Wissen & Assistenten
Aus dem Transkript Ihrer internen Besprechung in Teams, Zoom oder Google Meet entsteht ein Protokollentwurf mit Beschlüssen, offenen Punkten und Aufgaben samt Verantwortlichen und Fristen. Nach Ihrer Freigabe landen die Aufgaben in Notion oder Asana. Festpreis ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen, Betrieb ab 190 € im Monat.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch 30 bis 60 Minuten Nacharbeit je Besprechung, Aufgaben gehen trotzdem verloren
Mit der Lösung
Rund 10 Minuten Prüfung statt einer Stunde Nacharbeit, Protokoll am selben Tag
02 Für wen
Wochenrunde, Projektsitzung, Bereichsleitertreffen: Die Protokolle kommen spät oder gar nicht, und in der nächsten Runde fragt jemand, wer eigentlich was übernommen hatte.
Sie sitzen in vielen internen Terminen und brauchen danach einen verlässlichen Stand: Was wurde beschlossen, wer macht was bis wann. Die Assistenz prüft nur noch, statt abzutippen.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse M) | ab 1.490 € |
| Jedes weitere Meeting- oder Aufgaben-Tool | + 390 € |
| Protokolle auch auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 bis 10 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
3 bis 5 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung beginnt, wenn Ihr Meeting-Tool das Transkript bereitstellt. Teams, Zoom und Google Meet können Besprechungen je nach Lizenz selbst transkribieren. Nutzen Sie bereits ein anderes Aufnahmewerkzeug, holen wir das Transkript dort ab. Eine eigene Aufnahme bauen wir nicht.
Das Sprachmodell liest das Transkript und füllt Ihre Protokollvorlage: Teilnehmende, Themen, Beschlüsse, offene Punkte und Aufgaben. Für jede Aufgabe sucht es Verantwortliche und Frist. Fehlt eine Frist oder ist unklar, wer gemeint war, steht im Entwurf ein Hinweis statt einer Vermutung.
Der Entwurf geht an die Protokollführung, als Seite in Notion, als Entwurf in Asana oder per Mail mit Freigabe-Link. Sie korrigiert direkt im Entwurf und gibt frei. Erst dann legt die Lösung die Aufgaben im Aufgaben-Tool an, im richtigen Projekt, mit Verantwortlichen und Frist, und verschickt das Protokoll an alle Teilnehmenden.
Das Transkript löschen wir nach der Frist, die Sie im Klärungstermin festlegen. Übrig bleibt das freigegebene Protokoll, wie bei einem von Hand geschriebenen.
Vor der Abnahme testen wir mit fünf bis zehn echten Besprechungen. Die Abnahme erfolgt, wenn Protokolle und Aufgaben die vereinbarte Qualität erreichen. Sie erhalten eine Kurzanleitung, den Mustertext für Einladungen und ein Runbook für den Betrieb.
Wenn Sie nur ein bis zwei interne Besprechungen im Monat haben, reicht die eingebaute Zusammenfassung Ihres Meeting-Tools. Auch wenn Aufgaben bei Ihnen nicht in einem Aufgaben-Tool, sondern auf Zuruf verteilt werden, bringt die Anbindung wenig. Und wenn Beschäftigte oder Betriebsrat keine Transkription wollen, ist diese Lösung die falsche. Dann ist eine gute Protokollvorlage mit fester Protokollführung der bessere Weg, und die kostet nichts.
Typischer Ablauf
Ein Unternehmen nutzt die Lösung für die wöchentliche Bereichsleiterrunde in Teams. Die Einladung enthält einen Hinweis auf die Transkription. Eine Stunde nach der Runde prüft die Assistenz den Entwurf, ergänzt einen Namen und gibt frei. Die Aufgaben erscheinen in Asana im Projekt der Runde. Das ist ein Muster, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Zeit bis zum Protokollversand
Abstand zwischen Besprechungsende und Versand, aus Zeitstempeln
Korrekturaufwand
Anteil der Protokolle, die ohne größere Änderung freigegeben werden
Erledigte Aufgaben aus Besprechungen
Anteil der angelegten Aufgaben, die abgeschlossen werden
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur das Transkript dieser einen Besprechung. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt. Das Transkript wird nach der vereinbarten Frist gelöscht, das freigegebene Protokoll bleibt.
Freigabe
Protokoll und Aufgaben sind Entwürfe. Erst die Freigabe der Protokollführung legt Aufgaben an und verschickt das Protokoll.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung erstellt Protokollentwürfe, die ein Mensch freigibt. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko. Sie wertet keine Redeanteile oder Leistungen einzelner Personen aus, und wir bauen eine solche Auswertung auch auf Wunsch nicht ein.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Nur mit Wissen der Beteiligten. Heimliche Aufnahmen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes sind nach § 201 StGB strafbar. Wir liefern einen Mustertext für die Einladung, die Transkription ist für alle sichtbar. Die rechtliche Bewertung Ihres Falls bleibt bei Ihrer Rechtsberatung.
Wenn Sie einen haben, sehr wahrscheinlich. Werkzeuge, die Verhalten oder Leistung erfassen können, sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Wir liefern eine Beschreibung von Datenfluss, Speicherdauer und Zugriffen und bauen keine Auswertung einzelner Personen.
Diese Lösung ist für interne Besprechungen, das Ergebnis sind Protokoll und Aufgaben. Die CRM-Lösung ist für Kundentermine und schreibt Notizen, nächste Schritte und Follow-up-Entwürfe in Pipedrive oder HubSpot.
Deshalb gibt es die Freigabe. Die Protokollführung sieht jede Aufgabe mit Verantwortlichen und Frist und korrigiert vor dem Anlegen. Unklare Zuordnungen markiert der Entwurf ausdrücklich.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen die Anbindungen, reparieren bei Änderungen an Teams, Zoom, Notion oder Asana und halten die Modelle aktuell. Modellkosten laufen über Ihr Konto.
Weiter
Vertrieb Klasse M
Nach jedem Kundentermin stehen Zusammenfassung, nächste Schritte und Aufgaben im CRM, und ein Entwurf der Follow-up-Mail wartet auf Ihre Freigabe.
Einkauf Klasse M
Die Lösung fasst jede Woche Aufgaben, Termine und Diskussionen aus Ihrem Aufgaben-Tool und Ihren Kanälen zu einem Statusbericht zusammen, den die Projektleitung freigibt.
Verwaltung Klasse S
Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Mail, die Ihren Posteingang sortiert: Neues nach Themen, Dringendes zuerst und Mails, die noch auf Ihre Antwort warten.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.