Bereich: Wissensmanagement
Wir bauen KI-Lösungen, mit denen Ihr Team Wissen findet, statt es zu suchen: einen Assistenten, der aus Ihren Dokumenten mit Quellenangabe antwortet, Protokolle mit Aufgaben aus Besprechungen, einen Onboarding-Assistenten und eine automatische Ablage. Dokumentenablage ab 990 € netto in 5 Werktagen, Protokolle ab 1.490 € netto, Wissensassistent ab 4.900 € netto in 15 bis 25 Werktagen.
Für: Geschäftsführungen, Bereichsleitungen, Qualitätsmanagement und IT-Verantwortliche in mittelständischen Unternehmen, deren Wissen in SharePoint, Google Drive, Notion oder in den Köpfen einzelner Kolleginnen und Kollegen steckt.
01 Typische Herausforderungen
Die Einkaufsrichtlinie liegt im Laufwerk, in SharePoint und als Anhang in einer alten Mail. Wer sie braucht, findet mehrere Stände und weiß nicht, welcher gilt. Also fragt man nach, und die Suche beginnt von vorn.
Ob Kündigungsfrist im Rahmenvertrag oder Ablauf einer Reklamation: Am Ende fragt man die Kollegin, die es weiß. Sie wird jeden Tag mehrfach unterbrochen, und wenn sie im Urlaub ist, stockt der Vorgang.
Wer mitschreibt, kann kaum mitreden. Das Protokoll entsteht am nächsten Tag aus dem Gedächtnis, Aufgaben werden einzeln angelegt oder vergessen. In der nächsten Runde fragt jemand, wer eigentlich was übernommen hatte.
Neue Mitarbeitende fragen nach Urlaubsantrag, Zeiterfassung, Zugängen und Hygieneregeln. Die Antworten stehen irgendwo im Handbuch, gegeben werden sie trotzdem von den Kolleginnen und Kollegen am Nebentisch, oft in der Spätschicht oder am Wochenende.
Gescannte Post und Downloads landen unbenannt im Eingangsordner. Jeder benennt anders, die Ordnerstruktur zerfällt, und später sucht man nach einem Datum, an das sich keiner erinnert.
Für eine einzige Antwort muss jemand im CRM, in der Warenwirtschaft und im Handbuch nachsehen. Das Wissen ist vorhanden, aber verteilt, und jeder Vorgang kostet Laufarbeit in mehreren Fenstern.
02 Aus dem Katalog
Wissen Klasse XL
Ihr Team fragt in Teams, Slack oder im Browser und bekommt Antworten aus Ihren Dokumenten, mit Quelle und nur aus dem, was es sehen darf.
Wissen Klasse M
Nach der Besprechung liegt ein Protokollentwurf mit Beschlüssen und Aufgaben vor, nach Ihrer Freigabe stehen die Aufgaben im Aufgaben-Tool.
Personal Klasse L
Ein Assistent in Teams oder Slack beantwortet die Fragen neuer Mitarbeitender aus Ihrem Handbuch und Ihren Richtlinien, mit Quellenangabe und Checklisten für die ersten Wochen.
Verwaltung Klasse S
Die Lösung erkennt eingehende Dateien, gibt ihnen einen einheitlichen Namen und legt sie in den richtigen Ordner Ihrer Ablage.
Wissen Klasse XL
Ein Agent erledigt eine wiederkehrende Aufgabe über mehrere Systeme, mit Freigabe vor jedem schreibenden Schritt und Protokoll.
Service Klasse S
Einmal im Monat wertet die Lösung Ihre Anfragen aus, zeigt die häufigsten Fragen und liefert Entwürfe für neue oder bessere Einträge in Ihrer Website-FAQ.
03 Aufteilung
Lässt sich gut automatisieren
Bleibt bewusst beim Menschen
Messgröße
Antworten mit Quelle
Anteil der Antworten des Assistenten, die eine Quelle nennen, aus dem Protokoll
Messgröße
Fragen ohne Treffer
Zahl und Liste der unbeantworteten Fragen je Woche, als Hinweis auf fehlende Dokumente
Messgröße
Zeit bis zum Protokollversand
Abstand zwischen Besprechungsende und Versand des freigegebenen Protokolls, aus Zeitstempeln
Messgröße
Korrekturen nach der Ablage
Dateien, die nachträglich verschoben oder umbenannt werden, aus dem Ablageprotokoll
In den meisten Unternehmen ist das Wissen vorhanden. Es liegt in Handbüchern, Richtlinien, Verträgen, Protokollen und Arbeitsanweisungen, verteilt über SharePoint, Google Drive, Notion und Mailanhänge. Das Problem ist selten das Aufschreiben, sondern das Finden. Wer eine Antwort braucht, sucht in Ordnern, findet mehrere Fassungen und fragt am Ende doch die Kollegin, die es weiß.
Ein Wissensassistent dreht das um. Statt nach Dateinamen zu suchen, stellt Ihr Team eine Frage in normaler Sprache. Der Assistent sucht passende Abschnitte in Ihren freigegebenen Dokumenten, formuliert daraus eine Antwort und verlinkt die Quelle mit ihrem Stand. Fachleute nennen dieses Verfahren RAG, kurz für Retrieval Augmented Generation, also Antworten auf Grundlage abgerufener Textstellen. Was das Verfahren leistet und wo seine Grenzen liegen, beschreibt unser Artikel Ein Wissensassistent auf eigenen Dokumenten.
Wissensmanagement beginnt aber nicht erst beim Assistenten. Es beginnt bei der Ablage, die Dateien einheitlich benennt, bei Protokollen, die Beschlüsse und Aufgaben festhalten, und bei der Einarbeitung, in der neue Kolleginnen und Kollegen fragen können, ohne jemanden zu unterbrechen. Jede dieser Lösungen zeigt nebenbei, wo Wissen fehlt. Fragen ohne Treffer, offene Fragen aus der Einarbeitung und häufige Kundenfragen ergeben eine Liste, die Ihre Fachbereiche abarbeiten können.
Der kleinste Einstieg ist die automatische Dokumentenablage ab 990 € netto, Lieferung in 5 Werktagen. Sie sorgt dafür, dass neue Dateien ab sofort einheitlich benannt am richtigen Ort liegen, und schafft damit eine Grundlage für alles, was später kommt. Wenn Ihre Besprechungen ohne verlässliches Protokoll enden, beginnen Sie mit Protokollen und Aufgaben aus Besprechungen ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen.
Unternehmen, die regelmäßig einstellen oder mit Saisonkräften arbeiten, profitieren vom Onboarding-Assistenten ab 2.490 € netto. Er ist enger zugeschnitten als ein allgemeiner Wissensassistent und mit 10 bis 15 Werktagen schneller geliefert. Der interne Wissensassistent ab 4.900 € netto lohnt sich, wenn Ihre Dokumente in SharePoint oder Google Drive liegen und die Berechtigungen dort gepflegt sind, denn der Assistent übernimmt sie.
Wenn ein Vorgang nicht nur Wissen, sondern Laufarbeit über mehrere Systeme braucht, ist der KI-Agent mit Systemzugriff ab 4.900 € netto der passende Baustein. Für Wissen, das nach außen gehört, hält die FAQ-Pflege ab 990 € netto Ihre Website-FAQ nah an den Fragen, die Kunden tatsächlich stellen.
Ist unklar, wo Sie anfangen, hilft der Prozess-Scan für 490 €. Wir sehen uns mit Ihnen an, wo heute gesucht, nachgefragt und abgetippt wird, und Sie erhalten priorisierte Kandidaten mit Katalogpreis. Bei einem Folgeauftrag ab 1.490 € rechnen wir den Scan an.
Wir räumen Ihre Ablage nicht auf und entscheiden nicht, welche Fassung eines Dokuments gilt. Ein Assistent kann nur so gut antworten, wie Ihre Dokumente es hergeben. Wenn Richtlinien sich widersprechen oder veraltet sind, wird das sichtbar, korrigiert wird es aber von Ihnen. Wir versprechen auch keine fehlerfreien Antworten. Deshalb steht in jeder Antwort der Link zum Original, und ohne belastbaren Treffer sagt der Assistent, dass er nichts gefunden hat.
Unsere Ablage ersetzt kein Dokumentenmanagementsystem und keine revisionssichere Archivierung. Wir bauen keine Auswertung, wer was fragt oder wer in Besprechungen wie viel redet, auch nicht auf Wunsch. Und wenn Ihr Team zuerst lernen soll, im Alltag mit KI-Werkzeugen zu arbeiten, ist das keine Umsetzung, sondern Weiterbildung. Die bietet unser Gründer Jean Hinz auf jeanhinz.io an.
Typischer Ablauf
Ein Beispiel ohne Kundenbezug: Ein Großhändler startet mit der automatischen Ablage für die gescannte Tagespost. Später kommt der Wissensassistent in Microsoft Teams dazu, angebunden an den SharePoint-Bereich mit Qualitätshandbuch, Einkaufsrichtlinie und Arbeitsanweisungen. Eine Kollegin im Einkauf fragt nach der Freigabegrenze für Bestellungen und bekommt die Antwort mit Link auf die geltende Richtlinie. Ihre Frage nach einer Regel für Musterbestellungen findet keinen Treffer. Sie landet auf der Liste für das Qualitätsmanagement, das die Arbeitsanweisung ergänzt.
Systeme, die wir anbinden
Datenschutz in diesem Bereich
04 Fragen
Nein. Er übernimmt die Berechtigungen aus SharePoint oder Google Drive und sucht nur in Abschnitten, die die fragende Person im Original öffnen darf. Das prüfen wir vor der Abnahme mit Testkonten aus mindestens drei Rollen und dokumentieren das Ergebnis.
Er antwortet nur aus gefundenen Textstellen und verlinkt sie. Findet er nichts Belastbares, sagt er das und nennt die zuständige Stelle. Fehler lassen sich nie völlig verhindern. Deshalb steht der Link zum Original in jeder Antwort, damit jeder nachlesen kann.
Der interne Wissensassistent kostet ab 4.900 € netto, Lieferung in 15 bis 25 Werktagen, dazu empfehlen wir Betrieb M für 490 € im Monat. Der Onboarding-Assistent ist enger zugeschnitten und kostet ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen. Jede weitere Dokumentenquelle, etwa Confluence oder Notion, kostet 390 € Aufschlag.
Nicht alles auf einmal. Prüfen Sie zum Start die wichtigsten Dokumente und schließen Sie Ordner mit veralteten Fassungen aus. Die automatische Ablage ab 990 € netto, fertig in 5 Werktagen, sorgt dafür, dass neue Dateien ab sofort geordnet ankommen. Was mit alten Beständen geschieht, entscheiden Sie.
Nur mit Wissen der Beteiligten, und wenn Sie einen Betriebsrat haben, sehr wahrscheinlich erst nach Abstimmung mit ihm. Wir liefern Mustertext und Beschreibung der Datenflüsse. Die Lösung für Protokolle und Aufgaben kostet ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Das ersetzt keine Rechtsberatung.
Der Wissensassistent liest und antwortet. Ein KI-Agent erledigt eine mehrstufige Aufgabe über mehrere Systeme: nachschlagen, abgleichen, Vorgänge vorbereiten, mit Freigabe vor jedem schreibenden Schritt. Der Agent kostet ab 4.900 € netto, Lieferung in 15 bis 25 Werktagen, für den Betrieb empfehlen wir Betrieb L für 790 € im Monat.
Nein. Datenbank und Modellzugang laufen auf Ihren Namen. Sie erhalten Code, Dokumentation und Runbook, Ihre IT oder Ihr Systemhaus kann den Betrieb übernehmen. Übernehmen wir ihn, gilt eine Mindestlaufzeit von drei Monaten.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.