Wissen & Assistenten

Interner Wissensassistent auf Ihren eigenen Dokumenten

Der Assistent beantwortet Fragen Ihres Teams aus Handbüchern, Verträgen und Prozessbeschreibungen, die in SharePoint oder Google Drive liegen. Jede Antwort nennt die Quelle, und jede Person sieht nur, was sie auch im Original öffnen darf. Festpreis ab 4.900 € netto, Lieferung in 15 bis 25 Werktagen, Betrieb ab 490 € im Monat.

01 Vorher und nachher

Was sich im Alltag ändert

Heute

  1. 01 Jemand braucht die Kündigungsfrist eines Rahmenvertrags oder den Ablauf einer Reklamation sofort
  2. 02 Suche in Ordnern und Laufwerken, drei Fassungen desselben Dokuments 10 bis 20 Min.
  3. 03 Nachfrage bei der Kollegin, die es weiß, sie wird dafür unterbrochen 5 bis 15 Min.
  4. 04 Unsicher, ob die Fassung gilt, also noch eine Rückfrage oft später

Typisch 20 bis 40 Minuten je Frage, dazu Unterbrechungen bei den Wissensträgern

Mit der Lösung

  1. 01 Frage in Teams, Slack oder im Browser stellen, in normaler Sprache sofort
  2. 02 Der Assistent sucht nur in Dokumenten, auf die diese Person Zugriff hat unter 1 Min.
  3. 03 Antwort mit Link zur Quelle und Stand des Dokuments 1 bis 2 Min. Lesen
  4. 04 Ohne belastbaren Treffer sagt der Assistent das und nennt die zuständige Stelle laufend

Rund 2 Minuten je Frage, Wissensträger werden seltener unterbrochen

Ablauf: Interner Wissensassistent Frage in Teams oder Browser, dann Suche mit Zugriffsrechten, dann Antwort mit Quelle, dann Kein Treffer: zuständige Stelle 01 · Mitarbeitende Frage in Teams oder Browser 02 · Ihre Dokumente Suche mit Zugriffsrechten 03 · mit Stand Antwort mit Quelle 04 · Übergabe Kein Treffer: zuständige Stelle Ablauf: Interner Wissensassistent 01 · Mitarbeitende Frage in Teams oder Browser 02 · Ihre Dokumente Suche mit Zugriffsrechten 03 · mit Stand Antwort mit Quelle 04 · Übergabe Kein Treffer: zuständige Stelle

02 Für wen

Für wen sich die Lösung lohnt

Mittelständler mit gewachsener Ablage

Handbücher, Verträge und Arbeitsanweisungen liegen verteilt in SharePoint, auf Laufwerken und in Mails. Neue Kolleginnen fragen immer dieselben Leute.

Bereiche mit vielen Regeln

Einkauf, Qualitätsmanagement oder Kundenservice arbeiten mit Richtlinien, die sich ändern. Der Assistent nennt Quelle und Datum, damit niemand nach einer alten Fassung arbeitet.

IT-Verantwortliche gegen Schatten-KI

Interne Dokumente landen in privaten KI-Konten. Sie wollen ein offizielles Werkzeug mit Zugriffskonzept und klarer Hosting-Entscheidung.

03 Umfang

Was im Festpreis enthalten ist

  • Anbindung einer Dokumentenquelle (SharePoint oder Google Drive), nur lesend
  • Wissensbasis auf Supabase in der EU-Region Frankfurt, in einem Konto auf Ihren Namen
  • Übernahme der Zugriffsrechte aus der Quelle, geprüft mit Testkonten aus drei Rollen
  • Quellenangabe mit Link und Dokumentstand in jeder Antwort
  • Automatische Aktualisierung bei geänderten oder gelöschten Dokumenten
  • Test mit 50 bis 100 echten Fragen vor der Abnahme
  • Dokumentation mit Datenfluss, Zugriffskonzept und Runbook
In jedem Festpreis zusätzlich enthalten
  • Klärungstermin (30 bis 60 Minuten)
  • Einrichtung in Ihrer Umgebung, Konten auf Ihren Namen
  • Testphase mit Ihren echten Daten
  • Abnahmeprotokoll
  • Kurzanleitung (ein bis zwei Seiten)
  • Übergabetermin (30 Minuten)
  • 30 Tage Fehlerbehebung nach Abnahme
  • Runbook (Betriebsanleitung) für den Betrieb

Aufschläge

Standardumfang (Klasse XL) ab 4.900 €
Jede weitere Dokumentenquelle, zum Beispiel Confluence oder Notion + 390 €
Antworten auch auf Englisch + 290 €

Nicht enthalten

  • Aufräumen Ihrer Ablage, veraltete Fassungen bleiben Ihre Entscheidung
  • Lizenz- und Modellkosten (im Angebot geschätzt)
  • Betrieb im eigenen Rechenzentrum, das ist ein Individualprojekt nach Discovery

Voraussetzungen

  • Dokumente in SharePoint, OneDrive oder Google Drive mit gepflegten Berechtigungen
  • Eine Person aus der IT, die eine App-Registrierung mit Leserechten freigibt
  • Eine Liste der Ordner, die in die Wissensbasis dürfen, und derer, die draußen bleiben

04 Ablauf

So läuft es von der Anfrage bis zum Go-live

Lieferzeit 3 bis 5 Wochen ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.

  1. 2 Minuten

    Anfrage

    Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.

  2. 1 Werktag

    Angebot

    Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.

  3. 30 bis 60 Min.

    Klärungstermin

    Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.

  4. 2 bis 4 Wochen

    Bau und interner Test

    Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.

  5. bis 5 Werktage

    Test mit Ihren Daten

    Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.

  6. 30 Minuten

    Abnahme und Übergabe

    Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.

05

So funktioniert es im Detail

Die Lösung hat vier Teile. Der erste liest Dokumente aus freigegebenen Ordnern in SharePoint oder Google Drive. Jedes Dokument wird in kurze Abschnitte zerlegt. Zu jedem Abschnitt merken wir uns Titel, Pfad, Änderungsdatum und die Gruppen, die das Original öffnen dürfen.

Der zweite Teil ist die Wissensbasis. Sie liegt auf Supabase, einer Datenbankplattform auf Basis von PostgreSQL, in der EU-Region Frankfurt. Mit pgvector, einer Erweiterung dieser Datenbank, speichern wir jeden Abschnitt als Zahlenmuster seiner Bedeutung. So findet die Suche die richtige Stelle, auch wenn in der Frage „Kündigung“ steht und im Vertrag „Beendigung des Vertragsverhältnisses“. Zugriffsregeln in der Datenbank sorgen dafür, dass nur Abschnitte zurückkommen, die die fragende Person sehen darf.

Der dritte Teil schreibt die Antwort. Das Sprachmodell bekommt die Frage und die gefundenen Abschnitte, nicht Ihre gesamte Ablage, und hängt die Quellen mit Link an. Der vierte Teil ist die Oberfläche in Teams, Slack oder im Browser. Ändert sich ein Dokument, aktualisiert sich die Wissensbasis automatisch.

Vor der Abnahme testen wir mit 50 bis 100 Fragen aus Ihrem Alltag und mit Testkonten aus verschiedenen Rollen. Abgenommen wird, wenn Trefferqualität und Rechteprüfung die im Klärungstermin vereinbarten Kriterien erfüllen. Ihre IT erhält Code, Datenflussbild und Runbook.

Wann sich die Lösung nicht lohnt

Wenn Ihre wichtigsten Regeln in wenigen Dokumenten stehen, die jeder kennt, brauchen Sie keinen Assistenten. Ist die Ablage voller veralteter Fassungen, liefert auch der Assistent veraltete Antworten, dann kommt zuerst das Aufräumen. Und wenn Sie Microsoft 365 Copilot bereits lizenziert haben und nur Fragen zu Office-Dokumenten stellen, prüfen wir mit Ihnen, ob das nicht schon reicht. Dann sparen Sie sich den Festpreis.

Typischer Ablauf

Ein Unternehmen bindet seinen SharePoint-Bereich mit Qualitätshandbuch und Einkaufsrichtlinie an, Personalakten bleiben ausgeschlossen. Nach dem Test geht der Assistent in Teams live. Die Liste der Fragen ohne Treffer zeigt nach einigen Wochen, welche Arbeitsanweisungen fehlen. Das ist ein Muster, keine Kundenreferenz.

Messung nach dem Go-live

  • Antworten mit Quelle

    Anteil der Antworten, die eine Quelle nennen, aus dem Protokoll

  • Fragen ohne Treffer

    Liste der unbeantworteten Fragen als Hinweis auf fehlende Dokumente

06 Sicherheit und Datenschutz

Welche Daten wo verarbeitet werden

Daten

  • Inhalte der freigegebenen Dokumente
  • Fragen der Mitarbeitenden und die Antworten
  • Benutzerkennung und Gruppen für die Rechteprüfung

Verarbeitung

Standard: Wissensbasis auf Supabase in der EU-Region, Sprachmodell über einen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training auf Ihren Daten. Variante: Azure OpenAI in einer EU-Region Ihres Azure-Kontos. Für Daten, die das Haus nicht verlassen dürfen: europäische Modelle wie Mistral in Ihrer Umgebung.

Freigabe

Der Assistent ändert keine Dokumente. Welche Ordner hineingehen, geben Sie schriftlich frei. Ob Fragen protokolliert werden, klären wir mit Datenschutz und Betriebsrat.

KI-Verordnung: Begrenztes Risiko (Transparenzpflicht)

Der Assistent spricht direkt mit Menschen. Nach Art. 50 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) müssen Nutzende erkennen, dass sie mit einer KI sprechen. Wir kennzeichnen die Oberfläche entsprechend. Der Assistent bewertet keine Personen und trifft keine Entscheidungen.

Hosting, Anbieter und Auftragsverarbeitung

07 Nach dem Go-live

Empfohlener Betrieb: Betrieb M, 490 € im Monat

Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.

Umfang
bis 3 Lösungen
Reaktionszeit
8 Stunden
Anpassungen
2 Std./Monat
Bericht
Monatsreport

Alle Betriebstarife

08 Fragen

Häufige Fragen zu dieser Lösung

Kann der Assistent Dokumente zeigen, die jemand nicht sehen darf?

Nein. Zu jedem Textabschnitt speichern wir, welche Gruppen das Original öffnen dürfen. Die Datenbank filtert vor jeder Suche auf die Rechte der fragenden Person. Vor der Abnahme prüfen wir das mit Testkonten aus mindestens drei Rollen und dokumentieren das Ergebnis.

Unsere Daten dürfen nicht in eine US-Cloud. Geht das?

Ja, in drei Stufen: EU-Hosting mit Auftragsverarbeitungsverträgen als Standard, Azure OpenAI in einer EU-Region Ihres eigenen Kontos oder europäische Modelle wie Mistral in Ihrer Umgebung. Die Variante legen wir im Angebot fest.

Was passiert, wenn der Assistent etwas erfindet?

Er antwortet nur aus gefundenen Textstellen und nennt sie. Findet er nichts, sagt er das. Weil sich Fehler nie ganz ausschließen lassen, steht der Link zum Original in jeder Antwort.

Sind wir danach von Ihnen abhängig?

Nein. Datenbank und Modellzugang laufen auf Ihren Namen. Sie erhalten Code, Dokumentation und Runbook, Ihre IT oder Ihr Systemhaus kann den Betrieb übernehmen.

Was kostet der laufende Betrieb?

Wir empfehlen Betrieb M für 490 € im Monat: Überwachung, Anpassung bei Schnittstellen- und Modelländerungen und zwei Stunden für neue Quellen. Modellkosten laufen über Ihr Konto.

Weiter

Passt oft dazu

Personal Klasse L

Onboarding-Assistent für neue Mitarbeitende

Ein Assistent in Teams oder Slack beantwortet die Fragen neuer Mitarbeitender aus Ihrem Handbuch und Ihren Richtlinien, mit Quellenangabe und Checklisten für die ersten Wochen.

  • Microsoft Teams oder Slack
  • SharePoint, Google Drive oder Notion als Quelle
Preis
ab 2.490 €
Lieferzeit
10 bis 15 Werktage

Verwaltung Klasse L

Vertragsdaten und Fristen erfassen

Die Lösung liest Ihre Verträge aus, trägt Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner in eine Übersicht ein und erinnert rechtzeitig vor jedem Kündigungstermin.

  • Google Drive oder SharePoint
  • Google Sheets, Excel oder Notion
Preis
ab 2.490 €
Lieferzeit
10 bis 15 Werktage

Service Klasse L

Website-Assistent mit Wissensbasis

Ein Assistent auf Ihrer Website beantwortet Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten und Preisen aus freigegebenen Inhalten und übergibt an einen Menschen, wenn er an seine Grenze kommt.

  • Ihre Website
  • Wissensbasis aus Website und Dokumenten
Preis
ab 2.490 €
Lieferzeit
10 bis 15 Werktage

Nächster Schritt

Interner Wissensassistent: Angebot innerhalb eines Werktags

Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.

Zwei, drei Sätze reichen. Welche Systeme Sie nutzen, hilft uns beim Angebot.

Antwort mit Angebot innerhalb eines Werktags. Netto, für Unternehmen.

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