Branchenlösungen
Anfragen aus Immobilienportalen und von Ihrer Website werden erfasst, im Makler-CRM angelegt und mit einer Antwort vorbereitet, die nach Zeitrahmen und Finanzierungsstand fragt und freie Besichtigungstermine vorschlägt. Sie prüfen und senden, wer eingeladen wird, entscheiden Sie. Festpreis ab 2.490 € netto, Lieferung in 10 bis 15 Werktagen, Betrieb ab 190 € im Monat.
Häufig in: Immobilien
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch 20 bis 30 Minuten je Interessent, bei beliebten Objekten ganze Tage
Mit der Lösung
Rund 3 bis 5 Minuten je Interessent, Antwort am selben Tag
02 Für wen
Bei einem gefragten Objekt kommen in wenigen Tagen Dutzende Anfragen, viele mit dem Standardtext des Portals. Sie wollen allen zügig antworten und Ihre Zeit für die ernsthaften Gespräche nutzen.
Jede Neuvermietung erzeugt Anfragen und Terminabstimmung. Die Lösung sammelt Einzugswunsch und Kontaktdaten, schlägt Termine vor und hält sich dabei an die Regeln der Datenschutzaufsicht für Mietinteressenten.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse L) | ab 2.490 € |
| Jedes weitere Postfach oder System, zum Beispiel ein zweites CRM | + 390 € |
| Antworten auch auf Englisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 10 bis 15 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
5 bis 10 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung beobachtet das Postfach, in dem Ihre Portalanfragen eingehen, und Ihr Website-Formular. Aus jeder Anfrage liest sie Objekt, Name, Kontaktdaten und die Nachricht. Wo ein Portal strukturierte Daten mitschickt, etwa den XML-Anhang von ImmoScout24, nutzen wir diese statt des Mailtextes.
Dann gleicht die Lösung mit Ihrem Makler-CRM ab. Gibt es den Kontakt schon, wird die Anfrage ergänzt, sonst neu angelegt und dem Objekt zugeordnet. Legt Ihr CRM Portalanfragen bereits selbst an, prüfen wir nur und legen nichts doppelt an.
Das Sprachmodell schreibt den Antwortentwurf. Er bedankt sich, beantwortet konkrete Fragen aus den Objektdaten und stellt Ihre Rückfragen: beim Kauf nach Zeitrahmen, Eigennutzung oder Kapitalanlage und Finanzierungsstand, bei Miete nach Einzugswunsch. Dazu kommen zwei bis drei freie Besichtigungstermine aus Ihrem Kalender oder Ihren festen Blöcken.
Sie prüfen und senden. Antworten der Interessenten ordnet die Lösung dem Kontakt zu und trägt die Angaben in die Übersicht ein. Wer einen Termin bestätigt, bekommt eine Kalendereinladung, sobald Sie zustimmen.
Vor der Abnahme testen wir mit 30 bis 50 echten Anfragen aus Ihrem Postfach. Die Abnahme erfolgt, wenn Erfassung und Entwürfe die vereinbarte Qualität erreichen. Sie erhalten Kurzanleitung und Runbook.
Wenn Sie nur wenige Anfragen je Objekt bekommen und jeden Interessenten ohnehin anrufen, bringt die Lösung wenig. Auch wenn Ihr CRM Portalanfragen bereits automatisch anlegt und ein Exposé versendet, fehlt vielleicht nur die Terminabstimmung. Dann ist eine kleinere Lösung günstiger, das klären wir im Prozess-Scan für 490 €. Und wenn Sie Interessenten nach einer Punktzahl sortieren lassen wollen, sind wir nicht der richtige Partner.
Typischer Ablauf
Ein Maklerbüro stellt eine Eigentumswohnung ein. Am ersten Wochenende kommen viele Anfragen über zwei Portale. Montagmorgen stehen alle Kontakte im CRM, jede Anfrage hat einen Entwurf mit zwei Besichtigungsblöcken. Bis Mittag sind die ersten Termine vereinbart. Das ist ein Muster, keine Kundenreferenz.
Messung nach dem Go-live
Zeit bis zur ersten Antwort
Median zwischen Eingang der Anfrage und gesendeter Antwort, aus Zeitstempeln im CRM
Anfragen mit vollständigen Angaben
Anteil der Interessenten, die Zeitrahmen und Terminwunsch beantwortet haben
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen. Das Sprachmodell erhält nur die einzelne Anfrage und die Objektdaten. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt. Bei Mietobjekten fragt die Lösung vor der Besichtigung nicht nach Einkommen.
Freigabe
Jede Antwort ist ein Entwurf. Sie senden, Sie laden ein, Sie entscheiden. Nichts geht ohne Ihren Klick raus.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung bereitet Antworten vor, ein Mensch gibt frei. Das ist minimales Risiko nach der KI-Verordnung. Sie bewertet keine Personen und prüft keine Bonität. Bonitätsbewertung natürlicher Personen zählt nach Anhang III der KI-Verordnung zu den Hochrisiko-Systemen. Automatisierte Entscheidungen über Personen bauen wir nicht.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
ImmoScout24 liefert Kontaktanfragen per Mail mit einem maschinenlesbaren XML-Anhang, den Maklersoftware wie onOffice verarbeiten kann. Bei Immowelt und Kleinanzeigen prüfen wir vor dem Auftrag, ob die Anfragen per Mail, über Ihr CRM oder nur im Portal-Postfach ankommen.
Nein. Die Lösung fragt nach dem Stand, etwa ob eine Finanzierungsbestätigung vorliegt, und notiert die Antwort. Sie errechnet keine Bonität und vergibt keine Punkte. Wen Sie einladen, entscheiden Sie.
Die Datenschutzkonferenz hat dazu eine Orientierungshilfe veröffentlicht. Vor der Besichtigung sind Fragen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen danach in aller Regel nicht erforderlich. Die Lösung fragt deshalb vorher nur Kontaktdaten und Einzugswunsch ab. Selbstauskünfte gehören in einen späteren Schritt.
Auf Wunsch, als feste Eingangsbestätigung mit Ihren Rückfragen und dem Hinweis, dass sie automatisch erstellt wurde. Alles, was darüber hinausgeht, bleibt ein Entwurf zur Freigabe.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat. Wir überwachen Postfach und CRM-Anbindung, reparieren bei Formatänderungen der Portale und halten die Modelle aktuell. Modellkosten laufen über Ihr Konto.
Weiter
Branche Klasse M
Aus den Objektdaten in Ihrem Makler-CRM und den Fotos entstehen Exposé- und Portaltexte in Ihrer Tonalität, die Sie prüfen und freigeben.
Vertrieb Klasse M
Jede Anfrage aus Ihrem Website-Formular landet vollständig im CRM, mit Prioritätsvorschlag und Antwortentwurf, und der Anfragende erhält sofort eine Bestätigung mit Terminlink.
Vertrieb Klasse S
Offene Angebote geraten nicht mehr in Vergessenheit: Nach Ihren Regeln entstehen Erinnerungen und persönliche Nachfass-Entwürfe, die Sie mit einem Klick senden.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.