Branche: Eventlocations
Für Eventlocations, Tagungshäuser und Caterer bauen wir KI-Lösungen, die Veranstaltungsanfragen erfassen, fehlende Angaben nachfragen, Verfügbarkeit prüfen und Angebote aus Ihrer Preisliste vorbereiten. Ihr Team prüft und sendet. Die Anfragebearbeitung kostet ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen, das Nachfassen bei offenen Optionen ab 990 € netto.
01 Typische Vorgänge
„Wir suchen eine Location für unsere Weihnachtsfeier“ ist eine typische Anfrage. Datum, Gästezahl, Budget, Catering und Technik fehlen. Bevor ein Angebot entstehen kann, braucht es eine Rückfrage, oft zwei. Wer zuerst ein klares Angebot schickt, bekommt häufig den Zuschlag.
Passt die Gästezahl in den Saal, ist die Dachterrasse an dem Tag frei, reicht der Raum für Bankett oder nur für Stehempfang? Die Antworten stehen im Belegungskalender und in der Raumliste, werden aber für jede Anfrage von Hand zusammengesucht.
Raummiete, Getränkepauschale, Menü, Technik, Personal, Mindestumsatz, Saisonpreise: Ein Veranstaltungsangebot hat viele Bausteine. Es wird aus dem letzten ähnlichen Angebot kopiert, und dabei rutschen alte Preise oder falsche Kapazitäten durch.
Kunden reservieren einen Termin als Option und melden sich dann nicht mehr. Läuft die Option ab, ohne dass jemand nachfragt, bleibt ein gefragter Termin blockiert oder geht ungenutzt verloren.
Bei Besichtigung und Planungsgespräch werden Wünsche zu Ablauf, Menü und Technik besprochen. Die Notizen landen auf Papier oder im Kopf und erreichen CRM, Küche und Technik unvollständig.
Für größere Veranstaltungen kommen Angebote von Technikverleih, Floristen oder Getränkelieferanten in unterschiedlichen Formaten. Vergleichen heißt abtippen, und Zuschläge für Auf- und Abbau fallen erst auf der Rechnung auf.
Parkplätze, Barrierefreiheit, Anfahrt, Kapazitäten und Sperrzeiten: Viele Fragen ließen sich auf der Website beantworten, landen aber als Mail oder Anruf im Veranstaltungsbüro.
02 Aus dem Katalog
Service Klasse L
Die Lösung liest Veranstaltungsanfragen, erfasst Datum, Gästezahl und Budget, prüft den Belegungskalender und legt einen Angebotsentwurf zur Freigabe vor.
Vertrieb Klasse L
Aus einer Kundenanfrage, Ihrer Preisliste und Ihrer Vorlage entsteht ein vollständiger Angebotsentwurf mit internem Prüfblatt, den Sie freigeben und versenden.
Vertrieb Klasse S
Offene Angebote geraten nicht mehr in Vergessenheit: Nach Ihren Regeln entstehen Erinnerungen und persönliche Nachfass-Entwürfe, die Sie mit einem Klick senden.
Vertrieb Klasse M
Nach jedem Kundentermin stehen Zusammenfassung, nächste Schritte und Aufgaben im CRM, und ein Entwurf der Follow-up-Mail wartet auf Ihre Freigabe.
Einkauf Klasse M
Die Lösung liest Angebote aus dem Postfach, überträgt Preise und Konditionen in eine einheitliche Vergleichstabelle und markiert, was auffällt.
Service Klasse L
Ein Assistent auf Ihrer Website beantwortet Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten und Preisen aus freigegebenen Inhalten und übergibt an einen Menschen, wenn er an seine Grenze kommt.
Vertrieb Klasse M
Neue Bewertungen bei Google, Booking.com und Tripadvisor bekommen einen Antwortentwurf in der Tonalität Ihres Hauses, kritische Bewertungen gehen sofort an die Verantwortlichen.
Veranstaltungsvertrieb ist Detailarbeit unter Zeitdruck. Eine Anfrage für eine Firmenfeier kommt oft parallel bei mehreren Locations an, und die Entscheidung fällt häufig für das erste vollständige und klare Angebot. Gleichzeitig ist kaum eine Anfrage vollständig. Zwischen Eingang und Angebot liegen Rückfragen, ein Blick in den Belegungskalender, das Zusammensetzen von Raum, Catering und Technik und das Prüfen der Preisregeln.
Diese Arbeit bleibt an wenigen Menschen hängen, die nebenbei Besichtigungen führen, Veranstaltungen betreuen und am Abend selbst vor Ort sind. Wir kennen das aus dem Umfeld unseres Gründers bei der Mignon-Gruppe in Hamburg. Dort zeigt sich, dass der größte Hebel selten im Formulieren liegt, sondern im Vervollständigen und Zuordnen: Welche Angaben fehlen, welcher Raum passt, welche Preisregel gilt.
Unsere Lösungen setzen deshalb bei der Struktur an. Die KI liest Anfragen und schreibt Entwürfe. Belegung, Kapazitäten und Preise kommen aus Ihren Systemen und Listen, und Rechenregeln stehen fest im Ablauf. So steht in keinem Angebot ein Preis, den es bei Ihnen nicht gibt.
Der naheliegende erste Schritt ist die Anfragebearbeitung für Eventlocations: erfassen, nachfragen, Verfügbarkeit prüfen, Angebotsentwurf, ab 2.490 € netto in 10 bis 15 Werktagen. Wenn Ihre Anfragen schon strukturiert über ein Formular kommen und nur das Angebot Zeit kostet, reicht der Angebots-Generator zum selben Preis. Das Nachfassen bei offenen Angeboten und Optionen ab 990 € netto ist der günstigste Einstieg und in 5 Werktagen fertig.
Ergänzend bringen die Gesprächsnotizen im CRM Besichtigungen und Planungsgespräche vollständig ins System, der Vergleich von Lieferantenangeboten ordnet Angebote von Technik und Dienstleistern, und der Website-Assistent beantwortet Fragen zu Kapazität und Anfahrt, bevor sie ins Postfach kommen.
Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie beginnen sollen, klärt der Prozess-Scan für 490 € die Reihenfolge. Er wird auf einen Folgeauftrag ab 1.490 € angerechnet.
Wir verkaufen keine Veranstaltungen und ersetzen kein Veranstaltungsbüro. Wir reservieren nichts verbindlich und senden keine Angebote ohne Freigabe. Wir versprechen keine höhere Auslastung, denn die hängt an Lage, Räumen, Preis und Service. Wenn Ihre Preise frei verhandelt werden und es keine Preisliste gibt, sagen wir Ihnen, dass zuerst eine saubere Anfrageerfassung ins CRM kommt und die Angebotsvorbereitung später.
Aus dem Umfeld unseres Gründers
Jean Hinz, Gründer der KI Agentur, ist Marketing- und KI-Manager der Mignon-Gruppe in Hamburg, zu der mehrere Eventlocations gehören. In dieser Rolle arbeitet er mit Veranstaltungsanfragen, Angeboten und Vertriebsabläufen und baut dort Werkzeuge, die Anfragen und Angebote vorbereiten. Diese Erfahrung steckt in den Katalog-Lösungen für Eventlocations. Es handelt sich nicht um eine Kundenreferenz der Agentur. Interne Details und Zahlen nennen wir nicht.
Systeme, die wir anbinden
Datenschutz in dieser Branche
03 Fragen
Fehlen Datum, Gästezahl oder Anlass, entsteht eine kurze Rückfrage als Entwurf. Kommt die Antwort, wird der Datensatz im CRM ergänzt und der Angebotsentwurf erstellt. Ihr Team sieht jederzeit, welche Anfragen auf Rückmeldung warten.
Preise kommen immer aus Ihrer Preisliste, nie aus dem Sprachmodell. Eine feste Regel rechnet Pakete, Pauschalen und Mindestumsätze. Sonderpreise und Rabatte setzt Ihr Team im Entwurf selbst.
Ja, wenn die Regeln festgeschrieben sind: Wochentag, Saison, Mindestumsatz, Kapazität je Bestuhlung. Was bisher nur im Kopf einer Person existiert, schreiben wir im Klärungstermin gemeinsam auf. Das ist oft schon für sich ein Gewinn.
Google Kalender und Outlook binden wir direkt an, Location-Software, sofern sie eine Schnittstelle oder einen Export bietet. Das prüfen wir vor dem Auftrag. Jedes weitere System kostet 390 € Aufschlag, zum Beispiel ein zweiter Kalender für ein weiteres Haus.
Mit dem Nachfassen bei offenen Angeboten ab 990 € netto, Lieferung in 5 Werktagen. Die Lösung prüft täglich Ihre offenen Deals und legt nach Ihren Regeln einen persönlichen Nachfass-Entwurf an, etwa einige Tage vor Ablauf der Option, sofern das Ablaufdatum im CRM steht. Gesendet wird nach Ihrer Freigabe.
Für eine Lösung empfehlen wir Betrieb S für 190 € im Monat, für bis zu drei Lösungen Betrieb M für 490 € im Monat, jeweils mit drei Monaten Mindestlaufzeit. Enthalten sind Überwachung, Fehlerbehebung und Anpassung bei Schnittstellenänderungen. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.