E-Rechnung ab 2027: Pflichten, Ausnahmen und was Sie im Eingang und Ausgang automatisieren können

Zum 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmen die Übergangszeit bei der E-Rechnung. Dieser Artikel zeigt, wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, was beim Empfang schon heute gilt, was als E-Rechnung zählt und welche Arbeitsschritte sich im Eingang und Ausgang automatisieren lassen. Grundlage sind das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die beiden Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025, Stand 11.10.2026.

Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stimmen Sie die Umstellung mit Ihrer Steuerberatung ab.

Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht steht in § 14 Abs. 2 UStG: Erbringen Sie eine Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen und sind beide im Inland ansässig, ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG (abgerufen am 11.10.2026).

• 2025 und 2026: Für Umsätze aus diesen beiden Jahren dürfen Sie bis zum 31.12.2026 noch Papierrechnungen schicken. Ein PDF oder ein anderes elektronisches Format geht mit Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung braucht keine Form, sie kann auch durch widerspruchslose Annahme erfolgen.
• 2027: Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 gilt die Erleichterung nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr, also 2026, nicht mehr als 800.000 € betrug, gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Dann dürfen Sie bis zum 31.12.2027 weiter Papier oder, mit Zustimmung, PDF nutzen. Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises.
• Elektronischer Datenaustausch (EDI): Wer Rechnungen über ein fest vereinbartes EDI-Verfahren zwischen Systemen austauscht, darf das mit Zustimmung des Empfängers für Umsätze aus 2027 bis Ende 2027 fortsetzen. Danach ist ein EDI-Format nur noch zulässig, wenn sich die Pflichtangaben vollständig in ein Format nach der europäischen Norm EN 16931 übertragen lassen.
• Ab 2028: Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr. Die Pflicht gilt dann für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen, mit den Ausnahmen weiter unten.

Ein Detail wird leicht übersehen: Die Fristen hängen am Zeitpunkt des Umsatzes und der Übermittlung. Nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG deckt die Regel für 2025 und 2026 nur Rechnungen, die bis zum 31.12.2026 übermittelt werden. Die 800.000-€-Regel gilt nach dem Wortlaut nur für Umsätze ab 2027. Eine Rechnung über eine Leistung aus Dezember 2026, die erst im Januar 2027 hinausgeht, fällt damit nach dem Wortlaut unter keine der beiden Übergangsregeln. Lassen Sie Abrechnungen über den Jahreswechsel von Ihrer Steuerberatung prüfen.

Und die Debatte über eine Verschiebung? Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Ausstellungspflicht um ein Jahr auf den 1. Januar 2028 zu verschieben (Deutsches Handwerksblatt, 01.07.2026). Das ist eine Forderung, keine Rechtslage. Bis zum 11.10.2026 haben wir keine Gesetzesänderung gefunden, § 27 Abs. 38 UStG steht unverändert im Gesetz. Planen Sie mit den geltenden Terminen.

Was gilt heute schon beim Empfang?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Randnummer 62, im Folgenden Rn.). Das gilt auch für Kleinunternehmer und für Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, etwa Vermieter einer Wohnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17).

Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig (Rn. 40). Wer E-Rechnungen nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Der Lieferant hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung nachweislich verschickt hat, etwa belegt durch ein Sendeprotokoll (Rn. 42).

Empfangen heißt aber mehr als ein Postfach. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, also ein Datensatz für Maschinen. Ohne passendes Programm sehen Sie darin nur Felder und Codes. Sie brauchen deshalb eine Anzeige, eine Prüfung und eine Ablage, die die Datei unverändert aufbewahrt. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt eine freie Visualisierung für XRechnungen und eine freie Prüfsoftware bereit, den sogenannten Validator. Die gängigen Buchhaltungsprogramme bringen eigene Anzeigen mit, dazu unten mehr.

Wie weit sind die Betriebe? Laut Eurostat versendeten 2023 23,3 Prozent der deutschen Unternehmen mit 10 bis 249 Beschäftigten E-Rechnungen, die sich automatisiert verarbeiten lassen. 90,1 Prozent verschickten noch Papierrechnungen (abgerufen am 11.10.2026). Nach einer Umfrage von Bitkom aus dem Frühjahr 2024 konnten 45 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten E-Rechnungen empfangen. Die Bundesregierung schreibt im März 2026, E-Rechnungen würden „derzeit noch nicht flächendeckend verwendet“ (Drucksache 21/4899). Für Ihren Eingang heißt das: Mindestens bis Ende 2027 kommen PDF, Papier und E-Rechnung gemischt an.

Was zählt als E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart und vollständig in ein solches Format übertragbar sein.

Format	E-Rechnung?	Hinweis
XRechnung	Ja	Reine XML-Datei, deutscher Standard nach EN 16931
ZUGFeRD ab Version 2.0.1, Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG	Ja	PDF mit eingebetteter XML-Datei, die XML-Daten sind maßgeblich
ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC WL	Nein	Enthalten nicht alle Pflichtangaben, gelten als sonstige Rechnung
EDI-Formate	Bis Ende 2027 mit Zustimmung	Danach nur, wenn vollständig in EN 16931 übertragbar
PDF ohne XML, Scan, Foto, Text in der Mail	Nein	Sonstige Rechnung, in der Übergangszeit mit Zustimmung zulässig
Papier	Nein	Sonstige Rechnung, in der Übergangszeit zulässig

Das BMF nennt ausdrücklich nur die Ausnahmen MINIMUM und BASIC WL. Die Einordnung der übrigen ZUGFeRD-Profile stammt aus den Antworten des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das den Standard herausgibt.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt seit 2025: Die XML-Datei führt. Weichen Bildteil und Datensatz voneinander ab, zählen die Daten des strukturierten Teils, und der Vorsteuerabzug ist nur aus diesem Teil möglich (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31 und 32). Früher war es umgekehrt. Für den Eingang heißt das: Prüfen Sie die Daten, nicht nur das PDF.

Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link reicht nicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen als Anhang in der E-Rechnung mitkommen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).

Zu den Versionen: XRechnung 3.0 gilt seit dem 01.02.2024 und laut KoSIT mindestens bis zum 31.07.2027. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 liegt seit dem 15.09.2026 vor, die endgültige Fassung erwartet die KoSIT im Frühjahr 2027 (abgerufen am 11.10.2026). Für ZUGFeRD nennt das FeRD die Version 2.5.2 vom 04.08.2026. Rechnen Sie also auch 2027 mit Updates Ihrer Software.

Welche Ausnahmen gibt es?

Einige Rechnungen dürfen dauerhaft auf Papier oder, mit Zustimmung, als PDF kommen. Eine E-Rechnung ist in diesen Fällen trotzdem immer erlaubt, auch ohne Zustimmung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22).

• Kleinbeträge: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € (§ 33 UStDV, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht einzelne Positionen.
• Fahrausweise für die Beförderung von Personen (§ 34 UStDV).
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung stellen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.

Gar nicht von der Pflicht erfasst sind Rechnungen an Privatkunden. Eine E-Rechnung an Verbraucher dürfen Sie nur mit deren Zustimmung schicken. Dasselbe gilt für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, und für Geschäfte, bei denen einer der beiden Beteiligten nicht im Inland ansässig ist.

Für Mietverträge und andere Dauerschuldverhältnisse genügt eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, mit dem Vertrag als Anhang. Bereits zulässig als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen müssen Sie erst ersetzen, wenn sich die Rechnungsangaben ändern, etwa bei einer Mieterhöhung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 19 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses).

Was sagen die BMF-Schreiben zu Formatfehlern, Validierung und Vorsteuerabzug?

Das BMF hat zwei Anwendungsschreiben veröffentlicht. Das erste vom 15.10.2024 erklärt die Grundregeln. Das zweite vom 15.10.2025 ersetzt es nicht, sondern ändert und ergänzt einzelne Randnummern und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an. Es gilt für alle Umsätze ab 2025. Für den Rechnungseingang sind fünf Punkte wichtig.

1. Formatfehler machen aus der E-Rechnung eine sonstige Rechnung. Entspricht die Datei nicht der zulässigen Syntax, etwa bei einem defekten XML, ist sie keine E-Rechnung, gleich welcher Art der Fehler ist (Rn. 6a). Ist eine E-Rechnung Pflicht, haben Sie Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung und sollten sie anfordern.
2. Nicht jeder Prüffehler ist steuerlich schädlich. Geschäftsregeln prüfen die Logik der Daten. Fehlt etwa das Feld „BT-10 Buyer reference“, ist das umsatzsteuerlich unbeachtlich. Betrifft der Fehler eine Pflichtangabe, etwa einen Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß (Rn. 6b und 35a).
3. Eine Validierung hilft, ersetzt aber nicht Ihre Prüfung. Validierung heißt: Eine Software prüft Format und Geschäftsregeln. Auf ihr technisches Ergebnis dürfen Sie sich bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen. Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht aufzubewahren. Ob Leistung, Menge und Steuersatz stimmen, prüft die Validierung nicht, das bleibt Ihre Aufgabe (Rn. 35a).
4. Falsches Format gefährdet die Vorsteuer. Ist eine E-Rechnung Pflicht und Sie erhalten nur eine sonstige Rechnung, berechtigt diese dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 56). Der Lieferant kann sie durch eine E-Rechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung berichtigen, die Berichtigung wirkt zurück (Rn. 57). Ohne Berichtigung kann der Vorsteuerabzug unter strengem Maßstab trotzdem möglich sein. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen Rechnung sieht das BMF die Voraussetzungen „regelmäßig“ erfüllt (Rn. 58). Als Regelweg sollten Sie sich darauf nicht verlassen.
5. Vertrauensschutz während der Übergangsregeln. Allein wegen des falschen Formats wird der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn Sie davon ausgehen durften, dass Ihr Lieferant eine Übergangsregel nutzen konnte. Was Sie über Größe und Vorjahresumsatz des Lieferanten wissen, müssen Sie dabei berücksichtigen (Rn. 59).

Daraus folgt eine einfache Regel für den Eingang: Jede Rechnung bekommt einen Status, also gültige E-Rechnung, E-Rechnung mit Fehler oder sonstige Rechnung. Ab 2027 ist jede sonstige Rechnung eines Lieferanten, der erkennbar mehr als 800.000 € Umsatz macht, ein Fall für eine Rückfrage. Genau diese Sortierung lässt sich automatisieren.

Wie archivieren Sie E-Rechnungen richtig?

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Auch nach Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch gilt für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht statt zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO), eingeführt mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.

Für E-Rechnungen kommen vier Punkte dazu:

• Die XML-Datei bleibt, wie sie kam. Der strukturierte Teil ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form und grundsätzlich im empfangenen Format aufzubewahren (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Eine Umwandlung, bei der die XML-Datei verloren geht, ist nach den GoBD nicht zulässig (Randziffer 125).
• Das PDF nur bei Zusatzangaben. Den Bildteil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke. So steht es in den geänderten Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.07.2025, Randziffern 119, 125 und 131, hier nach der Zusammenfassung von KPMG.
• Maschinell auswertbar. Die Finanzverwaltung muss die Daten maschinell auswerten können. Ein Ausdruck reicht nicht.
• Postfach ist kein Archiv. Für die Umsatzsteuer ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein noch kein Verstoß (Rn. 60). Für andere als umsatzsteuerliche Zwecke verweist das BMF aber auf die GoBD (Rn. 61). Legen Sie E-Rechnungen deshalb in einem Archiv oder in Ihrem Buchhaltungssystem ab, nicht nur in der Mailbox.

Bewahren Sie den Validierungsbericht mit auf und beschreiben Sie Empfang, Prüfung und Ablage in Ihrer Verfahrensdokumentation. In unseren Abläufen geht die XML-Datei unverändert an Ihr Buchhaltungssystem, die Aufbewahrung läuft dort.

Was können DATEV, Lexware Office und sevdesk?

Die Tabelle fasst zusammen, was die Hersteller selbst auf ihren Seiten angeben, Stand 11.10.2026. Wir haben die Funktionen nicht selbst getestet. Prüfen Sie vor der Umstellung Ihren Tarif und Ihre Version.

	DATEV	Lexware Office	sevdesk
Empfang	E-Rechnungspostfach der DATEV E-Rechnungsplattform über die Netzwerke TRAFFIQX und Peppol oder per E-Mail. Per Mail eingegangene E-Rechnungen auch über DATEV Upload Mail oder Upload online nach DATEV Unternehmen online	Upload in der Belegerfassung als PDF oder XML	Ab Tarif Buchhaltung, Upload per Drag and Drop oder automatisierte Weiterleitung, als XML oder ZUGFeRD
Prüfen und Anzeigen	Validierung nach EN 16931, Anzeige von XRechnung und ZUGFeRD im Postfach	Liest immer den XML-Teil aus. ZUGFeRD mit fehlerhaftem XML wird ebenfalls angenommen	Prüfung eingehender Rechnungen, laut Hilfe mit den Prüfregeln von Mustang, aufbereitete Ansicht der XML-Daten
Ausstellen	DATEV E-Rechnungsschreibung für XRechnung und ZUGFeRD 2.x, dazu Auftragswesen next und SmartTransfer für größere Mengen	ZUGFeRD und XRechnung ab Version M, Prüfung fehlender Angaben im Belegeditor, Leitweg-ID für Behörden	ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 in allen Tarifen
Ablage	Nicht im Postfach, sondern in Belege online von DATEV Unternehmen online	XML-Datei wird unverändert gespeichert	Archivierung nach der Verbuchung laut Hersteller

Quellen: DATEV E-Rechnungsplattform, DATEV Eingang und Ausgang, Lexware Hilfe-Center, sevdesk und sevdesk Hilfe, abgerufen am 11.10.2026.

Zwei Einschränkungen. Die Herstellerangaben sind nicht immer eindeutig: Lexware nennt für das Erstellen die Version M, an anderer Stelle heißt es, E-Rechnungen seien in allen Versionen enthalten. DATEV beschreibt die Anbindung fremder Software einmal als verfügbar und einmal als in Planung. Und: Die Programme liefern die Grundlage aus Empfang, Anzeige und Ablage. Zwischen Postfach und Buchung bleiben Schritte, die von Ihren eigenen Regeln abhängen, etwa welcher Lieferant zu welcher Bestellung gehört, welche Kostenstelle gilt und wer ab welchem Betrag freigibt.

Welche Schritte lassen sich im Eingang automatisieren?

Im Eingang lassen sich fast alle Schritte bis zur Freigabe automatisieren. Die Entscheidung über die Buchung bleibt bei Ihnen.

Schritt	Was automatisch passiert	Wo Sie entscheiden
1. E-Mail-Eingang	Das Rechnungspostfach wird überwacht, Rechnungen werden unter den Anhängen erkannt	Welche Absender und Postfächer dazugehören
2. Format erkennen	XRechnung, ZUGFeRD, PDF und Scan werden unterschieden	Nein
3. Daten auslesen	Bei E-Rechnungen direkt aus der XML-Datei, bei PDF und Scan mit einem Sprachmodell	Nein
4. Validieren	Format und Geschäftsregeln prüfen, Bericht speichern	Fehlerfälle in der Prüfliste
5. Anzeigen	Lesbare Ansicht der XML-Daten für die Sichtprüfung	Bei Bedarf
6. Feste Prüfungen	Netto, Steuer und Brutto, Dubletten, geänderte Bankverbindung, sonstige Rechnung trotz Pflicht zur E-Rechnung	Rückfrage an den Lieferanten freigeben
7. Zuordnen	Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein, Vorschlag für Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel	Bestätigen oder korrigieren
8. Freigabe	Freigabeliste, sortiert nach Betrag oder Kostenstelle	Ihre Freigabe
9. Übergabe	An DATEV Unternehmen online, Lexware Office oder sevdesk, die XML-Datei unverändert	Übergabeweg mit Ihrer Kanzlei abstimmen
10. Protokoll	Zeitstempel, freigebende Person, Validierungsbericht	Für die Verfahrensdokumentation

Zwei Grundsätze machen den Ablauf verlässlich. Erstens: Bei einer E-Rechnung braucht das Auslesen kein Sprachmodell, die Daten stehen im XML. Das Sprachmodell kommt nur bei PDF und Scan zum Einsatz, und die festen Prüfungen danach hängen nicht von ihm ab. Zweitens: Weil bis mindestens Ende 2027 Papier, PDF und E-Rechnung gemischt ankommen, muss der Ablauf alle drei Wege können. Ein Ablauf nur für XML lässt den größten Teil der Arbeit liegen.

Unsere Lösung Rechnungseingang automatisieren bildet diese Schritte ab. Vor dem Go-live testen wir mit 30 bis 50 echten Rechnungen aus Ihrem Betrieb, darunter Gutschriften, Teillieferungen und mehrere Steuersätze. Nichts wird ohne Freigabe gebucht. Den Übergabeweg nach DATEV stimmen wir mit Ihrer Kanzlei ab.

Nicht jede Rechnung wird zur E-Rechnung. Kleinbeträge bis 250 € und Fahrausweise dürfen weiter als Papier oder PDF kommen. Tankquittungen unter 250 € und Bahntickets Ihrer Mitarbeitenden bleiben also Belege zum Fotografieren. Dafür gibt es Belege und Reisekosten automatisch erfassen ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen. Für die übrige Post, die keine Rechnung ist, sortiert Dokumente automatisch ablegen ab 990 € netto vor. Diese Lösung ersetzt kein revisionssicheres Archiv.

Was lässt sich im Ausgang automatisieren?

Im Ausgang erzeugt Ihr Rechnungsprogramm die E-Rechnung. Eine eigene Katalog-Lösung, die E-Rechnungen schreibt, haben wir nicht, das ist Aufgabe Ihrer Software. Automatisieren lässt sich die Arbeit drumherum:

• Stammdaten prüfen: Ist der Kunde ein Unternehmen im Inland oder ein Privatkunde? Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nach dem BMF ein Indiz, dass der Kunde als Unternehmer handelt (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Umsatzsteuer-Anwendungserlass). Eine regelmäßige Prüfung findet Kunden ohne Kennzeichen oder ohne Rechnungsadresse für E-Mails.
• Pflichtfelder vor dem Versand: Bei Rechnungen an Behörden ist die Leitweg-ID Pflicht. Manche Kunden verlangen eine Käuferreferenz. Eine Prüfliste vor dem Versand verhindert Rückläufer.
• Validieren vor dem Versand: Eine Rechnung mit Formatfehler ist keine E-Rechnung. Prüfen Sie deshalb jede Datei, bevor sie hinausgeht.
• Versand mit Nachweis: Der Versand per E-Mail ist zulässig, den Weg vereinbaren Sie mit dem Kunden. Bewahren Sie das Sendeprotokoll auf. Verweigert ein Kunde die Annahme, gilt Ihre Pflicht als erfüllt, wenn Sie die Übermittlung nachweisen können (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).
• Korrekturen und Gutschriften: Auch Gutschriften fallen unter die Pflicht zur E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17). Eine Berichtigung muss als E-Rechnung mit dem passenden Rechnungstyp kommen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 49). Skonti und andere Minderungen der Bemessungsgrundlage erfordern dagegen keine Berichtigung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a).
• Zahlungseingang beobachten: Nach dem Versand beginnt das Warten auf Zahlung. Zahlungserinnerungen vorbereiten legt für überfällige Rechnungen Entwürfe zur Freigabe vor, ab 1.490 € netto.

Wo zwischen Auftrag, Rechnung und Versand bei Ihnen Handarbeit liegt, klären wir im Prozess-Scan.

Was kommt mit ViDA und einem deutschen Meldesystem?

Auf EU-Ebene hat der Rat am 11.03.2025 das Paket VAT in the Digital Age (ViDA) beschlossen, darunter die Richtlinie (EU) 2025/516. Es ist seit dem 14.04.2025 in Kraft. Ab dem 1. Juli 2030 gelten digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen. Staaten mit eigenen Meldesystemen in Echtzeit müssen diese bis zum 1. Januar 2035 an das EU-Modell angleichen (Europäische Kommission, abgerufen am 11.10.2026).

Deutschland plant ein eigenes Meldesystem, mit dem transaktionsbezogene Daten an die Finanzverwaltung gehen. Wann es kommt, ist offen. Das BMF spricht 2024 von einem „zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführenden Meldesystem“ (Rn. 41). Die Bundesregierung nennt die Konzeption im März 2026 ein „laufendes Vorhaben“ und gibt keinen Zeitrahmen an (Drucksache 21/4899). Ein Fachbericht vom September 2025 schreibt, das BMF wolle bis Ende 2026 ein Konzept vorlegen und halte an 2030 als Start fest. Amtlich bestätigt ist das nicht. Einen Gesetzentwurf haben wir nicht gefunden.

Für Ihre Planung heißt das: Verbindliche Vorgaben für ein deutsches Meldesystem gibt es noch nicht. Formate nach EN 16931, saubere Stammdaten und ein geprüfter Eingang sind aber nach heutigem Stand eine Grundlage, die auch dafür nützlich sein dürfte. Eine Garantie ist das nicht.

Wie gehen Sie jetzt konkret vor?

1. Umsatz 2026 prüfen. Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, stellen Sie für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus.
2. Jahreswechsel planen. Schreiben Sie Rechnungen für Leistungen aus 2026 möglichst bis zum 31.12.2026 oder gleich als E-Rechnung. Sonderfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
3. Software prüfen. Erzeugt Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931, und prüft es die Dateien vor dem Versand?
4. Stammdaten ergänzen. Unternehmen oder Privatkunde, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Mailadresse für Rechnungen, Leitweg-ID bei Behörden.
5. Lieferanten informieren. Nennen Sie Ihre Rechnungsadresse für E-Rechnungen und das gewünschte Format.
6. Eingang festlegen. Ein Rechnungspostfach, Prüfung, Anzeige, Freigabe, Übergabe und Archiv. Ergänzen Sie die Verfahrensdokumentation.
7. Mit der Steuerberatung abstimmen. Übergabeweg nach DATEV, Archivierung, Abschlags- und Schlussrechnungen.

Welche Vorgänge sich neben dem Rechnungseingang zuerst lohnen, zeigt unser Artikel Was sich zuerst automatisieren lässt. Alle Leistungen rund um Abläufe finden Sie unter KI-Automatisierung. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung, er gibt den Stand vom 11.10.2026 wieder.