Vertrieb & Marketing
Nach einem Kundentermin erstellt die Lösung aus dem Transkript oder Ihrer Sprachnotiz eine Zusammenfassung, trägt nächste Schritte und Aufgaben am richtigen Kontakt in Pipedrive oder HubSpot ein und schreibt einen Follow-up-Entwurf. Sie prüfen und geben frei. Festpreis ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen, Betrieb ab 190 € im Monat.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch 25 bis 30 Minuten Nacharbeit je Termin, Details gehen verloren
Mit der Lösung
Rund 5 Minuten Nacharbeit je Termin, Follow-up am selben Tag
02 Für wen
Sie führen mehrere Gespräche am Tag, per Video oder vor Ort. Das CRM ist nur so gut wie die Notizen, und die entstehen abends unter Zeitdruck.
Sie sind Chef und Vertrieb zugleich. Zusagen aus dem Gespräch dürfen nicht untergehen, aber Zeit für Dokumentation gibt es nicht.
Account Manager, Projektleitung und Innendienst arbeiten am selben Kunden. Wer das Gespräch nicht geführt hat, braucht eine verlässliche Zusammenfassung.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse M) | ab 1.490 € |
| Jedes weitere System, etwa ein zweites Meeting-Tool | + 390 € |
| Zusammenfassungen auch für englische Gespräche | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 bis 10 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
3 bis 5 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung beginnt beim Kalender. Sie erkennt Termine mit externen Teilnehmenden und sucht den passenden Kontakt oder Deal im CRM über die Mailadressen der Gäste. Termine ohne Treffer landen in einer Prüfliste, damit keine Notiz am falschen Kunden hängt.
Nach dem Termin braucht die Lösung Text. Dafür gibt es zwei Wege. Erstens das Transkript Ihres Meeting-Tools, wenn alle Teilnehmenden der Aufzeichnung zugestimmt haben und das Tool ein Transkript per Schnittstelle oder Export liefert. Zweitens eine kurze Sprachnotiz, die Sie nach dem Gespräch aufnehmen. Der zweite Weg ist datenschutzrechtlich einfacher und funktioniert auch nach Terminen vor Ort.
Ein Sprachmodell erstellt daraus eine Zusammenfassung nach festem Schema: Ausgangslage, Bedarf, Zusagen beider Seiten, Einwände, nächste Schritte. Aus den nächsten Schritten werden Aufgaben mit Fälligkeit. Aus Zusagen und offenen Fragen entsteht der Follow-up-Entwurf in Ihrer Tonalität.
Der Freigabeschritt liegt bei Ihnen. Die Einträge im CRM sind als Entwurf markiert, bis Sie sie bestätigen, und die Mail geht erst nach Ihrem Klick raus. Transkripte löschen wir nach der Verarbeitung, auf Wunsch sofort, sonst nach einer vereinbarten Frist.
Vor dem Go-live verarbeiten wir 10 bis 15 echte Termine und vergleichen die Ergebnisse mit Ihren Notizen. Danach folgen Kurzanleitung, Runbook und 30 Tage Fehlerbehebung.
Wenn Sie wenige Kundentermine im Monat haben, reicht eine gute Notizvorlage. Auch wenn Ihr Meeting-Tool bereits Zusammenfassungen direkt ins CRM schreibt und das zuverlässig läuft, bauen wir nichts doppelt. Und wenn im Team niemand bereit ist, nach dem Termin eine Sprachnotiz aufzunehmen, und Aufzeichnungen nicht gewollt sind, fehlt der Lösung schlicht das Material. Das klären wir im Erstgespräch, bevor Sie etwas bezahlen.
Typischer Ablauf
Eine Vertriebsleiterin hat drei Termine am Vormittag. Nach jedem spricht sie im Auto zwei Minuten eine Sprachnotiz ein. Mittags stehen drei Zusammenfassungen im CRM, fünf Aufgaben sind angelegt, drei Follow-up-Entwürfe liegen bereit. Sie korrigiert einen Liefertermin und sendet. Ein typisches Szenario, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Nacharbeitszeit je Termin
Stichprobe vor und nach dem Go-live, von Ihnen gestoppt
Zeit bis zum Follow-up
Abstand zwischen Terminende und gesendeter Mail, aus Kalender und CRM
Anteil dokumentierter Termine
Kundentermine im Kalender im Vergleich zu Notizen im CRM je Monat
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Transkripte werden nach der Verarbeitung gelöscht, im CRM bleibt nur die Zusammenfassung. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, keine Nutzung zum Modelltraining.
Freigabe
Zusammenfassung und Aufgaben stehen sofort im CRM, sind aber als Entwurf markiert. Die Follow-up-Mail geht erst nach Ihrem Klick raus.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung fasst Gesprächsinhalte zusammen und schreibt Entwürfe mit Freigabeschritt. Sie bewertet keine Gesprächspartner. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko. Die datenschutzrechtlichen Fragen der Aufzeichnung klären wir gesondert.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Nur mit Einwilligung aller Teilnehmenden. Das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Einwilligung aufzunehmen, ist nach § 201 StGB strafbar, dazu kommen Informationspflichten nach DSGVO. Wir liefern einen Hinweistext. Wer keine Aufzeichnung will, nutzt die Sprachnotiz nach dem Termin, dann wird nur Ihre eigene Stimme verarbeitet.
Die Lösung ist für Kundentermine gedacht. Werden auch interne Gespräche aufgezeichnet, kann das mitbestimmungspflichtig sein. Sprechen Sie das vorher mit Ihrem Betriebsrat ab, wir liefern die Beschreibung der Datenflüsse.
Bei guter Tonqualität treffen sie Inhalt und Zusagen meist gut, Namen und Zahlen prüfen Sie trotzdem. Deshalb sind Einträge als Entwurf markiert. In der Testphase vergleichen wir mit Ihren eigenen Notizen.
Nein. Wir nutzen, was Sie haben, sofern es Transkripte bereitstellt. Sonst reicht die Sprachnotiz vom Handy.
Weiter
Wissen Klasse M
Nach der Besprechung liegt ein Protokollentwurf mit Beschlüssen und Aufgaben vor, nach Ihrer Freigabe stehen die Aufgaben im Aufgaben-Tool.
Vertrieb Klasse S
Offene Angebote geraten nicht mehr in Vergessenheit: Nach Ihren Regeln entstehen Erinnerungen und persönliche Nachfass-Entwürfe, die Sie mit einem Klick senden.
Vertrieb Klasse M
Jede Anfrage aus Ihrem Website-Formular landet vollständig im CRM, mit Prioritätsvorschlag und Antwortentwurf, und der Anfragende erhält sofort eine Bestätigung mit Terminlink.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.