KI-Agentur finden: 24 Prüffragen, mit denen Sie Angebote vor dem Auftrag vergleichen

Wer eine KI-Agentur sucht, findet viele Anbieter mit ähnlichen Versprechen. Unterschiede zeigen sich erst, wenn man die richtigen Fragen stellt. Dieser Artikel gibt Ihnen 24 Prüffragen in sechs Gruppen, jeweils mit einer guten Antwort und einem Warnsignal, dazu eine Bewertungsmatrix für den Vergleich und einen Ablauf für einen Probeauftrag. Die Prüfliste funktioniert für jede Agentur, auch wenn Sie am Ende nicht uns beauftragen.

Brauchen Sie überhaupt eine KI-Agentur?

Eine Agentur lohnt sich, wenn ein konkreter Vorgang feststeht, der heute Zeit kostet, mehrere Systeme berührt und dauerhaft laufen soll: das Sammelpostfach sortieren, Eingangsrechnungen erfassen, Anfragen ins CRM übernehmen. Dann brauchen Sie jemanden, der baut, testet, übergibt und im Betrieb repariert, wenn sich eine Schnittstelle ändert.

Weniger sinnvoll ist eine Agentur in zwei Fällen. Wenn noch offen ist, wo KI in Ihrem Unternehmen überhaupt hilft, ist eine Beratung oder ein kurzer Prozess-Scan der bessere erste Schritt. Und wenn ein Standardwerkzeug den Vorgang schon abdeckt, etwa eine Funktion in Ihrem CRM oder Ihrer Buchhaltungssoftware, reicht oft die Einrichtung durch Ihr eigenes Team. Wann ein Werkzeug reicht und wann nicht, beschreibt unser Artikel Selbst bauen oder bauen lassen.

Viele Unternehmen stehen dabei noch am Anfang. Nach der Erhebung des Statistischen Bundesamts nutzten im Jahr 2025 26 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten KI-Technologien. Bei 10 bis 49 Beschäftigten waren es 23 Prozent, bei 50 bis 249 Beschäftigten 36 Prozent und ab 250 Beschäftigten 57 Prozent (abgerufen am 12.10.2026). Für kleinere Betriebe ist der erste Auftrag also oft auch der erste Kontakt mit dem Thema. Umso wichtiger ist, dass er klein, messbar und schriftlich klar geregelt ist.

Welche Prüffragen sollten Sie vor dem Auftrag stellen?

Die folgenden 24 Fragen sind nach den Punkten geordnet, an denen Projekte in der Praxis scheitern: unklarer Umfang, unklare laufende Kosten, unklarer Datenweg, zu weite Rechte, fehlende Tests und Abhängigkeit nach dem Go-live. Schicken Sie die Fragen vor dem Angebot an jede Agentur, die Sie in die engere Wahl nehmen, und lassen Sie sie schriftlich beantworten.

Leistung und Abnahme

Prüffrage	Woran Sie eine gute Antwort erkennen	Warnsignal
1. Was genau wird geliefert?	Ein Leistungsumfang mit Systemen, Abläufen und Grenzen, inklusive einer Liste, was nicht enthalten ist	„Eine KI-Lösung für Ihren Vertrieb“ ohne Abgrenzung
2. Wie und wann wird abgenommen?	Abnahmekriterien vor Beginn, Test mit echten Daten, Protokoll	Abnahme nach Gefühl oder durch Zeitablauf
3. Wie lange dauert die Lieferung?	Eine Lieferzeit in Werktagen und ein Termin für den Start	„Hängt davon ab“ ohne Bandbreite
4. Was passiert, wenn die Lösung die Kriterien nicht erfüllt?	Nachbesserung im Festpreis, klar geregelte Abbruchmöglichkeit	Zusatzkosten für jede Korrektur

Preis und laufende Kosten

Prüffrage	Woran Sie eine gute Antwort erkennen	Warnsignal
5. Ist der Preis fest oder eine Schätzung?	Festpreis oder Obergrenze, Zusatzaufwand nur nach Ihrer Freigabe	Tagessätze ohne Obergrenze bei unklarem Umfang
6. Was kostet der Betrieb im Monat?	Ein Betriebstarif mit Reaktionszeit, Leistungen und Mindestlaufzeit	Betrieb „nach Aufwand“ ohne Zahl
7. Wer zahlt die Modellkosten?	Klare Angabe, auf wessen Konto Sprachmodell und Hosting laufen, mit Kostenlimit	Modellkosten pauschal im Paket, ohne Einsicht
8. Welche Kosten entstehen bei Änderungen?	Stundensatz oder Preisliste für Erweiterungen, schriftlich	Jede Änderung wird neu verhandelt

Datenschutz und Hosting

Prüffrage	Woran Sie eine gute Antwort erkennen	Warnsignal
9. Wo werden die Daten verarbeitet?	Benannte Anbieter und Regionen für Hosting, Datenbank und Sprachmodell	„In der Cloud“ ohne Anbieter und Standort
10. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?	Ja, mit Liste der Unterauftragsverarbeiter	Kein Vertrag oder erst „bei Bedarf“
11. Werden Ihre Daten zum Training genutzt?	Nein, mit Verweis auf die Vertragsbedingungen des Modellanbieters	Keine Aussage dazu
12. Welche Daten sieht das Sprachmodell?	Nur die einzelne Anfrage oder der einzelne Beleg, keine ganzen Bestände	Der gesamte Posteingang oder das ganze CRM geht an das Modell

Rechte, Sicherheit und Freigaben

Prüffrage	Woran Sie eine gute Antwort erkennen	Warnsignal
13. Welche Rechte bekommt die Lösung in Ihren Systemen?	Geringste nötige Rechte, getrennt nach Lesen und Schreiben	Ein Administratorzugang für alles
14. Wo entscheidet ein Mensch?	Ein benannter Freigabeschritt vor allem, was nach außen geht oder gebucht wird	„Läuft vollautomatisch“ bei Mails, Zahlungen oder Personalthemen
15. Wird jede Aktion protokolliert?	Ein Protokoll, das zeigt, was die Lösung wann getan hat	Keine Nachvollziehbarkeit
16. Auf wessen Namen laufen die Konten?	Auf Ihren Namen, mit persönlichen, entziehbaren Zugängen für die Agentur	Alles läuft auf Konten der Agentur

Qualität und Tests

Prüffrage	Woran Sie eine gute Antwort erkennen	Warnsignal
17. Wie wird vor dem Go-live getestet?	Ein Testset aus echten, anonymisierten Fällen mit erwarteten Ergebnissen	Eine Vorführung mit Beispielfällen der Agentur
18. Was passiert, wenn die KI unsicher ist?	Unsichere Fälle landen in einer Prüfliste beim Menschen	Die Lösung entscheidet immer
19. Wie gehen Sie mit falschen Antworten um?	Antworten nur aus Ihren Quellen, mit Quellenangabe, Fehler werden ausgewertet	„Unser Modell halluziniert nicht“
20. Was passiert bei einem Modellwechsel?	Testset läuft erneut, bevor ein neues Modell eingesetzt wird	Modelle werden ohne Ihr Wissen getauscht

Übergabe und Abhängigkeit

Prüffrage	Woran Sie eine gute Antwort erkennen	Warnsignal
21. Was bekommen Sie bei der Übergabe?	Dokumentation, Zugänge, Konfiguration, Prompts und eine Anleitung für Ihr Team	Die Lösung bleibt eine Blackbox
22. Was passiert bei Kündigung?	Eine Exit-Regel: Übergabe aller Bestandteile, Löschung Ihrer Daten mit Bestätigung	Keine Regelung oder Gebühr für die Herausgabe
23. Wer ist im Betrieb ansprechbar?	Eine Support-Adresse, feste Reaktionszeiten, ein benannter Ansprechpartner	„Melden Sie sich einfach“
24. Welche Belege für ähnliche Projekte gibt es?	Freigegebene Referenzen oder klar gekennzeichnete Beispiele, keine erfundenen Kennzahlen	Prozentversprechen ohne Messmethode und ohne Kunden, die bestätigen

Wie vergleichen Sie Angebote mehrerer Agenturen fair?

Angebote unterscheiden sich in Aufbau, Preismodell und Umfang. Ein fairer Vergleich gelingt mit einer gewichteten Matrix. Bewerten Sie jede Agentur je Kriterium mit 1 bis 5 Punkten, multiplizieren Sie mit dem Gewicht und addieren Sie. Die Gewichte unten sind ein Vorschlag für einen ersten Auftrag mit personenbezogenen Daten. Passen Sie sie an Ihre Lage an, bevor Sie die Angebote lesen, nicht danach.

Kriterium	Gewicht	Agentur A	Agentur B	Agentur C
Klarer Leistungsumfang und Abnahmekriterien	20 %
Gesamtkosten für 12 Monate, einmalig und laufend	20 %
Datenschutz, Hosting und Vertrag	20 %
Rechte, Freigaben und Protokoll	15 %
Übergabe, Exit-Regel und Betrieb	15 %
Belege und Passung zu Ihrer Branche	10 %
Summe	100 %

Vergleichen Sie bei den Kosten immer zwölf Monate, nicht nur den Projektpreis. Ein günstiger Aufbau mit teurem oder unklarem Betrieb ist am Ende oft der teurere Weg. Wie sich Tagessatz, Projektpreis und Festpreis am Markt unterscheiden, vergleicht Jean Hinz in seinem Beitrag KI-Agentur Kosten: Preismodelle im Vergleich.

Welche Warnsignale sollten Sie ernst nehmen?

Einzelne Schwächen in einem Angebot lassen sich klären. Bei den folgenden Mustern sollten Sie dagegen genauer hinsehen, bevor Sie unterschreiben:

• Ergebnisversprechen in Prozent ohne Messmethode. „Spart 70 Prozent Zeit“ ist ohne Ausgangsmessung, Zeitraum und Kunden, der das bestätigt, keine Information.
• Kein Wort zum Betrieb. Eine Lösung, die Ihre Systeme anbindet, braucht Pflege. Wer dazu nichts sagt, lässt Sie mit der ersten geänderten Schnittstelle allein.
• Alles auf Konten der Agentur. Dann hängen Ihre Abläufe an einem Dienstleister, den Sie nicht ohne Weiteres wechseln können.
• Vollautomatisch, wo es heikel wird. Mails an Kunden, Buchungen, Zahlungen und Personalentscheidungen gehören hinter einen Freigabeschritt.
• Keine schriftlichen Antworten. Wer die Prüffragen nur im Gespräch beantwortet, wird die Antworten im Vertrag ungern wiederfinden.
• Referenzen, die niemand bestätigt. Logos und Zitate ohne Freigabe der genannten Unternehmen sind kein Beleg.

Was gilt rechtlich bei der Beauftragung?

Drei Punkte sollten Sie vor dem Auftrag klären. Erstens den Auftragsverarbeitungsvertrag: Verarbeitet die Agentur in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten, schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag mit festgelegten Inhalten vor. Dazu gehört, dass weitere Auftragsverarbeiter wie Hosting- oder Modellanbieter nur mit Ihrer Genehmigung eingesetzt werden.

Zweitens die Transparenz nach der KI-Verordnung: Ein Assistent, der direkt mit Kunden oder Beschäftigten spricht, muss nach Art. 50 Abs. 1 so gestaltet sein, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist. Diese Pflicht gilt seit dem 02.08.2026.

Drittens die Hochrisiko-Fälle: KI-Systeme, die etwa Bewerbungen sichten, filtern oder Bewerbende bewerten, zählen nach Anhang III der KI-Verordnung zu den Hochrisiko-Systemen. Nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 gelten die Pflichten für diese Systeme ab dem 02.12.2027. Fragen Sie die Agentur, in welche Risikoklasse sie die geplante Lösung einordnet und warum. Stand Oktober 2026, das ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie Verträge und Einordnung im Zweifel von Ihrer Rechtsberatung prüfen.

Wie läuft ein guter Probeauftrag ab?

Der beste Test einer Agentur ist ein kleiner Auftrag mit echtem Nutzen. Er sollte in zwei bis vier Wochen fertig sein, einen festen Preis haben und anhand von Kriterien abgenommen werden, die Sie vorher gemeinsam festgelegt haben. So lernen Sie Arbeitsweise, Kommunikation und Qualität kennen, bevor Sie größere Vorhaben vergeben.

Für den Probeauftrag eignet sich ein Vorgang, der jeden Tag vorkommt, digital ankommt und dessen Fehler begrenzte Folgen haben, weil ein Mensch freigibt. Beispiele sind das Sortieren eines Sammelpostfachs, das Übernehmen von Website-Anfragen ins CRM oder das Erfassen von Eingangsrechnungen. Messen Sie vorher eine Woche lang den heutigen Aufwand. Ohne diese Ausgangszahl lässt sich nach dem Probeauftrag nicht sagen, ob er sich gelohnt hat. Welche Vorgänge sich für den Anfang eignen, zeigt unser Artikel Was zuerst automatisieren.

Wie beantworten wir diese Fragen selbst?

Weil wir diese Prüfliste veröffentlichen, sollten Sie die Antworten auch von uns schriftlich bekommen. Die Kurzfassung:

• Leistung und Abnahme: Jede Lösung im Katalog hat einen beschriebenen Umfang, eine Liste, was nicht enthalten ist, und eine Lieferzeit. Wir testen mit echten Daten und nehmen mit Protokoll ab, danach gelten 30 Tage Fehlerbehebung. Den Ablauf beschreibt die Seite Vorgehen.
• Preis und Betrieb: Festpreise ab 990 € netto je nach Klasse, Betrieb ab 190 € im Monat mit festen Reaktionszeiten und drei Monaten Mindestlaufzeit. Alle Preise stehen auf der Seite Preise.
• Datenschutz und Hosting: Server in der EU, personenbezogene Daten nur über Sprachmodell-Zugänge in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag zu jedem Auftrag, kein Training mit Ihren Daten. Details für IT und Datenschutz stehen auf der Seite Sicherheit.
• Rechte und Übergabe: Konten laufen auf Ihren Namen, wir arbeiten mit persönlichen, entziehbaren Zugängen. Bei Kündigung übergeben wir Zugänge, Konfiguration, Prompts und Dokumentation und löschen Daten aus Ihrem Auftrag mit schriftlicher Bestätigung.

Wann ist eine Agentur nicht die richtige Wahl?

Eine Agentur ist nicht immer die beste Antwort. Wenn Ihr Team technisch versiert ist und ein Werkzeug wie n8n oder Make selbst betreiben will, kann eine kurze Begleitung beim Aufbau günstiger sein als ein vollständiger Auftrag. Wenn die eigentliche Frage lautet, welche Rolle KI in Ihrem Unternehmen spielen soll, gehört sie in eine Strategieberatung, nicht in ein Umsetzungsprojekt. Und wenn Ihre Daten noch nicht digital vorliegen, etwa weil Belege auf Papier ankommen, ist die Digitalisierung der erste Schritt.

Für Strategie, Schulungen und die Einführung von KI im Team ist unser Gründer Jean Hinz der richtige Ansprechpartner. Seine Beratung finden Sie auf jeanhinz.io. Wenn der Vorgang feststeht und laufen soll, setzen wir ihn um.