n8n, Make oder Zapier: Datenschutz, Self-Hosting, Kosten, Grenzen

n8n, Make und Zapier verbinden Programme miteinander, ohne dass jemand dafür eine eigene Software schreiben muss. Welches Werkzeug passt, entscheidet sich weniger an der Oberfläche als an drei Fragen: Wo liegen die Daten, wer betreibt das System, und wie wird abgerechnet. Wir vergleichen aus Sicht eines Teams, das mit n8n und Make baut und betreibt, mit Preisen und Datenhaltung im Stand vom 28.09.2026.

Was unterscheidet n8n, Make und Zapier grundsätzlich?

Alle drei arbeiten nach demselben Prinzip. Ein Auslöser, etwa eine neue Mail oder ein ausgefülltes Formular, startet einen Ablauf. Danach folgen Schritte: Daten lesen, umformen, an ein anderes System schicken, ein Sprachmodell fragen. Die Unterschiede liegen im Betrieb und im Geschäftsmodell.

n8n ist ein Werkzeug für solche Abläufe, das Sie als Cloud-Dienst mieten oder auf einem eigenen Server betreiben können. Der Quellcode ist einsehbar, die Nutzung regelt eine eigene Lizenz. Make und Zapier gibt es nur als Cloud-Dienst des Anbieters. Make zeigt Abläufe als visuelle Szenarien mit vielen Verzweigungen, Zapier setzt auf schnelle, eher geradlinige Abläufe, die dort Zaps heißen.

	n8n	Make	Zapier
Betrieb	Cloud oder eigener Server	nur Cloud	nur Cloud
Datenhaltung Cloud	Frankfurt	AWS in EU oder Nordamerika	AWS in den USA
Abrechnung nach	Ausführungen eines Ablaufs	Credits je Aktion	Tasks je erfolgreicher Aktion
Kostenloser Einstieg	Community Edition, selbst gehostet	1.000 Credits im Monat	100 Tasks im Monat

Wo liegen Ihre Daten bei welchem Anbieter?

Bei n8n Cloud liegen die Daten laut Preisseite von n8n in der EU, auf Servern in Frankfurt. Wer n8n selbst hostet, bestimmt den Ort selbst, etwa einen Server in Deutschland oder das eigene Rechenzentrum.

Make betreibt seine Infrastruktur laut Preisseite bei AWS in der EU oder in Nordamerika. Die Adressen der Zonen heißen eu1, eu2, us1 und us2, wie die Hilfeseite zu den IP-Adressen zeigt. Prüfen Sie in Ihrem Konto, in welcher Zone Ihre Organisation läuft. Für personenbezogene Daten sollte es eine EU-Zone sein.

Zapier schreibt in seiner Data Privacy Overview, dass Daten auf AWS-Servern in den USA liegen, einschließlich personenbezogener Daten, die Zapier für Kunden verarbeitet. Zapier ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung enthält Standardvertragsklauseln. Die Übermittlung ist damit geregelt. Viele Datenschutzbeauftragte bevorzugen für Kundendaten trotzdem eine Verarbeitung in der EU, weil sie einfacher zu dokumentieren ist. Das ist eine Abwägung, die Sie mit Ihrem Datenschutz treffen, keine Rechtsberatung von uns.

Ein Punkt wird oft übersehen: Das Werkzeug ist nur ein Teil der Kette. Sobald ein Ablauf ein Sprachmodell fragt, gehen Daten auch an den Modellanbieter. Die Region des Modells gehört deshalb in dieselbe Prüfung. Wie wir das je Lösung festhalten, steht auf unserer Seite zur Sicherheit.

Was bedeutet Self-Hosting mit n8n in der Praxis?

Die selbst gehostete Community Edition von n8n kostet keine Lizenzgebühr. Sie steht unter der Sustainable Use License. Nach der Lizenz-FAQ von n8n dürfen Sie n8n für Ihren eigenen Betrieb nutzen, auch mit Abläufen, deren Ergebnisse Kunden sehen. Ein Dienstleister darf für Sie Abläufe bauen und dafür Einrichtung und Betreuung berechnen. Nicht erlaubt ist, n8n als Dienst anzubieten, in dem Ihre Kunden selbst Abläufe bauen oder ändern, und n8n ohne Marke weiterzuverkaufen. Für solche Fälle verlangt n8n eine kommerzielle Vereinbarung.

Kostenlos heißt nicht aufwandslos. Wer selbst hostet, braucht einen Server, Updates, Backups, Überwachung und jemanden, der bei einem Ausfall reagiert. Für Betriebe ohne eigene IT ist das der eigentliche Kostenblock. Wir richten n8n deshalb auf einem EU-Server auf Ihren Namen ein und übernehmen auf Wunsch den Betrieb.

Wer Funktionen wie Single Sign-on, getrennte Umgebungen oder Versionsverwaltung mit Git braucht, landet beim Tarif Business. Er ist laut n8n nur selbst gehostet verfügbar und kostet 800 € im Monat bei monatlicher Zahlung oder 667 € bei jährlicher Zahlung, jeweils für 40.000 Ausführungen (Stand 28.09.2026). Unternehmen unter 20 Beschäftigten können einen Start-up-Tarif mit 50 Prozent Nachlass auf Business prüfen.

Was kosten die drei Werkzeuge im Monat?

Die Listenpreise im Überblick, abgelesen auf den Preisseiten der Anbieter am 28.09.2026. Make und Zapier zeigen ihre Preise auf der internationalen Seite in US-Dollar.

Werkzeug und Tarif	Preis im Monat	Enthaltene Menge
n8n Community Edition	kostenlos, Server extra	unbegrenzt, selbst gehostet
n8n Starter (Cloud)	24 €, jährlich 20 €	2.500 Ausführungen
n8n Pro (Cloud)	60 €, jährlich 50 €	10.000 Ausführungen
Make Core	12 US-Dollar	10.000 Credits
Make Pro	21 US-Dollar	10.000 Credits
Make Teams	38 US-Dollar	10.000 Credits
Zapier Professional	ab 19,99 US-Dollar	nach Task-Stufe
Zapier Team	ab 69 US-Dollar	nach Task-Stufe, bis 25 Personen

Make nennt bei jährlicher Zahlung 15 Prozent Nachlass oder mehr, Zapier 33 Prozent. Die Quellen: n8n, Make, Zapier. Preise ändern sich häufig, prüfen Sie vor der Entscheidung den aktuellen Stand.

Warum die Abrechnungseinheit wichtiger ist als der Listenpreis

n8n zählt eine Ausführung, wenn ein Ablauf einmal von Anfang bis Ende läuft, egal wie viele Schritte er hat. Make berechnet Credits, die meisten Aktionen verbrauchen einen Credit. Zapier zählt Tasks, also jede erfolgreich ausgeführte Aktion, das reine Abfragen auf neue Daten zählt nicht.

Ein Rechenbeispiel: Ein Ablauf mit acht Schritten läuft 1.000 Mal im Monat. Bei n8n sind das 1.000 Ausführungen. Bei Make sind es rund 8.000 Credits. Bei Zapier sind es rund 7.000 Tasks, weil der Auslöser nicht als Task zählt. Je mehr Schritte ein Ablauf hat, desto stärker spricht die Rechnung für n8n. Bei kurzen Abläufen mit zwei Schritten ist der Unterschied klein.

Zu den Werkzeugkosten kommen in allen drei Fällen die Kosten für das Sprachmodell. Sie laufen bei unseren Lösungen über Ihr eigenes Konto, und wir schätzen sie im Angebot anhand Ihrer Menge.

Wo stoßen die Werkzeuge an Grenzen?

Jedes Werkzeug hat Grenzen, die im Alltag spürbar werden. Im kostenlosen Tarif von Make laufen geplante Abläufe höchstens alle 15 Minuten, und ein Durchlauf darf 5 Minuten dauern, in den bezahlten Tarifen 40 Minuten. n8n Cloud Starter erlaubt 5 gleichzeitige Ausführungen und bewahrt Protokolle 7 Tage auf. Das reicht für viele kleine Betriebe, wird aber eng, wenn morgens 200 Mails gleichzeitig verarbeitet werden sollen. Bei Zapier steigen die Kosten mit jedem Schritt, und die Datenhaltung in den USA setzt eine Grenze, die sich nicht wegkonfigurieren lässt.

Keines der drei Werkzeuge nimmt Ihnen die eigentliche Arbeit ab, die über Erfolg entscheidet: saubere Regeln, ein Freigabeschritt vor dem Versand, ein Test mit echten Daten und eine Überwachung, die meldet, wenn ein Ablauf still stehen bleibt. Ein Ablauf, der nachts ausfällt und erst am Monatsende auffällt, kostet mehr als jeder Tarifunterschied.

Welches Werkzeug passt zu welchem Unternehmen?

Der Entscheidungsbaum fasst unsere Empfehlung zusammen. Er beginnt mit der Frage nach den Daten, weil sie die Auswahl am stärksten einschränkt.

Zapier passt, wenn ein Team ohne Technikkenntnisse einfache Abläufe selbst bauen will, etwa Formular an Tabelle oder Kalender an Chat, und die Daten unkritisch sind. Dafür ist es gut, und Sie brauchen uns nicht. Make passt, wenn Abläufe mehr Verzweigungen haben, viele fertige Anbindungen gebraucht werden und das Konto in einer EU-Zone läuft. n8n passt, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind, wenn Abläufe viele Schritte haben oder wenn eigener Code nötig ist.

Wer die Werkzeuge selbst lernen will, findet Anleitungen und Schulungen bei Jean Hinz persönlich auf jeanhinz.io. Ob sich Selbstbau für Ihren Fall rechnet, zeigt der Artikel Selbst bauen oder bauen lassen.

Womit bauen wir, und warum?

Unser Standard ist n8n, selbst gehostet auf einem EU-Server, weil es Daten in der EU hält, pro Ablauf statt pro Schritt abrechnet und eigenen Code erlaubt. Bringen Sie ein bestehendes Make-Konto mit, bauen wir dort. Die Konten laufen immer auf Ihren Namen. Sie erhalten den Ablauf als Export, die Prompts, also die Anweisungen an das Sprachmodell, als Datei, dazu Kurzanleitung und Runbook. Damit können Sie oder Ihr Systemhaus jederzeit übernehmen.

Welche Systeme wir anbinden, steht auf der Seite Integrationen. Womit Sie am besten anfangen, zeigt der Artikel Was sich zuerst automatisieren lässt. Alle Leistungen rund um Abläufe finden Sie unter KI-Automatisierung.