Service & Anfragen

E-Mail-Eingang mit KI sortieren, weiterleiten und Antworten vorbereiten

Die Lösung liest jede Mail im Sammelpostfach, erkennt Anfrage, Rechnung, Beschwerde oder Spam, leitet sie an die zuständige Person oder ins Ticket-Tool weiter und legt bei Standardfällen einen Antwortentwurf bereit. Gesendet wird erst nach Ihrer Freigabe. Festpreis ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen, Betrieb ab 190 € im Monat.

01 Vorher und nachher

Was sich im Alltag ändert

Heute

  1. 01 Mails an info@ oder kontakt@ landen in einem Sammelpostfach, das mehrere lesen laufend
  2. 02 Jemand öffnet jede Mail, überlegt, wer zuständig ist, und leitet weiter 1 bis 3 Min. je Mail
  3. 03 Rechnungen und Beschwerden liegen zwischen Newslettern und Spam, manches bleibt Tage liegen Stunden bis Tage
  4. 04 Standardfragen werden jedes Mal neu beantwortet 5 bis 10 Min. je Antwort

Typisch eine bis zwei Stunden am Tag für Sortieren und Standardantworten, dringende Mails fallen durch

Mit der Lösung

  1. 01 Die Lösung liest jede neue Mail und ordnet sie einer Kategorie zu unter 1 Min.
  2. 02 Rechnungen gehen an die Buchhaltung, Anfragen an den Vertrieb, Beschwerden mit Markierung an die Leitung sofort
  3. 03 Zu Standardanfragen liegt ein Antwortentwurf im Postfach der zuständigen Person unter 2 Min.
  4. 04 Unklare Mails landen in einer Prüfliste statt in der falschen Abteilung laufend

Sortieren entfällt weitgehend, Ihr Team liest nur noch, was es betrifft, und prüft Entwürfe statt zu tippen

Ablauf: E-Mail-Eingang sortieren und vorbereiten Neue Mail im Postfach, dann Kategorie erkannt, dann An zuständige Stelle verteilt, dann Antwortentwurf prüfen 01 · Eingang Neue Mail im Postfach 02 · KI liest Kategorie erkannt 03 · Routing An zuständige Stelle verteilt 04 · Ihr Team Antwortentwurf prüfen Ablauf: E-Mail-Eingang sortieren und vorbereiten 01 · Eingang Neue Mail im Postfach 02 · KI liest Kategorie erkannt 03 · Routing An zuständige Stelle verteilt 04 · Ihr Team Antwortentwurf prüfen

02 Für wen

Für wen sich die Lösung lohnt

Betriebe mit einem Sammelpostfach

Bei Ihnen kommt alles über info@ an: Anfragen, Lieferantenrechnungen, Bewerbungen, Werbung. Mehrere Leute schauen rein, keiner weiß, was schon bearbeitet ist.

Kundenservice ohne eigenes Ticket-System

Ihr Serviceteam arbeitet direkt im Postfach. Die Menge wächst, und Beschwerden gehen zwischen Routinefragen unter. Die Lösung bringt Ordnung hinein, ohne dass Sie sofort ein neues Tool einführen müssen.

03 Umfang

Was im Festpreis enthalten ist

  • Anbindung an ein Postfach (Outlook oder Gmail), lesend und zum Ablegen von Entwürfen
  • Bis zu acht Kategorien, im Klärungstermin mit Ihnen festgelegt
  • Routing-Regeln: welche Kategorie an welche Person, welchen Ordner oder welches Label geht
  • Antwortentwürfe für bis zu fünf Standardfälle in Ihrer Tonalität
  • Markierung dringender Mails, etwa Beschwerden oder Fristen, mit Hinweis per Mail, Teams oder Slack
  • Prüfliste für Mails, die keiner Kategorie sicher zuzuordnen sind
  • Test mit 100 bis 200 echten Mails aus Ihrem Postfach vor dem Go-live
In jedem Festpreis zusätzlich enthalten
  • Klärungstermin (30 bis 60 Minuten)
  • Einrichtung in Ihrer Umgebung, Konten auf Ihren Namen
  • Testphase mit Ihren echten Daten
  • Abnahmeprotokoll
  • Kurzanleitung (ein bis zwei Seiten)
  • Übergabetermin (30 Minuten)
  • 30 Tage Fehlerbehebung nach Abnahme
  • Runbook (Betriebsanleitung) für den Betrieb

Aufschläge

Standardumfang (Klasse L) ab 2.490 €
Jedes weitere Postfach oder die Anbindung eines Ticket-Tools + 390 €
Entwürfe zusätzlich auf Englisch + 290 €

Nicht enthalten

  • Automatischer Versand von Antworten ohne Ihre Freigabe
  • Verbuchung von Rechnungen, dafür gibt es die Lösung Rechnungseingang
  • Lizenzkosten für Postfach oder Ticket-Tool und Modellkosten (im Angebot geschätzt)

Voraussetzungen

  • Ein Postfach in Microsoft 365 oder Google Workspace mit Administratorzugang für die Freigabe
  • Eine Liste, wer für welche Art von Mail zuständig ist
  • Zwei bis drei gute Antworten je Standardfall als Vorlage
  • Eine Person für Klärungstermin (45 Minuten) und Abnahme (30 Minuten)

04 Ablauf

So läuft es von der Anfrage bis zum Go-live

Lieferzeit 10 bis 15 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.

  1. 2 Minuten

    Anfrage

    Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.

  2. 1 Werktag

    Angebot

    Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.

  3. 30 bis 60 Min.

    Klärungstermin

    Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.

  4. 5 bis 10 Werktage

    Bau und interner Test

    Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.

  5. bis 5 Werktage

    Test mit Ihren Daten

    Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.

  6. 30 Minuten

    Abnahme und Übergabe

    Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.

05

So funktioniert es im Detail

Die Lösung beobachtet das vereinbarte Postfach. Kommt eine neue Mail, liest ein Sprachmodell Betreff, Text und Absender und ordnet sie einer Ihrer Kategorien zu. Es gibt dazu einen Sicherheitswert ab. Liegt er unter der vereinbarten Schwelle, wandert die Mail in die Prüfliste statt in einen Ordner.

Dann greifen Ihre Routing-Regeln, also die Zuordnung von Kategorie zu Person oder Ordner. Diese Regeln sind keine KI, sondern feste Einstellungen, die Sie jederzeit nachlesen und ändern lassen können. Rechnungen gehen in den Buchhaltungsordner, Reklamationen bekommen ein Label und lösen einen Hinweis an die Leitung aus. Spam und Werbung wandern in einen eigenen Ordner, gelöscht wird nichts.

Für die Standardfälle, die wir im Klärungstermin festlegen, schreibt das Modell einen Antwortentwurf. Grundlage sind Ihre Vorlagen und die Angaben aus der Mail. Der Entwurf liegt im Postfach der zuständigen Person und wird erst gesendet, wenn sie ihn prüft und abschickt.

Vor dem Go-live lassen wir 100 bis 200 echte Mails aus Ihrem Postfach durchlaufen und vergleichen die Zuordnung mit der Ihres Teams. Die Abnahme erfolgt, wenn die vereinbarte Trefferquote erreicht ist. Sie bekommen eine Kurzanleitung, ein Runbook und 30 Tage Fehlerbehebung.

Wann sich die Lösung nicht lohnt

Wenn Ihr Postfach nur wenige Mails am Tag bekommt und eine Person sie ohnehin alle liest, lohnt sich der Aufwand nicht. Dann reicht oft eine tägliche Zusammenfassung des Posteingangs aus unserem Katalog. Auch wenn Ihre Zuständigkeiten ständig wechseln und nirgends festgehalten sind, klären Sie das besser zuerst, denn die Lösung verteilt Mails nur so gut, wie die Regeln dahinter stimmen.

Typischer Ablauf

Ein Großhändler bekommt täglich viele Mails an info@. Im Klärungstermin legen wir sechs Kategorien fest, von Kundenanfrage bis Werbung. Reklamationen landen markiert bei der Teamleitung, Rechnungen bei der Buchhaltung, zu Fragen nach Lieferzeiten liegt ein Entwurf bereit. Das Szenario ist ein Beispiel, keine Kundenreferenz.

Messung nach dem Go-live

  • Trefferquote der Kategorien

    Anteil der Mails, die Ihr Team nicht umsortieren muss, aus einer wöchentlichen Stichprobe

  • Zeit bis zur Bearbeitung

    Median zwischen Eingang und erster Reaktion, aus den Zeitstempeln im Postfach

  • Anteil übernommener Entwürfe

    Wie viele Entwürfe ohne oder mit kleinen Änderungen gesendet werden

06 Sicherheit und Datenschutz

Welche Daten wo verarbeitet werden

Daten

  • Absender, Betreff und Text eingehender Mails
  • Anhänge nur als Dateiname und Typ

Verarbeitung

Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur die jeweilige Mail, nicht Ihr ganzes Postfach. Wir speichern keine Mailinhalte außerhalb Ihres Postfachs. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt.

Freigabe

Die Lösung sortiert und schreibt Entwürfe. Jede Antwort sendet ein Mensch.

KI-Verordnung: Minimales Risiko

Die Lösung sortiert Mails und schreibt Entwürfe, die ein Mensch freigibt. Nach der KI-Verordnung fällt das in die Klasse mit minimalem Risiko. Absender werden nicht bewertet, es fallen keine Entscheidungen über Personen.

Hosting, Anbieter und Auftragsverarbeitung

07 Nach dem Go-live

Empfohlener Betrieb: Betrieb S, 190 € im Monat

Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.

Umfang
1 Lösung
Reaktionszeit
1 Werktag
Anpassungen
nach Aufwand
Bericht
Support per Mail

Alle Betriebstarife

08 Fragen

Häufige Fragen zu dieser Lösung

Was passiert, wenn eine Mail falsch einsortiert wird?

Mails, bei denen sich die Lösung nicht sicher ist, landen in einer Prüfliste. Falsch Zugeordnetes verschiebt Ihr Team wie gewohnt, wir werten diese Korrekturen aus und schärfen nach.

Liest die KI alle unsere Mails?

Nur die Mails im vereinbarten Postfach. Private Postfächer bleiben außen vor, das Modell sieht jeweils nur eine Mail.

Funktioniert das mit Outlook und Microsoft 365?

Ja. Wir binden das Postfach über die offizielle Schnittstelle von Microsoft 365 an, bei Gmail über die von Google Workspace. Ihre IT gibt den Zugriff frei und kann ihn jederzeit entziehen.

Brauchen wir dafür ein Ticket-System?

Nein. Die Lösung arbeitet mit Ordnern, Labels und Weiterleitungen im Postfach. Haben Sie ein Ticket-Tool, kann sie Tickets mit Kategorie anlegen, das kostet 390 € Aufschlag.

Was kostet der laufende Betrieb?

Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen die Anbindung, beheben Fehler und passen Schnittstellen an. Modellkosten laufen über Ihr Konto.

Weiter

Passt oft dazu

Verwaltung Klasse S

Tägliche Zusammenfassung des Posteingangs

Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Mail, die Ihren Posteingang sortiert: Neues nach Themen, Dringendes zuerst und Mails, die noch auf Ihre Antwort warten.

  • Outlook oder Gmail
Preis
ab 990 €
Lieferzeit
5 Werktage

Service Klasse M

Support-Tickets klassifizieren

Jedes neue Ticket bekommt automatisch Kategorie und Dringlichkeit, dazu eine interne Notiz mit passenden Artikeln aus Ihrer Wissensbasis.

  • Zendesk, Freshdesk oder Jira Service Management
  • Hilfeartikel im Help Center oder in Confluence
Preis
ab 1.490 €
Lieferzeit
5 bis 10 Werktage

Verwaltung Klasse L

Rechnungseingang erfassen und vorkontieren

Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.

  • Outlook oder Gmail
  • DATEV Unternehmen online
Preis
ab 2.490 €
Lieferzeit
10 bis 15 Werktage

Nächster Schritt

E-Mail-Eingang sortieren und vorbereiten: Angebot innerhalb eines Werktags

Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.

Zwei, drei Sätze reichen. Welche Systeme Sie nutzen, hilft uns beim Angebot.

Antwort mit Angebot innerhalb eines Werktags. Netto, für Unternehmen.

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