Branchenlösungen
Bestätigungen, Anreiseinfos und Antworten auf häufige Gästefragen entstehen aus den Buchungsdaten Ihrer Hotelsoftware oder Ihres Reservierungssystems als Entwurf in Ihrer Tonalität. Nach dem Aufenthalt folgt eine Bewertungsbitte, nur an Gäste mit Einwilligung. Festpreis ab 1.490 € netto, Lieferung in 5 bis 10 Werktagen, Betrieb ab 190 € im Monat.
Häufig in: Hotels & Gastronomie, Ferienvermietung & Tourismus
01 Vorher und nachher
Heute
Typisch mehrere Stunden in der Woche an der Rezeption, Anreiseinfos kommen unregelmäßig
Mit der Lösung
Rund 1 Minute je Gästefrage, Anreiseinfos zuverlässig zum vereinbarten Zeitpunkt
02 Für wen
Rezeption und Gästeservice liegen bei wenigen Leuten. Dieselben Fragen zu Parken, Anreise und Frühstück werden jeden Tag neu beantwortet.
Gäste brauchen vor der Anreise Schlüsselinfo, Wegbeschreibung und Hausregeln, passend zum Objekt und zum richtigen Zeitpunkt.
Reservierungsbestätigung, Rückfragen zu Allergenen oder Gruppen und eine Bitte um Bewertung nach dem Besuch, sofern der Gast eingewilligt hat.
03 Umfang
| Standardumfang (Klasse M) | ab 1.490 € |
| Jedes weitere System, etwa ein zweites Haus oder Portal | + 390 € |
| Gästemails auch auf Englisch oder Dänisch | + 290 € |
04 Ablauf
Lieferzeit 5 bis 10 Werktage ab Klärungstermin und Zugängen. Von Ihnen brauchen wir einen Klärungstermin, die Zugänge und eine Abnahme, zusammen meist unter drei Stunden.
2 Minuten
Anfrage
Formular, Telefon oder Konfigurator. Sie beschreiben, was automatisch laufen soll.
1 Werktag
Angebot
Festpreis, Lieferzeit, Voraussetzungen und Betriebsempfehlung schriftlich.
30 bis 60 Min.
Klärungstermin
Wir klären Details, Tonalität, Sonderfälle und die Zugänge. Ab hier läuft die Lieferzeit.
3 bis 5 Werktage
Bau und interner Test
Einrichtung in Ihrer Umgebung, Test mit Beispielfällen.
2 bis 5 Werktage
Test mit Ihren Daten
Echte Vorgänge, echte Ergebnisse. Wir justieren nach.
30 Minuten
Abnahme und Übergabe
Abnahmeprotokoll, Kurzanleitung, Runbook, dann Go-live.
05
Die Lösung unterscheidet zwei Arten von Nachrichten, weil für sie unterschiedliche Regeln gelten. Transaktionsmails, also Nachrichten zur Buchung selbst wie Bestätigung und Anreiseinfo, entstehen aus den Buchungsdaten Ihrer Hotelsoftware. Name, Zeitraum, Zimmer und Extras kommen immer aus dem System, nie aus dem Sprachmodell. Das Sprachmodell wählt aus Ihrer Wissensbasis die passenden Hinweise, etwa zur späten Anreise oder zum Hund. Die Vorlagen geben Sie im Klärungstermin einmal frei, danach laufen diese Mails zum vereinbarten Zeitpunkt.
Gästefragen per Mail liest die Lösung, sucht die Antwort in Ihrer Wissensbasis und legt einen Entwurf in Ihr Postfach. Sie prüfen und senden. Was nicht in der Wissensbasis steht, bekommt keinen Entwurf, sondern landet in einer Prüfliste. So erfindet die Lösung keine Öffnungszeiten und keine Preise.
Die Bewertungsbitte ist Werbung im Sinne des Wettbewerbsrechts und läuft deshalb getrennt. Sie geht nur an Gäste, bei denen in Ihrer Software eine Einwilligung vermerkt ist, und enthält einen Abmeldelink. Wie die Einwilligung eingeholt wird, etwa per Häkchen bei der Buchung, legen Sie mit Ihrer Rechtsberatung fest.
Vor dem Go-live testen wir mit echten Buchungen und 20 bis 30 Gästefragen aus Ihrem Postfach. Danach erhalten Sie Kurzanleitung, Runbook und 30 Tage Fehlerbehebung.
Wenn Ihre Hotelsoftware ein Modul für Gästenachrichten hat und Sie damit zufrieden sind, brauchen Sie diese Lösung nicht. Auch bei sehr wenigen Buchungen im Monat ist eine gute Vorlage im Postfach oft genug, und bei Stammgästen, die ohnehin anrufen, bringt die Automatisierung wenig. Die Lösung lohnt sich, wenn Rückfragen einen spürbaren Teil der Rezeptionszeit binden und Anreiseinfos heute von Hand verschickt werden.
Typischer Ablauf
Ein Beispiel ohne Kundenbezug, ein Hotel mit rund 25 Zimmern an der Küste: Drei Tage vor Anreise bekommt jeder Gast Check-in-Zeit, Parkhinweis und den Link zur Tischreservierung. Fragt ein Gast nach einem Kinderbett, liegt der Antwortentwurf mit Preis bereit. Zwei Tage nach Abreise geht die Bewertungsbitte an Gäste, die zugestimmt haben.
Messung nach dem Go-live
Antwortzeit auf Gästefragen
Median zwischen Eingang und gesendeter Antwort, aus den Zeitstempeln im Postfach
Anteil unveränderter Entwürfe
Wie viele Antwortentwürfe ohne Änderung gesendet werden
Neue Bewertungen je Monat
Zahl der Bewertungen auf Ihren Portalen vor und nach dem Go-live, von Ihnen oder uns ausgezählt
06 Sicherheit und Datenschutz
Daten
Verarbeitung
Verarbeitung auf Servern in der EU, das Sprachmodell eingeschlossen, mit Auftragsverarbeitungsverträgen, keine Nutzung zum Modelltraining. Angaben zu Allergien oder Barrierefreiheit gehen nur an das Sprachmodell, wenn Sie das festlegen.
Freigabe
Antworten auf Gästefragen sind Entwürfe, erst Ihr Klick sendet sie. Standardmails laufen nach Vorlagen, die Sie vorher freigeben.
KI-Verordnung: Minimales Risiko
Die Lösung schreibt Entwürfe, die ein Mensch freigibt, oder füllt Vorlagen, die Sie einmal freigegeben haben. Nach der KI-Verordnung ist das minimales Risiko. Sollen Antworten auf Gästefragen später ohne Freigabe rausgehen, kennzeichnen wir sie als KI-erstellt.
07 Nach dem Go-live
Wir überwachen, reparieren und halten aktuell. 30 Tage Fehlerbehebung sind im Festpreis enthalten, danach ist Betrieb ein Angebot, keine Pflicht.
08 Fragen
Vorsicht: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass eine Bewertungsbitte per Mail Werbung sein kann (Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17). Werbung per Mail braucht nach § 7 UWG in der Regel eine Einwilligung. Wir trennen die Bitte deshalb von Bestätigung und Anreiseinfo und schicken sie standardmäßig nur an Gäste mit Einwilligung. Das ist keine Rechtsberatung, lassen Sie Ihre Texte im Zweifel prüfen.
Die Standardmail enthält selten, was Gäste wirklich fragen. Die Lösung ergänzt Anreise, Parken und Extras passend zur Buchung und beantwortet Rückfragen. Reicht Ihnen das Modul Ihrer Software, sagen wir das.
Jede, die Buchungsdaten per Schnittstelle oder Export bereitstellt. Apaleo und Mews bieten dokumentierte Schnittstellen. Bei anderen Systemen prüfen wir im Klärungstermin, welcher Weg geht.
Nein. Beschwerden, Stornowünsche und alles, was nicht in der Wissensbasis steht, landen in einer Prüfliste ohne Entwurf. Dort antwortet ein Mensch.
Wir empfehlen Betrieb S für 190 € im Monat: Überwachung, Reparatur bei Schnittstellenänderungen, Pflege der Modelle. Modellkosten laufen über Ihr Konto.
Weiter
Service Klasse L
Die Lösung liest Gästeanfragen, prüft Verfügbarkeit und Preis im Buchungssystem und legt Ihnen eine fertige Antwort zur Freigabe vor.
Vertrieb Klasse M
Neue Bewertungen bei Google, Booking.com und Tripadvisor bekommen einen Antwortentwurf in der Tonalität Ihres Hauses, kritische Bewertungen gehen sofort an die Verantwortlichen.
Service Klasse L
Ein Assistent auf Ihrer Website beantwortet Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten und Preisen aus freigegebenen Inhalten und übergibt an einen Menschen, wenn er an seine Grenze kommt.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was automatisch laufen soll. Sie bekommen ein Festpreisangebot mit Lieferzeit, oder eine ehrliche Antwort, wenn ein Werkzeug von der Stange reicht.