Branche: Industrie & Produktion
Weniger Suchen und Abtippen in Vertriebsinnendienst und Einkauf: Für Maschinen- und Anlagenbauer, Zulieferer und Hersteller mit technischem Katalog bauen wir KI-Lösungen, die Leistungsverzeichnisse mit Ihrem Katalog abgleichen, Lieferantenangebote vergleichen und Angebotsentwürfe vorbereiten. Ihr Team entscheidet. Lieferantenvergleich ab 1.490 € netto in 5 bis 10 Werktagen, Ausschreibungsauswertung ab 4.900 € netto in 15 bis 25 Werktagen.
01 Typische Vorgänge
Ein Leistungsverzeichnis kommt als PDF oder GAEB-Datei, und nur ein Teil der Positionen betrifft Ihr Sortiment. Jemand aus Vertrieb oder Technik liest, markiert und sucht passende Artikel in Katalog und Datenblättern. Bei knapper Abgabefrist bleibt manche Ausschreibung unbearbeitet.
Ersatzteile, Standardbaugruppen, Wartung und Nachbestellungen folgen festen Preisen und Regeln. Trotzdem setzt der Innendienst jedes Angebot aus Preisliste, ERP und einem alten Angebot neu zusammen, und Rabattfreigaben laufen über Zuruf.
Für Zukaufteile, Halbzeug oder Dienstleistungen kommen mehrere Angebote mit jeweils eigenem Aufbau. Preise, Staffeln, Lieferzeiten, Fracht und Zahlungsziele werden von Hand in eine Tabelle übertragen, bevor überhaupt verglichen werden kann. Abweichende Einheiten fallen spät auf.
Rahmenverträge mit Lieferanten, Wartungsverträge für Anlagen, Leasing und IT-Verträge liegen verteilt in Ordnern und Postfächern. Die Kündigungsfrist kennt, wer den Vertrag damals verhandelt hat. Verstreicht sie, läuft der Vertrag zu alten Konditionen weiter.
Kunden melden Störungen, fragen nach Ersatzteilen oder Wartungsterminen. Im Ticket-Tool landet alles in derselben Liste. Ob beim Kunden eine Anlage steht oder jemand eine Betriebsanleitung sucht, sieht das Team erst nach dem Öffnen.
Qualitätshandbuch, Arbeitsanweisungen, Prüfvorschriften und Erfahrungen aus früheren Projekten liegen in SharePoint, auf Laufwerken und bei langjährigen Kollegen. Neue Mitarbeitende stellen dieselben Fragen, und die Antwort hängt davon ab, wen sie gerade erwischen.
Neue Produkte, geänderte Leistungsangebote oder Stellenanzeigen von Wettbewerbern bemerkt der Vertrieb zufällig, auf einer Messe oder durch einen Kunden. Eine regelmäßige Beobachtung gibt es selten, weil niemand die Zeit dafür hat.
02 Aus dem Katalog
Einkauf Klasse XL
Die Lösung liest Ausschreibungen als PDF oder GAEB-Datei, gleicht jede Position mit Ihrem Produktkatalog ab und liefert Lückenreport und Kalkulationsvorlage.
Einkauf Klasse M
Die Lösung liest Angebote aus dem Postfach, überträgt Preise und Konditionen in eine einheitliche Vergleichstabelle und markiert, was auffällt.
Vertrieb Klasse L
Aus einer Kundenanfrage, Ihrer Preisliste und Ihrer Vorlage entsteht ein vollständiger Angebotsentwurf mit internem Prüfblatt, den Sie freigeben und versenden.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Ihre Verträge aus, trägt Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner in eine Übersicht ein und erinnert rechtzeitig vor jedem Kündigungstermin.
Service Klasse M
Jedes neue Ticket bekommt automatisch Kategorie und Dringlichkeit, dazu eine interne Notiz mit passenden Artikeln aus Ihrer Wissensbasis.
Wissen Klasse XL
Ihr Team fragt in Teams, Slack oder im Browser und bekommt Antworten aus Ihren Dokumenten, mit Quelle und nur aus dem, was es sehen darf.
Vertrieb Klasse L
Ein KI-Agent beobachtet öffentliche Quellen Ihrer Wettbewerber und schickt Ihnen jede Woche einen kurzen Bericht, was sich bei Angeboten, Preisen, Stellen und News verändert hat.
In Maschinenbau, Anlagenbau und Zulieferindustrie entsteht viel Arbeit vor dem ersten Span. Der Vertriebsinnendienst liest Anfragen und Leistungsverzeichnisse, sucht Artikel und Varianten, rechnet und schreibt Angebote. Der Einkauf fragt an, sammelt Angebote und vergleicht. Für beides braucht es Fachwissen, und trotzdem besteht ein großer Teil der Arbeit aus Lesen, Suchen und Abtippen.
Am deutlichsten wird das bei Ausschreibungen. Ein Leistungsverzeichnis aus einem Planungsbüro beschreibt Anforderungen in eigener Sprache, nicht in der Sprache Ihres Katalogs. Wer prüft, ob eine Position passt, vergleicht Kennwerte wie Nennweite, Werkstoff, Leistung oder Schutzart mit Datenblättern. Das dauert, und bei knapper Frist entscheidet am Ende das Bauchgefühl, welche Ausschreibung überhaupt bearbeitet wird.
Die Auswertung von Ausschreibungen haben wir in einem Projekt im produzierenden Mittelstand in der Testphase. Für alle unsere Lösungen in dieser Branche gilt derselbe Grundsatz: Das Sprachmodell liest und ordnet zu. Wo gerechnet wird, rechnen feste Regeln. Entscheidungen trifft Ihr Team. Bei Ausschreibungen nennt jeder Treffer seine Begründung, im Lieferantenvergleich und bei Verträgen hat jeder übertragene Wert eine Fundstelle im Dokument. Unsichere Zuordnungen sind markiert, statt geraten zu werden.
Wenn regelmäßig umfangreiche Leistungsverzeichnisse kommen und Ihr Katalog groß genug ist, dass das Suchen die meiste Zeit kostet, beginnen Sie mit der Auswertung von Ausschreibungen. Sie liefert Lückenreport, Rückfragenentwurf und eine vorbefüllte Kalkulationsvorlage, ab 4.900 € netto in 15 bis 25 Werktagen. Für Standardangebote mit Preisliste, etwa Ersatzteile oder Wartung, passt der Angebots-Generator ab 2.490 € netto, mit internem Prüfblatt für Abweichungen von der Preisliste.
Im Einkauf ist der Vergleich von Lieferantenangeboten ab 1.490 € netto in 5 bis 10 Werktagen der schnellste Einstieg. Die Erfassung von Vertragsdaten und Fristen ab 2.490 € netto bringt Rahmen-, Wartungs- und Leasingverträge in eine Übersicht und erinnert vor jedem Kündigungstermin.
Im Service ordnet die Ticket-Klassifikation ab 1.490 € netto Störungsmeldungen und Ersatzteilanfragen nach Ihren Regeln ein. Wer Wissen aus Handbüchern und Arbeitsanweisungen zugänglich machen will, baut den internen Wissensassistenten ab 4.900 € netto, mit Quellenangabe und den Zugriffsrechten aus SharePoint oder Google Drive. Die Wettbewerbsbeobachtung ab 2.490 € netto schickt jede Woche einen kurzen Bericht über Veränderungen bei Ihren Wettbewerbern, mit Quellenlink zu jeder Aussage.
Wenn mehrere Abteilungen Bedarf anmelden, klärt der Prozess-Scan für 490 € die Reihenfolge. Den Betrag rechnen wir auf einen Folgeauftrag ab 1.490 € an.
Wir kalkulieren keine Preise, geben keine Angebote ab und vergeben keine Aufträge. Wir pflegen weder Ihren Produktkatalog noch Ihre Stammdaten im ERP, und der Abgleich ist nur so gut wie beide. Wir versprechen keine höhere Zuschlagsquote, denn die hängt an Preis, Technik und Lieferfähigkeit. Wir ersetzen kein ERP und kein Dokumentenmanagementsystem. Was wir liefern, sind Auswertungen und Entwürfe, die Ihr Team schneller prüft, als es sie selbst erstellen würde. Und wenn Ihre Zahl an Ausschreibungen den Festpreis nicht trägt, sagen wir Ihnen das vor dem Auftrag.
Typischer Ablauf
Ein Beispiel ohne Kundenbezug: Ein Maschinenbauer fragt Drehteile für eine neue Baugruppe bei vier Lieferanten an. Drei Angebote kommen als PDF, eines als Mailtext. Am nächsten Morgen liegt im Einkauf eine Vergleichstabelle. Ein Lieferant rechnet je 100 Stück, einer berechnet Rüstkosten extra, einer nennt eine Lieferzeit, die den Montagetermin verfehlt. Beim vierten fehlt eine Position, dafür liegt ein Rückfragenentwurf bereit. Der Einkäufer prüft die Markierungen, schickt die Rückfrage und entscheidet.
Systeme, die wir anbinden
Datenschutz in dieser Branche
03 Fragen
Ja. Die Ausschreibungsauswertung liest GAEB-Dateien, etwa in der Phase X83 für die Angebotsaufforderung, und PDF. GAEB-Dateien sind strukturiert und lassen sich direkt einlesen, bei PDF zerlegt ein Sprachmodell den Text in Positionen mit Ordnungszahl, Kurztext, Langtext, Menge und Einheit. Ob eine Rückgabe als X84 sinnvoll ist, klären wir im Klärungstermin.
Die Auswertung von Ausschreibungen haben wir in einem Projekt mit einem Hersteller aus dem produzierenden Mittelstand in der Testphase. Den Namen des Herstellers und Einzelheiten aus dem Projekt nennen wir nicht. Für die übrigen Lösungen auf dieser Seite beschreiben wir typische Abläufe, keine Kundenfälle.
Nein. Preise, Zuschläge und Rabatte kommen aus Ihrer Preisliste, Ihrer Excel-Logik oder Ihrem ERP, nie aus dem Sprachmodell. Die Vergleichstabelle im Einkauf ist eine Entscheidungsgrundlage. Welche Position Sie anbieten und welcher Lieferant den Auftrag bekommt, entscheidet Ihr Team.
Im Standard arbeiten unsere Lösungen mit Postfach, Excel und Ablage, damit sie schnell laufen. Eine Anbindung an SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder ein anderes ERP prüfen wir vor dem Auftrag für Ihr System und Ihre Berechtigungen. Die Anbindung eines ERP zählt als weiteres System und kostet 390 € Aufschlag.
Wenn der Einkauf viel abtippt, der Vergleich von Lieferantenangeboten ab 1.490 € netto in 5 bis 10 Werktagen. Kommen regelmäßig umfangreiche Leistungsverzeichnisse, lohnt die Ausschreibungsauswertung ab 4.900 € netto in 15 bis 25 Werktagen. Wenn die Reihenfolge unklar ist, hilft der Prozess-Scan für 490 €, den wir auf einen Folgeauftrag ab 1.490 € anrechnen.
Für Ausschreibungsauswertung, Wissensassistent und Wettbewerbsbeobachtung empfehlen wir Betrieb M für 490 € im Monat, mit Anpassungen etwa für neue Produktlinien. Betrieb M deckt bis zu drei Lösungen ab. Für eine einzelne kleinere Lösung reicht Betrieb S für 190 € im Monat. Mindestlaufzeit jeweils drei Monate, Modellkosten über Ihr eigenes Konto.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.