Einkauf & Projekte
Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse aus Mail, PDF oder GAEB-Datei werden automatisch gelesen, jede Position wird mit Ihrem Produktkatalog abgeglichen. Sie erhalten einen Lückenreport mit offenen Fragen und eine vorbefüllte Kalkulationsvorlage in Excel, die Ihr Vertrieb prüft. Festpreis ab 4.900 € netto, Lieferung in 15 bis 25 Werktagen, Betrieb ab 490 € im Monat.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch ein bis zwei Arbeitstage je Ausschreibung, manche werden aus Zeitmangel gar nicht bearbeitet
Mit der Lösung
Rund ein bis zwei Stunden Prüfarbeit statt ein bis zwei Tage Lesearbeit
02 Für wen
Sie liefern Behälter, Anlagen, Bauteile oder Haustechnik und bekommen Ausschreibungen von Planungsbüros und Bauunternehmen. Die Hälfte der Arbeit ist Suchen: Welche Position betrifft uns, welcher Artikel passt, wo weicht die Anforderung ab.
Ihr Team kann nicht jede Ausschreibung gründlich lesen und entscheidet nach Bauchgefühl, welche es bearbeitet. Die Lösung zeigt schnell, wie gut eine Ausschreibung zu Ihrem Sortiment passt.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse XL) | ab 4.900 € |
| Jedes weitere System, etwa Ihr ERP oder Kalkulationsprogramm | + 390 € |
| Ausschreibungen auch auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 3 bis 5 Wochen ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
2 bis 4 Wochen
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Eine Ausschreibung kommt per Mail oder wird hochgeladen. Die Lösung erkennt, ob es sich um ein PDF, ein Word-Dokument oder eine GAEB-Datei handelt. GAEB-Dateien sind strukturiert und lassen sich direkt einlesen. Bei PDF liest ein Sprachmodell den Text und zerlegt ihn in Positionen mit Ordnungszahl, Kurztext, Langtext, Menge und Einheit.
Im zweiten Schritt vergleicht die Lösung jede Position mit Ihrem Produktkatalog. Sie sucht nach technischen Kennwerten statt nach Wörtern: Eine „Absperrklappe DN 100, Edelstahl“ findet den passenden Artikel auch dann, wenn Ihr Katalog ihn anders benennt. Jede Position bekommt einen Status: passt, passt mit Abweichung oder kein Treffer, jeweils mit Begründung.
Daraus entstehen drei Ergebnisse. Der Lückenreport listet fehlende Angaben und Abweichungen. Der Rückfragenentwurf formuliert daraus Fragen an die ausschreibende Stelle. Die Kalkulationsvorlage übernimmt Artikel und Mengen in Ihre Excel-Struktur, die Preise rechnet Ihre eigene Logik.
Der Freigabeschritt liegt bei Ihrem Vertrieb. Er prüft die markierten Positionen, korrigiert Zuordnungen und entscheidet, ob und wie angeboten wird. Korrekturen fließen als Beispiele in den Abgleich zurück.
Getestet wird mit fünf bis zehn abgeschlossenen Ausschreibungen, deren richtige Auswertung Sie kennen. Abgenommen wird, wenn die im Klärungstermin vereinbarte Trefferquote erreicht ist.
Wenn Sie nur wenige Ausschreibungen im Jahr bearbeiten, rechnet sich der Festpreis kaum. Dann ist ein Prozess-Scan für 490 € der bessere Anfang, um andere Kandidaten zu finden. Auch wenn Ihr Sortiment aus wenigen Standardartikeln besteht, ist der Abgleich schnell von Hand gemacht. Die Lösung lohnt sich, wenn regelmäßig umfangreiche Leistungsverzeichnisse kommen und Ihr Katalog groß genug ist, dass das Suchen die meiste Zeit kostet.
Aus einem laufenden Projekt
In einem laufenden Projekt mit einem Hersteller aus dem produzierenden Mittelstand ist diese Lösung in der Testphase.
Messung nach dem Go-live
Bearbeitungszeit je Ausschreibung
Vom Eingang bis zur geprüften Kalkulationsvorlage, vor und nach dem Go-live gestoppt
Trefferquote im Abgleich
Anteil der Positionen, bei denen Ihr Team den vorgeschlagenen Artikel übernimmt
Bearbeitete Ausschreibungen je Monat
Anzahl der ausgewerteten Ausschreibungen im Vergleich zu vorher
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält die jeweilige Ausschreibung und die passenden Katalogauszüge, nicht Ihre Preislisten. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt.
Freigabe
Die Lösung liefert Vorschläge. Welche Position Sie anbieten, zu welchem Preis und welche Rückfrage rausgeht, entscheidet Ihr Team.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung wertet Dokumente aus und bereitet Kalkulationen vor. Sie bewertet keine Personen, und über jedes Angebot entscheidet Ihr Team. Nach der KI-Verordnung fällt das in die Klasse mit minimalem Risiko.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
GAEB ist das Datenaustauschformat im Bauwesen, benannt nach dem Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Üblich ist heute GAEB DA XML mit Phasen wie X83 für die Angebotsaufforderung und X84 für die Angebotsabgabe. Die Lösung liest GAEB-Dateien und PDF. Ob eine Rückgabe als X84 sinnvoll ist, klären wir im Klärungstermin.
So genau wie Ihr Katalog. Die Lösung vergleicht technische Kennwerte wie Volumen, Material oder Druckstufe und nennt bei jedem Treffer die Begründung. Unsichere Treffer werden markiert. Vor der Abnahme messen wir die Trefferquote an Ausschreibungen, deren richtiges Ergebnis Sie kennen.
Nein. Die Kalkulationsvorlage enthält Artikel und Mengen. Preise, Zuschläge und Rabatte kommen aus Ihrer Excel-Logik oder Ihrem System, nie aus dem Sprachmodell.
Weil jede Branche eigene Leistungsverzeichnisse schreibt und jeder Katalog anders aufgebaut ist. Der größte Teil der Lieferzeit ist die Abstimmung des Abgleichs auf Ihre Produkte und der Test mit echten Ausschreibungen.
Betrieb M für 490 € im Monat. Er enthält Monitoring, Fehlerbehebung, zwei Stunden Anpassungen im Monat, etwa für neue Produktlinien, und einen Monatsreport.
Weiter
Vertrieb Klasse L
Aus einer Kundenanfrage, Ihrer Preisliste und Ihrer Vorlage entsteht ein vollständiger Angebotsentwurf mit internem Prüfblatt, den Sie freigeben und versenden.
Einkauf Klasse M
Die Lösung liest Angebote aus dem Postfach, überträgt Preise und Konditionen in eine einheitliche Vergleichstabelle und markiert, was auffällt.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Ihre Verträge aus, trägt Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner in eine Übersicht ein und erinnert rechtzeitig vor jedem Kündigungstermin.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.