Service & Anfragen
Die Lösung liest jede Mail im Sammelpostfach, erkennt Anfrage, Rechnung, Beschwerde oder Spam, leitet sie an die zuständige Person oder ins Ticket-Tool weiter und legt bei Standardfällen einen Antwortentwurf bereit. Gesendet wird erst nach Ihrer Freigabe. Festpreis ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen, Betrieb ab 190 € im Monat.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch eine bis zwei Stunden am Tag für Sortieren und Standardantworten, dringende Mails fallen durch
Mit der Lösung
Sortieren entfällt weitgehend, Ihr Team liest nur noch, was es betrifft, und prüft Entwürfe statt zu tippen
02 Für wen
Bei Ihnen kommt alles über info@ an: Anfragen, Lieferantenrechnungen, Bewerbungen, Werbung. Mehrere Leute schauen rein, keiner weiß, was schon bearbeitet ist.
Ihr Serviceteam arbeitet direkt im Postfach. Die Menge wächst, und Beschwerden gehen zwischen Routinefragen unter. Die Lösung bringt Ordnung hinein, ohne dass Sie sofort ein neues Tool einführen müssen.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse L) | ab 2.490 € |
| Jedes weitere Postfach oder die Anbindung eines Ticket-Tools | + 390 € |
| Entwürfe zusätzlich auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 10 bis 15 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
5 bis 10 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung beobachtet das vereinbarte Postfach. Kommt eine neue Mail, liest ein Sprachmodell Betreff, Text und Absender und ordnet sie einer Ihrer Kategorien zu. Es gibt dazu einen Sicherheitswert ab. Liegt er unter der vereinbarten Schwelle, wandert die Mail in die Prüfliste statt in einen Ordner.
Dann greifen Ihre Routing-Regeln, also die Zuordnung von Kategorie zu Person oder Ordner. Diese Regeln sind keine KI, sondern feste Einstellungen, die Sie jederzeit nachlesen und ändern lassen können. Rechnungen gehen in den Buchhaltungsordner, Reklamationen bekommen ein Label und lösen einen Hinweis an die Leitung aus. Spam und Werbung wandern in einen eigenen Ordner, gelöscht wird nichts.
Für die Standardfälle, die wir im Klärungstermin festlegen, schreibt das Modell einen Antwortentwurf. Grundlage sind Ihre Vorlagen und die Angaben aus der Mail. Der Entwurf liegt im Postfach der zuständigen Person und wird erst gesendet, wenn sie ihn prüft und abschickt.
Vor dem Go-live lassen wir 100 bis 200 echte Mails aus Ihrem Postfach durchlaufen und vergleichen die Zuordnung mit der Ihres Teams. Die Abnahme erfolgt, wenn die vereinbarte Trefferquote erreicht ist. Sie bekommen eine Kurzanleitung, ein Runbook und 30 Tage Fehlerbehebung.
Wenn Ihr Postfach nur wenige Mails am Tag bekommt und eine Person sie ohnehin alle liest, lohnt sich der Aufwand nicht. Dann reicht oft eine tägliche Zusammenfassung des Posteingangs aus unserem Katalog. Auch wenn Ihre Zuständigkeiten ständig wechseln und nirgends festgehalten sind, klären Sie das besser zuerst, denn die Lösung verteilt Mails nur so gut, wie die Regeln dahinter stimmen.
Typischer Ablauf
Ein Großhändler bekommt täglich viele Mails an info@. Im Klärungstermin legen wir sechs Kategorien fest, von Kundenanfrage bis Werbung. Reklamationen landen markiert bei der Teamleitung, Rechnungen bei der Buchhaltung, zu Fragen nach Lieferzeiten liegt ein Entwurf bereit. Das Szenario ist ein Beispiel, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Trefferquote der Kategorien
Anteil der Mails, die Ihr Team nicht umsortieren muss, aus einer wöchentlichen Stichprobe
Zeit bis zur Bearbeitung
Median zwischen Eingang und erster Reaktion, aus den Zeitstempeln im Postfach
Anteil übernommener Entwürfe
Wie viele Entwürfe ohne oder mit kleinen Änderungen gesendet werden
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur die jeweilige Mail, nicht Ihr ganzes Postfach. Wir speichern keine Mailinhalte außerhalb Ihres Postfachs. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt.
Freigabe
Die Lösung sortiert und schreibt Entwürfe. Jede Antwort sendet ein Mensch.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung sortiert Mails und schreibt Entwürfe, die ein Mensch freigibt. Nach der KI-Verordnung fällt das in die Klasse mit minimalem Risiko. Absender werden nicht bewertet, es fallen keine Entscheidungen über Personen.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Mails, bei denen sich die Lösung nicht sicher ist, landen in einer Prüfliste. Falsch Zugeordnetes verschiebt Ihr Team wie gewohnt, wir werten diese Korrekturen aus und schärfen nach.
Nur die Mails im vereinbarten Postfach. Private Postfächer bleiben außen vor, das Modell sieht jeweils nur eine Mail.
Ja. Wir binden das Postfach über die offizielle Schnittstelle von Microsoft 365 an, bei Gmail über die von Google Workspace. Ihre IT gibt den Zugriff frei und kann ihn jederzeit entziehen.
Nein. Die Lösung arbeitet mit Ordnern, Labels und Weiterleitungen im Postfach. Haben Sie ein Ticket-Tool, kann sie Tickets mit Kategorie anlegen, das kostet 390 € Aufschlag.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen die Anbindung, beheben Fehler und passen Schnittstellen an. Modellkosten laufen über Ihr Konto.
Weiter
Verwaltung Klasse S
Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Mail, die Ihren Posteingang sortiert: Neues nach Themen, Dringendes zuerst und Mails, die noch auf Ihre Antwort warten.
Service Klasse M
Jedes neue Ticket bekommt automatisch Kategorie und Dringlichkeit, dazu eine interne Notiz mit passenden Artikeln aus Ihrer Wissensbasis.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.