Was sich in kleinen Unternehmen zuerst automatisieren lässt: 12 Vorgänge mit Aufwand, Nutzen und Preis

Die meisten kleinen Unternehmen wissen, dass sich etwas automatisieren lässt, aber nicht, womit sie anfangen sollen. Wir zeigen zwölf Vorgänge, die sich für den Einstieg eignen, jeweils mit typischem Aufwand, passender Lösung aus unserem Katalog und Festpreis. Dazu eine Matrix, mit der Sie Ihre eigene Reihenfolge festlegen.

Woran erkennen Sie einen guten ersten Kandidaten?

Ein guter erster Kandidat erfüllt vier Bedingungen. Er kommt oft vor, mindestens jede Woche, besser jeden Tag. Er folgt Regeln, die Sie einer neuen Kollegin in zehn Minuten erklären könnten. Die Eingangsdaten kommen digital an, per Mail, Formular, PDF oder aus einem System mit Schnittstelle, also einem technischen Zugang, über den Programme Daten austauschen. Und ein Fehler hat begrenzte Folgen, weil ein Mensch vor dem Versand oder der Buchung freigibt.

Viele Betriebe stehen noch am Anfang. Laut Statistischem Bundesamt nutzten im Jahr 2025 26 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten KI-Technologien, bei 10 bis 49 Beschäftigten waren es 23 Prozent (abgerufen am 28.09.2026). Für den Einstieg heißt das: Das erste Projekt sollte klein, messbar und schnell im Alltag spürbar sein. Ein großes Vorhaben, das nach sechs Monaten noch im Test steckt, schadet dem Thema im Haus mehr, als es nützt.

Automatisierung heißt bei uns nicht, dass niemand mehr hinschaut. Die Lösung liest, sortiert, rechnet und schreibt Entwürfe. Sie entscheiden. Das macht den Einstieg auch für Betriebe ohne eigene IT beherrschbar.

Welche 12 Vorgänge eignen sich für den Anfang?

Die Spalte zum Aufwand zeigt Erfahrungswerte aus unseren Lösungsbeschreibungen, keine Messung in Ihrem Betrieb. Stoppen Sie für Ihre drei Kandidaten eine Woche lang selbst die Zeit, dann haben Sie eine belastbare Zahl. Alle Preise sind Festpreise ab Standardumfang, netto.

Vorgang	Typischer Aufwand heute (Schätzung)	Lösung	Klasse	ab-Preis
Posteingang sichten	eine halbe Stunde am Morgen	Posteingang täglich zusammenfassen	S	990 €
Dateien benennen und ablegen	eine Stunde oder mehr pro Woche	Dokumente automatisch ablegen	S	990 €
Bei offenen Angeboten nachfassen	10 Minuten je Nachfass-Mail, wenn es passiert	Nachfassen automatisieren	S	990 €
Website-Anfragen erfassen	15 bis 25 Minuten je Anfrage	Anfragen ins CRM übernehmen	M	1.490 €
Gesprächsnotizen nacharbeiten	25 bis 30 Minuten je Termin	Gesprächsnotizen ins CRM	M	1.490 €
Zahlungserinnerungen schreiben	ein halber Tag im Monat	Zahlungserinnerungen vorbereiten	M	1.490 €
Belege und Reisekosten erfassen	mehrere Stunden im Monat	Belege automatisch erfassen	M	1.490 €
Bewertungen beantworten	10 bis 20 Minuten je Bewertung	Bewertungen mit Freigabe beantworten	M	1.490 €
Lieferantenangebote vergleichen	ein bis zwei Stunden je Vergleich	Lieferantenangebote vergleichen	M	1.490 €
Eingangsrechnungen erfassen	8 bis 15 Minuten je Rechnung	Rechnungseingang automatisieren	L	2.490 €
Sammelpostfach sortieren	eine bis zwei Stunden am Tag	E-Mail-Eingang sortieren	L	2.490 €
Standardangebote schreiben	45 bis 70 Minuten je Angebot	Angebote aus Vorlagen	L	2.490 €

Die Klassen stehen für den Umfang. Klasse S ist eine klar umrissene Automatisierung mit einem System, Lieferung in 5 Werktagen. Klasse M verbindet zwei Systeme oder schreibt mit KI Entwürfe, die ein Mensch freigibt, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Klasse L umfasst Dokumentenverarbeitung oder Sortierung mit Weiterleitung über zwei bis drei Systeme, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen. Jedes weitere System kostet 390 € Aufschlag, Mehrsprachigkeit 290 €. Die vollständigen Stufen stehen auf der Preisseite.

Wie priorisieren Sie nach Aufwand und Nutzen?

Der Aufwand für die Umsetzung ist leicht abzulesen: Er folgt der Klasse. Der Nutzen hängt von Ihrer Menge ab. Eine einfache Rechnung reicht: Anzahl im Monat mal Minuten je Vorgang. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: 40 Website-Anfragen im Monat mal 20 Minuten ergeben gut 13 Stunden. Sinkt die eigene Zeit auf 3 Minuten je Anfrage, bleiben 2 Stunden. Dazu kommt, was sich schlecht in Minuten ausdrücken lässt: Anfragen, die nicht mehr liegen bleiben, Mahnungen, die jede Woche statt einmal im Quartal rausgehen, Angebote, die am selben Tag beim Kunden sind.

Die Matrix ordnet die zwölf Vorgänge bei typischem Volumen ein. Ihr eigenes Volumen kann einen Vorgang verschieben. Wer 300 Rechnungen im Monat bekommt, zieht den Rechnungseingang nach vorn. Wer zwei Bewertungen im Monat hat, lässt sie liegen.

Das Feld links oben ist der Startpunkt: wenig Umsetzungsaufwand, spürbarer Nutzen, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Rechts oben stehen die Vorgänge mit dem größten Hebel, die aber mehr Vorbereitung brauchen, etwa Beispielrechnungen, Kontierungsregeln oder Preislisten. Diese planen wir als zweiten oder dritten Schritt ein, wenn der erste Ablauf läuft und Ihr Team gesehen hat, wie der Freigabeschritt funktioniert.

Warum lohnt sich der Rechnungseingang gerade jetzt?

Der Rechnungseingang steht in vielen Betrieben ohnehin auf der Liste, weil sich die Regeln geändert haben. Nach den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, also Rechnungen mit maschinenlesbarem Datensatz. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027 (abgerufen am 28.09.2026).

Für die Automatisierung ist das eine gute Nachricht. Bei einer E-Rechnung liest die Lösung Lieferant, Beträge und Positionen direkt aus der Datei, statt sie aus einem PDF zu erkennen. Das macht den Ablauf verlässlicher. Weil in der Übergangszeit aber weiter PDFs und Scans kommen, muss die Lösung beides können. Genau das kostet mehr Aufwand als ein reiner Mail-Ablauf und begründet die Klasse L.

Welche Vorgänge sollten Sie nicht zuerst automatisieren?

Drei Gruppen stellen wir bewusst zurück. Erstens seltene Einzelfälle: Was dreimal im Jahr vorkommt und jedes Mal anders aussieht, spart nach der Automatisierung kaum Zeit, braucht aber dieselbe Pflege.

Zweitens Vorgänge ohne feste Regeln. Wenn zwei Personen im Haus denselben Fall unterschiedlich behandeln, klären Sie zuerst die Regel. Eine Automatisierung macht einen unklaren Ablauf nicht klarer, nur schneller.

Drittens Entscheidungen über Menschen. Systeme, die Bewerbungen sichten, filtern oder bewerten, zählen nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 zu den Hochrisiko-Systemen. Nach der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten Digital Omnibus, gelten die Pflichten für solche Systeme ab dem 02.12.2027 (Stand 28.09.2026). Unsere Lösung für den Bewerbungseingang trifft deshalb keine Entscheidung und kommt mit Dokumentation. Als erstes Projekt empfehlen wir sie trotzdem nicht, weil sie mehr Abstimmung mit Personalverantwortlichen und Betriebsrat braucht als ein Ablauf im Vertrieb oder in der Verwaltung. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Wann reicht ein Tool, und wann lohnt eine Katalog-Lösung?

Nicht jeder der zwölf Vorgänge braucht uns. Ein Formular, das eine Zeile in eine Tabelle schreibt, bauen Sie mit Zapier oder Make an einem Nachmittag selbst. Auch eine einfache Weiterleitungsregel im Postfach ist schneller eingerichtet als jedes Projekt. Welches Werkzeug für welchen Zweck passt, vergleichen wir im Artikel n8n, Make oder Zapier. Wie Sie sich die Werkzeuge selbst erschließen, zeigt Jean Hinz persönlich auf jeanhinz.io.

Eine Katalog-Lösung lohnt sich, sobald ein Sprachmodell Texte verstehen oder schreiben soll, sobald zwei oder mehr Systeme beteiligt sind oder sobald der Ablauf geschäftskritisch ist. Dann kommen Fragen dazu, die ein Tool nicht beantwortet: Wie testen wir mit echten Daten? Was passiert, wenn eine Schnittstelle nachts ausfällt? Wer passt die Prompts an, also die Anweisungen an das Sprachmodell, wenn sich ein Modell ändert? Eine ehrliche Rechnung mit Ihren eigenen Stunden finden Sie im Artikel Selbst bauen oder bauen lassen.

Wie gehen Sie konkret vor?

Wählen Sie aus der Tabelle die drei Vorgänge, die Sie am meisten Zeit kosten, und messen Sie eine Woche lang. Dann nehmen Sie den Kandidaten aus dem Feld links oben der Matrix. Wir liefern ihn als Festpreis, testen mit 20 bis 50 echten Fällen aus Ihrem Alltag und übergeben mit Kurzanleitung, Runbook und 30 Tagen Fehlerbehebung. Den Ablauf beschreibt die Seite Vorgehen.

Wenn Sie unsicher sind, welcher Vorgang zuerst dran ist, beginnt es mit dem Prozess-Scan für 490 € netto: 90 Minuten mit einem Bereich, danach drei bis fünf priorisierte Kandidaten mit Katalogpreis, Nutzenschätzung und Voraussetzungen, geliefert in 5 Werktagen. Der Betrag wird auf einen Folgeauftrag ab 1.490 € angerechnet. Nach dem Go-live übernehmen wir auf Wunsch den Betrieb ab 190 € im Monat. Alle Leistungen rund um Abläufe finden Sie unter KI-Automatisierung.