Service & Anfragen
Anfragen für Feiern, Firmenevents und Tagungen werden automatisch gelesen: Datum, Gästezahl, Anlass und Budget landen strukturiert im CRM, die Verfügbarkeit kommt aus Ihrem Belegungskalender, und ein Angebotsentwurf mit passendem Raum und Paket liegt zur Freigabe bereit. Festpreis ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen.
Häufig in: Eventlocations, Hotels & Gastronomie
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch 45 bis 60 Minuten je Anfrage, das erste Angebot oft erst nach mehreren Tagen
Mit der Lösung
Rund 10 Minuten Ihrer Zeit je Anfrage, erstes Angebot am selben Tag möglich
02 Für wen
Sie vermieten Säle, Dachterrassen oder Hallen für Firmenfeiern, Hochzeiten und Tagungen. Viele Anfragen sind unvollständig, und wer zuerst ein klares Angebot schickt, bekommt oft den Zuschlag.
Bankett und Tagung laufen neben dem Tagesgeschäft. Anfragen bleiben liegen, weil die zuständige Person im Service steht. Die Lösung bereitet alles so vor, dass nur noch Prüfen und Senden bleibt.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse L) | ab 2.490 € |
| Jedes weitere System, etwa ein zweiter Kalender oder Location-Software | + 390 € |
| Entwürfe zusätzlich auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 10 bis 15 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
5 bis 10 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung beobachtet das Postfach oder Formular, über das Veranstaltungsanfragen kommen. Ein Sprachmodell liest jede Anfrage und zieht die Eckdaten heraus: Wunschdatum und Ausweichtermine, Uhrzeit, Gästezahl, Anlass, Budget, Catering und Technik. Fehlt eine Pflichtangabe, entsteht eine Rückfrage als Entwurf.
Mit vollständigen Daten fragt die Lösung Ihren Belegungskalender ab, nur lesend. Sie gleicht Gästezahl und Anlass mit Ihren Räumen und Kapazitäten ab. Ist der Wunschtermin belegt, schlägt der Entwurf einen freien Ausweichtermin oder Raum vor, sofern Sie das wünschen. Parallel legt sie Kontakt und Deal im CRM an, damit Ihr Vertrieb den Stand sieht.
Dann entsteht der Angebotsentwurf. Räume, Pakete und Preise kommen aus Ihrer Preisliste, der Text folgt Ihren bisherigen Angeboten. Das Sprachmodell formuliert, rechnet aber keine Preise. Der Entwurf liegt als Mail oder Dokument bereit. Ihr Team prüft, passt an und sendet.
Vor dem Go-live testen wir mit 30 bis 50 echten Anfragen und vergleichen die erfassten Daten und Entwürfe mit dem, was Ihr Team geschickt hätte. Die Abnahme erfolgt, wenn die vereinbarte Qualität erreicht ist. Sie bekommen eine Kurzanleitung, ein Runbook und 30 Tage Fehlerbehebung.
Wenn Sie nur wenige Anfragen im Monat bekommen und jede ein individuelles Konzept braucht, bringt die Automatisierung wenig. Das gilt auch, wenn Preise frei verhandelt werden und es keine Preisliste gibt. Dann ist eine saubere Anfrageerfassung ins CRM oft der bessere erste Schritt. Die Angebotsvorbereitung lässt sich später ergänzen, sobald Ihre Pakete und Preise feststehen.
Aus dem Umfeld unseres Gründers
Jean Hinz, Gründer der KI Agentur, ist Marketing- und KI-Manager der Mignon-Gruppe in Hamburg, zu der mehrere Eventlocations gehören. In dieser Rolle arbeitet er täglich mit Veranstaltungsanfragen und baut dort Abläufe wie diesen. Die Lösung im Katalog greift diese Erfahrung auf. Es handelt sich nicht um eine Kundenreferenz der Agentur, wir nennen keine internen Details oder Zahlen.
Messung nach dem Go-live
Zeit bis zum ersten Angebot
Median zwischen Eingang der Anfrage und gesendetem Angebot, aus Postfach und CRM
Bearbeitungszeit je Anfrage
Stichprobe vor und nach dem Go-live, von Ihrem Team gestoppt
Vollständigkeit im CRM
Anteil der Anfragen mit Datum, Gästezahl und Budget im Datensatz
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur die jeweilige Anfrage sowie Raum- und Preisdaten. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt.
Freigabe
Rückfragen und Angebote sind Entwürfe. Erst Ihr Team sendet sie.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung erstellt Entwürfe und Einträge, die ein Mensch prüft und freigibt. Nach der KI-Verordnung fällt das in die Klasse mit minimalem Risiko. Anfragende werden nicht bewertet, Zu- oder Absagen entscheidet Ihr Team.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Fehlen Datum, Gästezahl oder Anlass, schreibt die Lösung eine kurze, freundliche Rückfrage als Entwurf. Kommt die Antwort, wird der Datensatz im CRM ergänzt und der Angebotsentwurf erstellt.
Preise kommen immer aus Ihrer Preisliste, nie aus dem Sprachmodell. Sonderpreise, Rabatte oder Pakete außerhalb der Liste setzt Ihr Team im Entwurf selbst. Anfragen, die nicht ins Raster passen, landen in einer Prüfliste.
Google Kalender und Outlook direkt, Location-Software, sofern sie eine Schnittstelle oder einen Export hat. Das prüfen wir vor dem Auftrag. Pipedrive und HubSpot binden wir als CRM an, andere auf Anfrage.
Ja, wenn die Regeln festgeschrieben sind: Wochentag, Saison, Mindestumsatz je Raum. Wir übernehmen sie im Klärungstermin. Was nur im Kopf einer Person existiert, schreiben wir dort mit Ihnen auf.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat: Überwachung, Fehlerbehebung, Anpassung bei Schnittstellenänderungen. Modellkosten laufen über Ihr Konto und werden im Angebot geschätzt.
Weiter
Vertrieb Klasse L
Aus einer Kundenanfrage, Ihrer Preisliste und Ihrer Vorlage entsteht ein vollständiger Angebotsentwurf mit internem Prüfblatt, den Sie freigeben und versenden.
Service Klasse L
Die Lösung liest Gästeanfragen, prüft Verfügbarkeit und Preis im Buchungssystem und legt Ihnen eine fertige Antwort zur Freigabe vor.
Vertrieb Klasse M
Jede Anfrage aus Ihrem Website-Formular landet vollständig im CRM, mit Prioritätsvorschlag und Antwortentwurf, und der Anfragende erhält sofort eine Bestätigung mit Terminlink.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.