Verwaltung & Finanzen
Die Lösung liest Verträge aus Ihrem Ablageordner, erfasst Vertragspartner, Beginn, Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist und Ansprechpartner und trägt alles mit Fundstelle in eine Übersicht ein. Vor jedem Kündigungstermin kommt eine Erinnerung. Neue Einträge prüft ein Mensch. Festpreis ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch wird die Kündigungsfrist erst bemerkt, wenn der Vertrag sich schon verlängert hat
Mit der Lösung
Rund drei Minuten Prüfung je Vertrag, danach keine verpasste Frist mehr durch Vergessen
02 Für wen
Wartung, Leasing, Software, Versicherungen, Energie, Reinigung: Dutzende Verträge mit eigenen Laufzeiten. Sie wollen wissen, was wann kündbar ist, ohne jeden Vertrag neu zu lesen.
Miet-, Wartungs- und Versorgungsverträge je Objekt. Die Übersicht lässt sich nach Objekt filtern, Erinnerungen gehen an die zuständige Person.
Ein Vertragsbestand wurde übernommen und keiner hat den Überblick. Die Lösung liest den Bestand einmal ein und hält ihn danach aktuell.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse L) | ab 2.490 € |
| Weitere Ablage oder weiteres Zielsystem, etwa ein CRM | + 390 € |
| Verträge auch auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 10 bis 15 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
5 bis 10 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung beobachtet einen Ordner in Google Drive oder SharePoint. Liegt dort ein neuer Vertrag, liest ein Sprachmodell die Eckdaten aus: Vertragspartner, Gegenstand, Beginn, Mindestlaufzeit, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist, Kosten und Ansprechpartner. Zu jedem Wert speichert die Lösung die Fundstelle, also Seite und Abschnitt, damit Sie ihn mit einem Klick im Original nachprüfen können.
Den nächsten Kündigungstermin rechnet nicht das Sprachmodell aus, sondern eine feste Regel aus Beginn, Laufzeit, Verlängerung und Frist. Formulierungen wie „drei Monate zum Quartalsende“ sind abgedeckt. Passt eine Klausel in keine Regel, geht der Vertrag in die Prüfliste.
Hier sitzt der Freigabeschritt: Jeder neue Eintrag ist als ungeprüft markiert. Eine zuständige Person bestätigt oder korrigiert die Werte in der Übersicht. Erst geprüfte Einträge lösen Erinnerungen aus. Die Erinnerung kommt per Mail an die hinterlegte Person, mit Link zum Vertrag und zum Eintrag. Wer wann erinnert wird, legen Sie je Vertragsart fest, etwa Einkauf für Lieferverträge und Geschäftsführung für Mietverträge.
Den vorhandenen Bestand lesen wir beim Start einmal ein. Vor dem Go-live testen wir mit 20 bis 40 Ihrer Verträge, darunter bewusst Nachträge, Rahmenverträge und Scans. Die Abnahme erfolgt, wenn die vereinbarte Quote richtig erfasster Werte erreicht ist.
Bei weniger als etwa 20 Verträgen reicht eine sorgfältig gepflegte Tabelle mit Kalendererinnerungen. Wenn Sie bereits ein Vertragsmanagement nutzen, das Fristen verwaltet, fehlt oft nur das automatische Auslesen, und das ist dann ein kleinerer Auftrag. Und für Verträge, bei denen jede Klausel verhandelt wurde, bleibt das Lesen durch einen Menschen der richtige Weg. Das sagen wir Ihnen vor dem Auftrag.
Typischer Ablauf
Ein Betrieb mit drei Standorten hat rund 150 Verträge in verschiedenen Ordnern. Die Lösung liest den Bestand ein, die Büroleitung bestätigt die Werte in zwei Sitzungen. Danach kommt vor jedem Kündigungstermin eine Mail, zuletzt für einen Kopiererleasingvertrag, der sonst still verlängert worden wäre. Das Szenario ist ein Beispiel, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Anteil korrekt erfasster Werte
Bestätigte Werte ohne Korrektur, aus der Übersicht ausgewertet
Verträge mit bekanntem Kündigungstermin
Anteil am Gesamtbestand vor und nach dem Einlesen
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell sieht nur den jeweiligen Vertrag. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training.
Freigabe
Jeder neu erfasste Vertrag bleibt als ungeprüft markiert, bis ein Mensch die Werte bestätigt. Erinnerungen laufen erst für geprüfte Einträge.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung liest Dokumente aus und legt die Daten zur Prüfung vor. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko. Sie trifft keine Entscheidungen und gibt keine rechtliche Bewertung ab.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Nein. Die Lösung liest, was im Vertrag steht, und zeigt die Fundstelle. Sie bewertet nicht, ob eine Klausel wirksam ist oder ob eine Kündigung sinnvoll ist. Für rechtliche Fragen bleibt Ihre Anwältin oder Ihr Anwalt zuständig.
Dann landet der Vertrag in der Prüfliste statt mit einem geratenen Datum in der Übersicht. Die Berechnung des Kündigungstermins folgt festen Regeln, nicht dem Sprachmodell.
Ja, sofern der Scan lesbar ist. Handschriftliche Ergänzungen und schlechte Kopien erkennt die Lösung als unsicher und legt sie zur Prüfung vor.
Dort, wo sie heute liegen. Die Lösung liest nur und verschiebt nichts. Die Übersicht liegt in Ihrem eigenen Google- oder Microsoft-Konto.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen Ordner und Erinnerungen und reparieren bei Schnittstellenänderungen. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Weiter
Verwaltung Klasse S
Die Lösung erkennt eingehende Dateien, gibt ihnen einen einheitlichen Namen und legt sie in den richtigen Ordner Ihrer Ablage.
Einkauf Klasse XL
Die Lösung liest Ausschreibungen als PDF oder GAEB-Datei, gleicht jede Position mit Ihrem Produktkatalog ab und liefert Lückenreport und Kalkulationsvorlage.
Wissen Klasse XL
Ihr Team fragt in Teams, Slack oder im Browser und bekommt Antworten aus Ihren Dokumenten, mit Quelle und nur aus dem, was es sehen darf.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.