart aus. Feste Prüfungen, die nicht vom Sprachmodell abhängen, kontrollieren danach, ob Netto und Steuer zum Gesamtbetrag passen und ob derselbe Beleg schon einmal eingereicht wurde.
Die Kategorie, etwa Kraftstoff, Übernachtung, Bahn oder Bewirtung, schlägt die Lösung anhand Ihrer Liste vor. Die Zuordnung zu Reise, Projekt oder Kostenstelle kommt aus dem Betreff der Mail oder aus einer kurzen Rückfrage. Bei Bewirtungen fragt die Lösung nach Anlass und Teilnehmenden, weil diese Angaben sonst am Monatsende fehlen.
Alle Belege eines Monats landen in einer Übersicht je Person, mit Link auf das Original. Hier sitzt der Freigabeschritt: Die Buchhaltung prüft, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Erst dann gehen die Daten mit Belegbild an DATEV Unternehmen online, Lexware Office oder sevDesk. Eine Erstattungsliste für die Lohnabrechnung kann auf Wunsch zusätzlich entstehen.
Vor dem Go-live testen wir mit 30 bis 50 echten Belegen aus Ihrem Betrieb, darunter schlecht lesbare Fotos und Auslandsquittungen. Die Abnahme erfolgt, wenn die vereinbarte Quote richtig erkannter Belege erreicht ist.
Wenn nur zwei oder drei Personen gelegentlich reisen, reicht oft die Belegfunktion Ihres Buchhaltungsprogramms oder die App Ihrer Kanzlei. Auch wer bereits ein Reisekostenprogramm nutzt, braucht diese Lösung meist nicht, sondern höchstens eine Anbindung dieses Programms an die Buchhaltung. Die Lösung lohnt sich, wenn viele Belege von vielen Leuten kommen und heute am Monatsende gesammelt abgetippt werden. Im Zweifel klären wir das vor dem Auftrag.
Typischer Ablauf
Ein Handwerksbetrieb mit acht Monteuren lässt Tank- und Materialbelege per Foto an eine Belegadresse schicken. Die Lösung ordnet jeden Beleg dem Fahrzeug und der Baustelle zu. Am Monatsende prüft die Büroleiterin eine Übersicht und gibt den Export frei. Das Szenario ist ein Beispiel, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Belege mit vollständigen Angaben
Anteil ohne Rückfrage, monatlich aus der Übersicht
Zeit für die Monatsabrechnung
Aufwand der Buchhaltung vor und nach dem Go-live, von Ihnen gestoppt
Anteil unveränderter Vorschläge
Kategorien und Zuordnungen, die ohne Korrektur freigegeben werden
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell sieht nur den einzelnen Beleg. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training.
Freigabe
Erst die Freigabe der Monatsübersicht durch die Buchhaltung löst den Export aus.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung liest Belege und bereitet Daten vor, die Buchhaltung gibt frei. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko. Beschäftigte werden nicht bewertet, es gibt keine Auswertung je Person.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Nein. Ein Foto mit der Kamera und eine Mail an die Belegadresse reichen. Wer lieber einen geteilten Ordner nutzt, legt das Foto dort ab. Wir richten den Eingang ein, den Ihr Team heute schon bedienen kann.
Ja, über die Wege, die DATEV Unternehmen online vorsieht, etwa Upload per Mail oder DATEV Belegtransfer. Welcher Weg passt, stimmen wir mit Ihrer Kanzlei ab. Lexware Office und sevDesk binden wir über deren Schnittstellen an.
Verarbeitet wird nur, was auf dem Beleg steht, und der Name der einreichenden Person. Es gibt keine Auswertung, wer wie viel ausgibt. Wenn Sie einen Betriebsrat haben, bekommen Sie von uns eine Beschreibung der Datenflüsse, mit der Sie ihn früh einbinden können.
Nur nach Regeln, die Sie oder Ihre Kanzlei vorgeben. Wir hinterlegen sie im Klärungstermin, die Lösung wendet sie an und zeigt das Ergebnis in der Übersicht. Die steuerliche Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen Eingang und Export, reparieren bei Schnittstellenänderungen und passen Kategorien an. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto und sind bei Belegmengen kleiner Betriebe gering.
Weiter
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Verwaltung Klasse S
Die Lösung erkennt eingehende Dateien, gibt ihnen einen einheitlichen Namen und legt sie in den richtigen Ordner Ihrer Ablage.
Service Klasse L
Die Lösung liest jede eingehende Mail im Sammelpostfach, ordnet sie einer Kategorie zu, leitet sie an die zuständige Person weiter und legt einen Antwortentwurf bereit.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.