Branche: Hotels & Gastronomie
Für Hotels, Pensionen und Restaurants bauen wir KI-Lösungen, die Gästefragen, Bewertungen sowie Zimmer- und Bankettanfragen vorbereiten. Daten kommen aus Ihrer Hotelsoftware, jede Antwort an Gäste geben Sie frei. Gästekommunikation und Bewertungsantworten kosten ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Den Einstieg bildet auf Wunsch ein Prozess-Scan für 490 €.
01 Typische Vorgänge
Wo parke ich, bis wann ist der Check-in, darf der Hund mit, gibt es ein Kinderbett? Diese Fragen kommen täglich und werden an der Rezeption jedes Mal neu getippt. Die Antworten stehen längst irgendwo, nur nicht dort, wo die Person am Telefon gerade nachsehen kann.
Nicht jede Buchung läuft über die Buchungsmaschine. Gruppen, Stammgäste und Firmen schreiben eine Mail, oft mit Sonderwünschen. Jemand prüft Verfügbarkeit in der Hotelsoftware, rechnet den Preis und formuliert ein Angebot. Kommt die Antwort erst am nächsten Tag, hat der Gast oft schon woanders gebucht.
Künftige Gäste lesen, wie Sie antworten. Trotzdem bleiben viele Bewertungen unbeantwortet, weil im Tagesgeschäft keine Ruhe dafür ist. Kritische Bewertungen landen dann ohne Rückmeldung bei der Direktion.
Anfragen für Weihnachtsfeiern, Tagungen oder Hochzeiten sind selten vollständig. Datum, Gästezahl, Budget und Technik müssen nachgefragt werden, bevor ein Angebot entsteht. Die zuständige Person steht oft selbst im Service.
Stellenanzeigen für Service, Küche und Housekeeping werden jedes Jahr neu geschrieben. Bewerbungen kommen per Mail, per Portal und per Telefon und werden in keiner einheitlichen Form erfasst.
Getränke, Lebensmittel, Wäscherei, Handwerker: Im Monat kommen viele Rechnungen, als PDF oder als E-Rechnung. Sie werden geöffnet, geprüft, weitergeleitet und für die Buchhaltung abgelegt, meist von derselben Person, die auch den Dienstplan schreibt.
02 Aus dem Katalog
Branche Klasse M
Bestätigungen, Anreiseinfos und Antworten auf Gästefragen aus Ihrer Hotelsoftware, dazu eine Bewertungsbitte an Gäste mit Einwilligung.
Vertrieb Klasse M
Neue Bewertungen bei Google, Booking.com und Tripadvisor bekommen einen Antwortentwurf in der Tonalität Ihres Hauses, kritische Bewertungen gehen sofort an die Verantwortlichen.
Service Klasse L
Die Lösung liest Gästeanfragen, prüft Verfügbarkeit und Preis im Buchungssystem und legt Ihnen eine fertige Antwort zur Freigabe vor.
Service Klasse L
Die Lösung liest Veranstaltungsanfragen, erfasst Datum, Gästezahl und Budget, prüft den Belegungskalender und legt einen Angebotsentwurf zur Freigabe vor.
Service Klasse L
Ein Assistent auf Ihrer Website beantwortet Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten und Preisen aus freigegebenen Inhalten und übergibt an einen Menschen, wenn er an seine Grenze kommt.
Personal Klasse S
Aus wenigen Stichworten entstehen eine Wettbewerbsanalyse, ein Profil der Wunschperson und drei Anzeigenversionen für Karriereseite, Portale und Social Media.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
In kleinen und mittleren Häusern sind Rezeption, Reservierung und Gästeservice oft dieselben zwei oder drei Menschen. Die Arbeit, die dort liegen bleibt, ist selten schwierig. Sie ist nur häufig: dieselbe Frage nach dem Parkplatz, dieselbe Rückfrage zur Gruppengröße, dieselbe freundliche Antwort auf eine Vier-Sterne-Bewertung. Jede einzelne dauert ein paar Minuten, zusammen binden sie in der Saison einen erheblichen Teil der Schicht.
Dazu kommt, dass die nötigen Informationen verstreut sind. Verfügbarkeit und Preise stehen in der Hotelsoftware, Hausregeln in einem Ordner, gute Antworten in alten Mails. Unsere Lösungen führen diese Quellen zusammen. Buchungsdaten kommen immer aus Ihrem System, nie aus dem Sprachmodell. Das Modell formuliert, Ihre Software liefert die Fakten.
Für die meisten Häuser ist die Gästekommunikation der beste erste Schritt: Anreiseinfos gehen zum vereinbarten Zeitpunkt raus, Gästefragen bekommen einen Antwortentwurf. Ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Wenn Ihre Bewertungen unbeantwortet bleiben, ist Bewertungen beantworten zum selben Preis die zweite Lösung, die sich schnell bemerkbar macht.
Häuser mit vielen Direktanfragen per Mail nutzen die Anfragebeantwortung mit Verfügbarkeit und Preis ab 2.490 € netto, die ursprünglich für Ferienunterkünfte entstanden ist und für Zimmeranfragen genauso funktioniert. Wer Tagungen und Feiern verkauft, findet in der Anfrageerfassung für Veranstaltungen den passenden Baustein. Für Fragen, die rund um die Uhr über die Website kommen, gibt es den Website-Assistenten. Er antwortet nur aus Inhalten, die Sie freigegeben haben, und gibt sich als KI zu erkennen, wie es Art. 50 der KI-Verordnung seit dem 02.08.2026 verlangt.
Wenn Sie nicht wissen, wo Sie ansetzen sollen, buchen Sie den Prozess-Scan für 490 €. In 90 Minuten gehen wir einen Bereich durch, etwa Rezeption oder Bankett, und Sie bekommen schriftlich drei bis fünf priorisierte Kandidaten mit Katalogpreis. Der Betrag wird auf einen Folgeauftrag ab 1.490 € angerechnet.
Wir ersetzen keine Rezeption und kein Revenue Management. Preise, Raten und Verfügbarkeit bleiben in Ihrer Hotelsoftware, wir lesen sie nur. Kein Gast bekommt eine Antwort, die niemand gesehen hat, solange Sie das nicht für klar umrissene Standardfälle ausdrücklich freigeben. Und wenn Ihre Hotelsoftware ein Modul für Gästenachrichten hat, mit dem Sie zufrieden sind, sagen wir Ihnen das und bauen nichts doppelt.
Typischer Ablauf
Ein Beispiel ohne Kundenbezug: Ein Hotel mit Restaurant an der Küste bekommt am Wochenende Gästefragen, drei Tagungsanfragen und mehrere neue Bewertungen. Am Montagmorgen liegen Antwortentwürfe für die Gästefragen im Postfach, Anreiseinfos sind zum vereinbarten Zeitpunkt verschickt, und für jede Tagungsanfrage steht fest, welche Angaben noch fehlen. Eine kritische Bewertung zum Frühstück wurde schon am Samstag an die Direktion gemeldet. Die Rezeption prüft, ändert einzelne Sätze und sendet.
Systeme, die wir anbinden
Datenschutz in dieser Branche
03 Fragen
Jede, die Buchungsdaten per Schnittstelle oder Export bereitstellt. Apaleo bietet offen dokumentierte Schnittstellen mit Webhooks, also Benachrichtigungen bei neuen Buchungen. Bei Mews stellt Ihr Haus den Zugangsschlüssel für die Connector API aus, und Mews gibt Integrationen vor dem Livebetrieb frei. Bei anderen Systemen prüfen wir den Weg vor dem Auftrag.
Meist mit der Gästekommunikation: Anreiseinfo zum festen Zeitpunkt und Antwortentwürfe für Gästefragen. Die Lösung kostet ab 1.490 € netto und ist in 5 bis 10 Werktagen fertig. Wer unsicher ist, beginnt mit dem Prozess-Scan für 490 €, der auf einen Folgeauftrag ab 1.490 € angerechnet wird.
Nein. Beschwerden, Stornowünsche und alles, was nicht in Ihrer Wissensbasis steht, landen in einer Prüfliste ohne Entwurf. Dort antwortet ein Mensch. Bei Bewertungen lösen niedrige Sterne oder Hinweise auf Hygiene und Sicherheit sofort eine Meldung an die Direktion aus.
Nicht in jedem Fall. Google bietet eine Schnittstelle zum Beantworten von Bewertungen, der Zugang muss beantragt werden. Bei Booking.com ist die Schnittstelle Channel Managern vorbehalten, Tripadvisor bietet keine. Dort kopieren Sie den fertigen Entwurf und fügen ihn ein. Jedes weitere Portal kostet 390 € Aufschlag.
Ja. Antworten in weiteren Sprachen kosten einmalig 290 € Aufschlag. Wir empfehlen, dass anfangs jemand mit Sprachkenntnis gegenliest und feste Begriffe wie Zimmerkategorien einmal festgelegt werden.
Für eine Lösung empfehlen wir Betrieb S für 190 € im Monat, für bis zu drei Lösungen Betrieb M für 490 € im Monat, jeweils mit drei Monaten Mindestlaufzeit. Enthalten sind Überwachung, Fehlerbehebung und Anpassung, wenn Ihre Hotelsoftware ihre Schnittstelle ändert. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.