Einkauf & Projekte
Jede Woche entsteht aus Ihrem Aufgaben-Tool und den Projektkanälen in Slack oder Teams ein Statusbericht: erledigt, in Arbeit, verzögert, offene Entscheidungen und Risiken. Die Projektleitung prüft den Entwurf und verschickt ihn. Ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen, Betrieb ab 190 € im Monat.
01 Vorher und nachher
Heute
Oft ein bis zwei Stunden je Projekt und Woche, bei knapper Zeit fällt der Bericht aus
Mit der Lösung
Rund 15 Minuten je Projekt und Woche, Berichte kommen pünktlich und gleich aufgebaut
02 Für wen
Sie steuern drei bis zehn Projekte parallel und sollen jede Woche berichten. Die Zeit dafür fehlt Ihnen genau in den Wochen, in denen der Bericht am wichtigsten wäre.
Ihre Kunden erwarten regelmäßig einen Stand. Der Bericht soll professionell aussehen und sich nicht wie eine Liste aus dem Aufgaben-Tool lesen.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse M) | ab 1.490 € |
| Jedes weitere System, etwa ein zweites Aufgaben-Tool oder Mail | + 390 € |
| Berichte auch auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 bis 10 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
3 bis 5 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung läuft zu einem festen Zeitpunkt, zum Beispiel jeden Freitagmorgen. Zuerst liest sie aus Notion, Asana oder Jira alle Aufgaben der freigegebenen Projekte: Status, Termine, Änderungen seit dem letzten Bericht. Die Zugriffsrechte sind nur lesend.
Danach liest sie die Nachrichten der Woche aus den freigegebenen Projektkanälen in Slack oder Microsoft Teams. Ein Sprachmodell sucht darin Entscheidungen, offene Fragen und genannte Probleme, etwa „Freigabe vom Kunden fehlt noch“. Direktnachrichten und private Kanäle bleiben außen vor.
Im dritten Schritt führt die Lösung beides zusammen und füllt Ihre Berichtsvorlage: Was ist erledigt, was läuft, was ist verzögert, welche Entscheidungen stehen aus, welche Risiken zeichnen sich ab. Jede Aussage verweist auf die Aufgabe oder Nachricht, aus der sie stammt. Überfällige Termine kommen direkt aus dem Aufgaben-Tool, nicht aus dem Sprachmodell.
Der Freigabeschritt liegt bei der Projektleitung. Sie bekommt den Entwurf als Dokument oder Nachricht, ergänzt ihre Einschätzung und verschickt ihn an Geschäftsführung oder Kunden. Automatisch verschickt wird nichts.
Getestet wird mit zwei echten Projekten über zwei Berichtszyklen. Die Projektleitung bewertet die Entwürfe, wir passen Vorlage und Regeln an. Abnahme ist, wenn die Entwürfe die im Klärungstermin vereinbarte Qualität erreichen.
Wenn Sie ein einziges Projekt mit kleinem Team steuern, ist ein kurzer Bericht von Hand schneller eingerichtet und genauso gut. Auch ohne festen Empfänger für den Bericht bringt die Lösung wenig. Wenn Aufgaben nicht im Tool, sondern in Köpfen und Mails stehen, fehlt die Grundlage für einen guten Bericht. Dann lohnt zuerst ein sauberes Aufgaben-Tool, und die Lösung folgt, wenn das Team es nutzt.
Typischer Ablauf
Eine Webagentur betreut acht Kundenprojekte in Asana und bespricht Details in Slack. Jeden Freitag um 10 Uhr liegen acht Berichtsentwürfe bei den Projektleitungen. Im Bericht für einen Onlineshop steht: Zahlungsanbindung erledigt, Texte verzögert, Entscheidung zur Versandlogik offen seit Dienstag. Die Projektleiterin ergänzt einen Satz und schickt den Bericht an den Kunden. Das ist ein Szenario, kein Kundenfall.
Messung nach dem Go-live
Zeit je Bericht
Von der Freigabe des Entwurfs bis zum Versand, von der Projektleitung notiert
Pünktlichkeit der Berichte
Anteil der Wochen, in denen der Bericht zum vereinbarten Tag verschickt wurde
Änderungen am Entwurf
Wie viel die Projektleitung ergänzt oder streicht, als Maß für die Qualität
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Die Lösung liest nur freigegebene Projekte und Kanäle, keine Direktnachrichten. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt.
Freigabe
Jeder Bericht ist ein Entwurf. Die Projektleitung prüft, ergänzt und verschickt ihn selbst.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung fasst den Stand von Projekten zusammen, die Projektleitung gibt jeden Bericht frei. Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung erfasst Systeme, die Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwachen oder bewerten. Deshalb berichtet die Lösung über Aufgaben und Meilensteine, nicht über einzelne Personen. So eingesetzt fällt sie nach unserer Einschätzung in die Klasse mit minimalem Risiko.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Notion, Asana und Jira bieten dokumentierte Schnittstellen, über die wir Aufgaben lesen. Für Slack und Microsoft Teams gilt das ebenso. Andere Tools binden wir an, sofern Schnittstelle oder Export vorhanden ist. Das klären wir vor dem Auftrag.
Nein. Der Bericht beschreibt den Stand des Projekts, nicht die Leistung einzelner Personen. Namen erscheinen nur, wo sie als Zuständige an einer Aufgabe stehen. Wenn Sie einen Betriebsrat haben, informieren Sie ihn früh, denn technische Einrichtungen können unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fallen.
Dann zeigt der Bericht genau das: Aufgaben ohne Status oder mit überfälligem Termin werden hervorgehoben. Viele Teams pflegen ihre Aufgaben besser, sobald der Bericht darauf aufbaut.
Nein. Sie liest nur Projektkanäle, die Sie freigeben. Direktnachrichten und private Kanäle sind ausgeschlossen.
Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen die Anbindungen, reparieren, wenn sich eine Schnittstelle ändert, und passen die Vorlage bei Modelländerungen an. Modellkosten laufen über Ihr Konto.
Weiter
Wissen Klasse M
Nach der Besprechung liegt ein Protokollentwurf mit Beschlüssen und Aufgaben vor, nach Ihrer Freigabe stehen die Aufgaben im Aufgaben-Tool.
Verwaltung Klasse S
Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Mail, die Ihren Posteingang sortiert: Neues nach Themen, Dringendes zuerst und Mails, die noch auf Ihre Antwort warten.
Wissen Klasse XL
Ihr Team fragt in Teams, Slack oder im Browser und bekommt Antworten aus Ihren Dokumenten, mit Quelle und nur aus dem, was es sehen darf.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.