Verwaltung & Finanzen
Dateien, die in einem Eingangsordner landen, werden automatisch erkannt: Rechnung, Vertrag, Angebot, Lieferschein oder Behördenpost. Die Lösung benennt sie nach Ihrem Schema mit Datum, Absender und Dokumentart und legt sie in Google Drive oder SharePoint ab. Unsichere Fälle kommen in einen Prüfordner. Ab 990 € netto, Lieferung in 5 Werktagen.
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch eine Stunde oder mehr pro Woche für Ablage und Suche, die Struktur zerfällt trotzdem
Mit der Lösung
Kein Aufwand für Standarddokumente, ein kurzer Blick in den Prüfordner pro Woche
02 Für wen
Sie arbeiten mit Google Drive oder SharePoint, eine Ordnerstruktur gibt es, aber jeder benennt Dateien anders. Die Lösung sorgt dafür, dass die Struktur gilt, ohne dass jemand daran denken muss.
Post wird gescannt und landet als Stapel unbenannter PDFs. Die Lösung macht daraus eine geordnete Ablage, in der Sie per Suche nach Absender oder Datum finden, was Sie brauchen.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse S) | ab 990 € |
| Zusätzliche Quelle, etwa Mailanhänge aus einem Postfach | + 390 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
2 bis 3 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung beobachtet einen Eingangsordner in Google Drive, SharePoint oder OneDrive. Dorthin legen Sie oder Ihr Scanner neue Dateien, oder Sie leiten sie aus anderen Ordnern weiter. Sobald eine Datei ankommt, liest ein Sprachmodell den Inhalt und bestimmt drei Dinge: die Dokumentart aus Ihrer Liste, den Absender und das Datum des Dokuments, nicht das Datum des Scans. Bei Rechnungen und Angeboten kommt die Nummer dazu.
Aus diesen Angaben baut eine feste Regel den Dateinamen nach Ihrem Schema und bestimmt den Zielordner. Das Sprachmodell schlägt also nur die Merkmale vor, die Ordnerlogik bleibt Ihre. Ist sich das Modell bei der Dokumentart nicht sicher, fehlt der Absender oder passt die Datei zu keiner Regel, bleibt sie im Prüfordner. Das ist der Freigabeschritt dieser Lösung: Standardfälle laufen durch, alles andere sehen Sie, bevor es irgendwo landet.
Jeder Schritt steht im Protokoll: ursprünglicher Name, neuer Name, Zielordner, Zeitpunkt. Wenn Sie eine Datei nachträglich verschieben, sehen wir das im Betrieb und können die Regeln nachschärfen.
Vor der Abnahme lassen wir die Lösung auf 50 bis 100 Ihrer echten Dateien laufen, zuerst in einem Testordner. Sie prüfen das Ergebnis, wir passen Dokumentarten und Regeln an. Erst danach arbeitet sie in Ihrer echten Ablage.
Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem nutzen, das Eingänge bereits erkennt und verschlagwortet, bringt die Lösung wenig. Auch bei nur wenigen Dateien pro Woche ist die Ablage von Hand schneller eingerichtet als jede Automatisierung. Und wenn es noch keine Ordnerstruktur gibt, auf die sich alle einigen, sollte diese zuerst stehen. Sonst ordnet die Lösung sauber in ein System, das keiner nutzt. Das klären wir vor dem Auftrag.
Typischer Ablauf
Ein Planungsbüro scannt die Tagespost in einen Eingangsordner. Aus scan_0412.pdf wird 20260928_Stadtwerke_Rechnung_4711.pdf im Ordner Rechnungen, aus einem Bescheid eine Datei im Ordner Behörden. Ein handschriftlicher Brief ohne klaren Absender liegt im Prüfordner. Das Szenario ist ein Beispiel, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Anteil automatisch abgelegter Dateien
Dateien ohne Umweg über den Prüfordner, monatlich aus dem Protokoll
Korrekturen nach Ablage
Dateien, die Sie nachträglich verschieben oder umbenennen, als Maß für die Qualität
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell sieht nur die jeweils neue Datei. Ordner außerhalb des Eingangs werden nicht gelesen. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training.
Freigabe
Die Ablage läuft automatisch, jeder Schritt ist protokolliert und umkehrbar. Unsichere Fälle warten im Prüfordner auf Sie.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung ordnet Dateien und trifft keine Entscheidungen über Personen. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Nein. Sie verschiebt und benennt um, sonst nichts. Gibt es den Namen schon, wird eine Nummer angehängt. Im Protokoll steht zu jeder Datei der alte Name, so lässt sich jeder Schritt zurückverfolgen.
Solche Dokumentarten legen wir im Klärungstermin fest. Sie gehen in einen eigenen Ordner mit eingeschränkten Rechten oder werden gar nicht angefasst und bleiben im Prüfordner. Sie entscheiden, was die Lösung sehen darf.
Ja, auch ohne Texterkennung im Scanner. Die Lösung liest den Inhalt selbst. Bei schlechten Scans oder Handschrift ist sie unsicher und legt die Datei in den Prüfordner.
Nein. Die Lösung ordnet Ihre bestehende Ablage. Wenn Sie Aufbewahrungsfristen, Versionen und revisionssichere Archivierung brauchen, ist ein Dokumentenmanagementsystem richtig. Die Lösung kann dann den Eingang dafür vorsortieren.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen die Ablage und passen Regeln an, wenn eine neue Dokumentart dazukommt. Modellkosten laufen über Ihr eigenes Konto.
Weiter
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Eingangsrechnungen aus, prüft sie gegen Bestellungen, schlägt die Kontierung vor und übergibt erst nach Ihrer Freigabe an die Buchhaltung.
Verwaltung Klasse L
Die Lösung liest Ihre Verträge aus, trägt Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner in eine Übersicht ein und erinnert rechtzeitig vor jedem Kündigungstermin.
Verwaltung Klasse S
Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Mail, die Ihren Posteingang sortiert: Neues nach Themen, Dringendes zuerst und Mails, die noch auf Ihre Antwort warten.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.