Bereich: Einkauf
Wir bauen für den Einkauf KI-Lösungen, die Lieferantenangebote in eine einheitliche Vergleichstabelle übertragen, Leistungsverzeichnisse mit Ihrem Produktkatalog abgleichen, Eingangsrechnungen gegen Bestellungen prüfen und Kündigungsfristen von Lieferverträgen überwachen. Die Vergabe entscheiden Sie. Angebotsvergleich ab 1.490 € netto in 5 bis 10 Werktagen, Auswertung von Ausschreibungen ab 4.900 € netto in 15 bis 25 Werktagen.
Für: Einkaufsleitungen, Einkäuferinnen und Einkäufer, kaufmännische Leitungen und Vertriebsinnendienste im Mittelstand, die regelmäßig Angebote einholen, Ausschreibungen bearbeiten oder viele Liefer- und Rahmenverträge verwalten.
01 Typische Herausforderungen
Für ein Material oder eine Dienstleistung kommen drei bis fünf Angebote, als PDF, Word-Datei oder Mailtext und jedes mit anderem Aufbau. Bevor verglichen werden kann, überträgt jemand Positionen, Mengen und Einzelpreise von Hand in eine Tabelle. Tippfehler inklusive.
Zahlungsziel, Skonto, Fracht, Mindermengenzuschlag und Lieferzeit stehen bei jedem Lieferanten an anderer Stelle. Der eine rechnet pro Stück, der andere pro Karton, ein dritter hat eine Position vergessen. Wer nur auf den Endpreis schaut, vergleicht Ungleiches.
Betriebe, die selbst auf Ausschreibungen anbieten, bekommen Unterlagen mit 50 bis 300 Seiten Anhang, als PDF oder GAEB-Datei. Jede Position muss gelesen, mit Katalog und Datenblättern abgeglichen und in die Kalkulation übertragen werden. Manche Ausschreibung bleibt aus Zeitmangel ganz liegen.
Ein Lieferant berechnet einen anderen Preis als vereinbart, eine Teillieferung wird voll berechnet, oder die Bankverbindung ist plötzlich eine andere. Fällt das erst nach der Zahlung auf, beginnt die Klärung im Nachhinein und kostet zusätzlich Zeit.
Rahmen-, Liefer-, Wartungs- und Leasingverträge laufen mit eigenen Laufzeiten und Verlängerungsklauseln. Wer die Kündigungsfrist verpasst, verliert die Gelegenheit, neu zu verhandeln, und bleibt bei den alten Konditionen.
Neue Produkte, geänderte Leistungen oder Nachrichten über Lieferanten erfährt der Einkauf oft zufällig. Regelmäßig Websites, Pressebereiche und Branchenmedien zu prüfen, schafft im Tagesgeschäft niemand.
02 Aus dem Katalog
Einkauf Klasse M
Die Lösung liest Angebote aus dem Postfach, überträgt Preise und Konditionen in eine einheitliche Vergleichstabelle und markiert, was auffällt.
Einkauf Klasse XL
Die Lösung liest Ausschreibungen als PDF oder GAEB-Datei, gleicht jede Position mit Ihrem Produktkatalog ab und liefert Lückenreport und Kalkulationsvorlage.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Ihre Verträge aus, trägt Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner in eine Übersicht ein und erinnert rechtzeitig vor jedem Kündigungstermin.
Vertrieb Klasse L
Ein KI-Agent beobachtet öffentliche Quellen Ihrer Wettbewerber und schickt Ihnen jede Woche einen kurzen Bericht, was sich bei Angeboten, Preisen, Stellen und News verändert hat.
03 Aufteilung
Lässt sich gut automatisieren
Bleibt bewusst beim Menschen
Messgröße
Zeit je Angebotsvergleich
Vom letzten eingegangenen Angebot bis zur fertigen Vergleichstabelle, vor und nach dem Go-live gestoppt
Messgröße
Korrekturen je Vergleichstabelle
Übertragene Werte, die Ihr Einkauf ändern muss, als Maß für die Genauigkeit
Messgröße
Bearbeitete Ausschreibungen je Monat
Anzahl der ausgewerteten Ausschreibungen im Vergleich zu der Zeit vor dem Go-live
Messgröße
Gefundene Abweichungen
Markierte Auffälligkeiten in Angeboten und Rechnungen, die zu einer Rückfrage oder einer anderen Entscheidung geführt haben
Einkauf heißt vergleichen. Die Daten dafür kommen aber in fremden Formaten: Jeder Lieferant baut sein Angebot anders auf, jede ausschreibende Stelle ihr Leistungsverzeichnis, jeder Vertrag seine Klauseln. Lesen und Übertragen kostet die meiste Zeit, die eigentliche Entscheidung ist oft schnell getroffen, wenn alles sauber nebeneinandersteht.
Genau hier setzen unsere Lösungen an. Ein Sprachmodell liest Angebote, Leistungsverzeichnisse, Rechnungen und Verträge, auch als Scan. GAEB-Dateien werden direkt eingelesen. Feste Formeln rechnen Summen und Differenzen, feste Regeln berechnen Kündigungstermine. Jeder Wert behält seine Fundstelle, damit Ihr Einkauf ihn in Sekunden prüfen kann. Entschieden wird von Menschen: Keine unserer Lösungen vergibt, bestellt oder gibt ein Angebot ab.
Bei Ausschreibungen lohnt ein genauer Blick auf die Richtung. Die Lösung zur Auswertung von Ausschreibungen ist für Betriebe gebaut, die selbst auf Ausschreibungen anbieten, etwa Hersteller mit technischem Produktkatalog. Sie gleicht jede Position mit Ihrem Katalog ab und liefert Lückenreport und Kalkulationsvorlage. In einem laufenden Projekt mit einem Hersteller aus dem produzierenden Mittelstand ist diese Lösung in der Testphase. Namen nennen wir nicht. Wenn Sie dagegen selbst ausschreiben und Angebote Ihrer Lieferanten auswerten, ist der Angebotsvergleich die passende Lösung.
Zwei weitere Hebel liegen an den Rändern des Einkaufs. Beim Rechnungseingang zeigt sich, ob die Lieferanten berechnen, was bestellt wurde. Und im Vertragsbestand entscheidet sich, ob Sie Kündigungstermine nutzen, um neu zu verhandeln. Beides lässt sich automatisch vorbereiten, ohne dass die Kontrolle aus der Hand geht.
Wer regelmäßig mehrere Angebote einholt, beginnt mit dem Angebotsvergleich ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Er holt die Angebote aus dem Einkaufspostfach und schreibt Positionen und Konditionen in eine einheitliche Tabelle mit Markierungen. Wenn Sie nur ein paar Mal im Jahr vergleichen oder überwiegend über Rahmenverträge mit festen Preisen abrufen, reicht eine gute Excel-Vorlage. Dann raten wir vom Auftrag ab.
Kommen regelmäßig umfangreiche Leistungsverzeichnisse, ist die Auswertung von Ausschreibungen ab 4.900 € netto der größte Hebel, Lieferung in 15 bis 25 Werktagen. Der größte Teil der Lieferzeit ist die Abstimmung des Abgleichs auf Ihre Produkte und der Test mit fünf bis zehn abgeschlossenen Ausschreibungen. Bei wenigen Ausschreibungen im Jahr rechnet sich der Festpreis kaum.
Wenn Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung Ihr Thema sind, prüft der Rechnungseingang ab 2.490 € netto jede Rechnung gegen die Bestellung, bevor die Buchhaltung freigibt. Für den Vertragsbestand liest die automatische Vertragsdaten-Erfassung ab 2.490 € netto Ihre Rahmen- und Lieferverträge ein und erinnert vor jedem Kündigungstermin.
Die Wettbewerbs- und Marktbeobachtung ab 2.490 € netto ist für Wettbewerber gebaut. Die Quellenliste legen wir im Klärungstermin fest, sie kann auch öffentliche Seiten von Lieferanten und Branchenmedien enthalten. Viele Anbieter im Geschäft mit Unternehmen veröffentlichen keine Preise, dann meldet der Bericht Veränderungen an Leistungen und Konditionen und sagt offen, dass kein Preis sichtbar ist. Wie ein solcher Agent arbeitet, erklärt unser Artikel Was ein KI-Agent im Unternehmen wirklich ist.
Schwanken Sie zwischen Angebotsvergleich, Rechnungsprüfung und Vertragsfristen, ordnet der Prozess-Scan für 490 € die Kandidaten. In 90 Minuten gehen wir mit Ihrem Einkauf den Weg von der Anfrage bis zur Rechnung durch. Schriftlich bekommen Sie danach drei bis fünf Kandidaten mit Katalogpreis, Nutzen-Schätzung und Voraussetzungen. Folgt ein Auftrag ab 1.490 €, ziehen wir die 490 € davon ab.
Wir vergeben keine Aufträge, bestellen nichts und geben keine Angebote ab. Wir setzen keine Preise fest, und wir bauen keine Lieferantenbewertung über Jahre und keine Einkaufsstatistik. Der Abgleich mit Ihrem Katalog ist so genau wie der Katalog selbst, die Pflege bleibt bei Ihnen. Wir greifen nicht auf geschützte Bereiche, Logins oder kostenpflichtige Datenbanken ohne eigene Lizenz zu. Eine feste Trefferquote nennen wir vor dem Test nicht. Maßstab sind fünf bis zehn Ihrer früheren Vergleiche oder Ausschreibungen, deren richtiges Ergebnis Sie kennen. Und wenn Ihr ERP Angebote bereits strukturiert erfasst, prüfen wir zuerst, ob eine Auswertung dort genügt.
Typischer Ablauf
Ein Szenario ohne Kundenbezug: Ein Maschinenbaubetrieb fragt bei vier Lieferanten Drehteile an. Drei Angebote kommen als PDF, eines als Mailtext. Kurz nach dem letzten Eingang zeigt die Vergleichstabelle: Ein Lieferant rechnet in Kartons statt Stück, einer berechnet Fracht extra, einer nennt eine Lieferzeit, die den Montagetermin verfehlt. Die Einkäuferin sendet die vorbereitete Rückfrage und vergibt zwei Tage später. Den Rahmenvertrag legt sie in den Vertragsordner, die Kündigungsfrist steht danach mit Fundstelle in der Übersicht.
Systeme, die wir anbinden
Datenschutz in diesem Bereich
04 Fragen
Nein. Die Vergleichstabelle ist eine Entscheidungsgrundlage. Sie zeigt Preise, Konditionen und Auffälligkeiten mit Verweis auf die Stelle im Angebot. Vergabe und Bestellung bleiben bei Ihnen, und Rückfragen an Lieferanten sind Entwürfe, die Sie selbst senden.
Der Angebotsvergleich kostet ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Rechnungseingang, Vertragsfristen und Marktbeobachtung kosten je ab 2.490 € netto in 10 bis 15 Werktagen. Die Auswertung von Ausschreibungen kostet ab 4.900 € netto in 15 bis 25 Werktagen. Jedes weitere System, etwa Ihr ERP, kostet 390 € Aufschlag.
Ja. GAEB ist das Datenaustauschformat im Bauwesen, üblich ist heute GAEB DA XML mit Phasen wie X83 für die Angebotsaufforderung. Die Lösung liest GAEB-Dateien und PDF und zerlegt sie in Positionen mit Ordnungszahl, Kurztext, Langtext, Menge und Einheit. Ob eine Rückgabe als X84 für die Angebotsabgabe sinnvoll ist, klären wir im Klärungstermin.
Wenn Ihr ERP oder Ihre Warenwirtschaft eine Schnittstelle oder einen Import bietet, ja, gegen 390 € Aufschlag je weiterem System. Im Standard arbeiten die Lösungen mit Postfach und Tabelle, damit sie schnell laufen. Bestellungen für die Rechnungsprüfung können auch aus einer Tabelle kommen.
Jeder Wert in der Tabelle verweist auf seine Stelle im Angebot und ist in Sekunden prüfbar. Unsichere Werte werden markiert. Summen rechnet die Tabelle selbst, nicht das Sprachmodell. Vor dem Go-live testen wir mit fünf bis zehn früheren Vergleichen, deren Ergebnis Sie kennen.
Für den Angebotsvergleich allein reicht Betrieb S für 190 € im Monat. Für die Auswertung von Ausschreibungen empfehlen wir Betrieb M für 490 € im Monat mit zwei Anpassungsstunden, etwa für neue Produktlinien. Laufen mehrere Lösungen, deckt Betrieb M bis zu drei ab und Betrieb L für 790 € im Monat bis zu sechs. Mindestens drei Monate Laufzeit, die Modellkosten rechnet der Anbieter direkt über Ihr Konto ab.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.